檔案利用工作的滯后性及其對策

史丹妮

（廣西科技大學鹿山學院，廣西柳州 545616）

隨著當今社會經濟的高速發展,檔案面向社會、面向經濟建設已是發展之必然，社會依賴檔案信息表現得越來越明顯，然而檔案利用工作形式的滯后性也凸顯出來。檔案利用工作的滯后性包括觀念滯后和提供利用手段的滯后。

1 檔案利用工作形式中存在的滯后問題

1.1 滯后的觀念

在檔案利用的工作中，觀念是阻擋其發展的主要原因。現階段，檔案工作的作用和地位并未得到大部分檔案人員的正確認識，他們自身依然存在著“重保管，輕利用”的理念。對檔案的政治性和機要性強調過度，如此一來，導致很多并非機密性和能夠開放的檔案得不到利用，在一定程度上浪費了信息資源。在新市場經濟背景下，比較于其他行業而言，檔案工作并沒有很強的緊迫性。在短期內內，社會效益和經濟效益也無法產生，引導得不到領導的關注，使得檔案工作人員對自身工作和社會之間的聯系無法給予正確認識，這也對檔案工作的開展產生了不利影響。

1.2 提供利用手段的滯后

提供利用手段的滯后主要是體現在查閱中心沒有一個適當的服務平臺以及服務手段滯后。以廣西檔案的利用工作為例，廣西檔案查閱中心從開放到2004年12月底，僅有603人通過到館查閱、打電話、上網等方式查閱館藏的現行文件，而這些人次數僅相當于市內大型圖書館大約兩天的接待量。為什么會出現這種門可羅雀的現象呢？筆者認為主要是目前查閱中心的服務還是處于“被動服務”的狀態。

這從上述的兩方面可以看出：第一，缺乏一個服務平臺。檔案館開展公關服務，必須有一個標志性、文化性和開放性的設施，就是要建立一個公共服務的平臺。而廣西檔案查閱中心位于南寧市星湖路區檔案局內，進門前必須向取得武警同志同意并登記在冊才能進入查閱室。這種架勢使廣大群眾有 “到政府深閨大院辦事”的錯覺而對文件中心望而卻步，所謂面對公眾開放，是不該有武警把門問訊，可見目前開放中心只有開放之名而無開放之實。第二，服務手段單一。雖然文件中心提供了接待查閱、電話咨詢和上網查詢三種服務方式，但在實際運行上，存在著網上服務更新速度慢、電子文件不多，電話咨詢查全率低的缺點，所以當前的服務依然是以接待查詢為主。而接待查詢卻又是進門層層把關，與一般的公眾文化事業的機構形象不一樣。

1.3 檢索手段的滯后

檔案利用中，檢索處于第一步，檔案利用的有效性和及時性與檢索手段有著緊密聯系。現階段，我國很多檔案館的服務方式依然主要為提供檔案原件和手工檢索，速度不僅慢，而且也提升不了效率，檔案信息的傳播范圍也比較窄，各方面需求都難易滿足。有一部分檔案還過度強調匯編，影響了最終的實效性。存在的這些狀況，并無法滿足信息時代對檔案利用和實效性的需求，因此檢索手段的重要性不置可否。

2 提升檔案利用的有效對策

檔案利用工作雖然現實存在不少困難，但筆者認為：檔案館提供現行文件利用屬于一項創新的舉措，具有開創性，因此，還應不斷地加以完善，變被動服務為主動服務，將現行文件的社會功能和實際效用在最大程度上發揮出來，更好地服務于人民，使人民群眾的利益能夠得到更好地維護，這就要求做到以下幾點。

首先要不斷提高工作人員的服務水平和業務素質，要樹立群眾觀念，強化服務意識，堅決杜絕“門難進，臉難看，事難辦”的不良風氣，同時要認真加強業務學習，提高業務水平。

其次是要建立全方位的服務機制，發揮人才、技術優勢，采取多種形式，為社會各階層、各領域的利用者提供服務。首先就要改變門難進的這種局面，把查閱中心辦在市中心的人民群眾能夠隨時到打擊進取的交通方便的地點，并實行象進圖書館那樣的進門制度。

最后是將各種現代科技方法充分利用起來。現階段，社會處于信息時代，在各行各業中，計算機和信息技術的應用日益廣泛，檔案部門在此情勢下，需要對檔案檢索和管理進一步強化，推進其現代化發展。采用現代科學技術作為檔案服務手段僅是完全可行的，而且是十分必要的。具體步驟如下。

2.1 保證檢索工具系統建立的完整性

通常情況下，相關工作人員在使用檔案的過程匯總，主要依靠查找檔案目錄索引完成的，因此檔案檢索目錄是否標準，非常重要。以前，因為缺乏統一的管理標準和規范的格式，導致檔案目錄大相徑庭、參差不齊，檔案編號也不盡相同。這些問題在一定程度上給使用者造成了不便，減慢了查閱進度，影響了提供利用工作的效率。基于此，可以將檔案管理軟件充分利用起來，將各裝置目錄進行歸類和劃分，然后使用微機錄入。借助該種檢索工具，利用者能夠更清楚地找到所需材料，針對檔案的名稱、編號以及日期等做出統一標準和格式。只要提供中的某一信息，使用者則可以快速查找到自己需要的資料，減少了搜索時間，提高了工作效率。在使用人事檔案時，之前編號都是根據姓氏筆畫完成的，若是大姓就會比較麻煩，現在只要將姓名輸入計算機，則會快速找出其檔案號和信息，實現了事半功倍的成效。

2.2 建設網絡，實現對網絡的使用

我們可以在編制完一套完成的檢索工具后，再進一步深入完善，促進網絡化管理檔案工作的實現。在工作過程中，可以在相關科技管理員和領導的微機中安裝檔案管理軟件，并將限權限制上交，專人專用，給科技部門人員和人事檔案利用人員加上檔案權限命令，使用者會以自身需求為依據進行合理選擇。與此同時，在廠局域網上公布出檔案查借閱審單，方便使用和審批，讓使用者少走不必要的彎路。隊對于檔案而言，網上利用的實現，能夠縮短利用和管理之間的時空距離，進一步實現檔案管理的信息化，提升工作效率。

2.3 進行主題創新服務的開展，使檔案利用范圍得到拓展

一個時代想要得到更好的發展，絕對離不開創新，對于檔案工作而言也同理，需要與時代的發展步伐相吻合，才能夠為信息的實效性提供保障。于16屆國家檔案大會第146次平等會議上，我國前任國家檔案局局長楊冬權就是以 “服務民生——中國檔案服務方向新選擇”為題展開的演講。由此可見，在開展檔案工作的過程中，需要做到與時俱進，使其具備獨有的時代特征，進而更好地服務于社會經濟建設。

3 結語

綜上所述，在開放現行文件的具體實際工作中，肯定會出現這樣或那樣的問題，檔案利用形式的滯后就是其中一個，但是只要我們勇于探索，就一定可以把工作做好，使其真正成為一個服務群眾的窗口。