淺談教育信息化背景下中職學(xué)校電子檔案的管理

張 欣

（福建商貿(mào)學(xué)校，福建福州 350007）

2017年8月教育部發(fā)布的《關(guān)于進一步推進職業(yè)教育信息化發(fā)展的指導(dǎo)意見》明確指出，到2020年，90%以上的職業(yè)院校建成不低于《職業(yè)院校數(shù)字校園建設(shè)規(guī)范》要求的數(shù)字校園，加快管理服務(wù)平臺建設(shè)與應(yīng)用。[1]在國家全面推進職業(yè)教育信息化發(fā)展的要求下，中職學(xué)校檔案管理必須要及時跟緊步伐，打破傳統(tǒng)管理模式，全面推進與完善檔案管理信息化。

1 中職學(xué)校電子檔案管理的現(xiàn)狀分析

為加強管理信息化，提高工作效率，很多中職學(xué)校已使用OA辦公系統(tǒng)。以我校為例，現(xiàn)使用的OA辦公系統(tǒng)是集行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、財務(wù)、后勤以及檔案管理于一體的辦公平臺，通過該平臺的應(yīng)用很大程度上提高學(xué)校管理效能。但由于檔案的特殊性，在實現(xiàn)檔案信息化過程中仍然存在一些問題。

1.1 電子檔案的安全性得不到有效保障。首先，在中職校中，檔案管理系統(tǒng)多依附在OA學(xué)校辦公管理系統(tǒng)之中，隨著技術(shù)的不斷進步更新，則OA學(xué)校辦公管理系統(tǒng)也將不斷升級、改版。一旦系統(tǒng)維護人員操作不當，很有可能出現(xiàn)電子檔案遺失的情況；其次，用戶安全意識不高。例如個別老師短時間離開座位，登錄的OA賬號沒有及時注銷，一旦電腦被他人使用，則有泄密風(fēng)險；再次，依托于計算機網(wǎng)絡(luò)的電子文檔管理系統(tǒng)有很大的不穩(wěn)定因素，例如計算機硬盤損壞，計算機遭受黑客攻擊和病毒威脅等，一旦檔案管理人員的計算機出現(xiàn)任何一項問題，將帶來不可挽回的損失。……