淺談教育信息化背景下中職學(xué)校電子檔案的管理

張 欣

（福建商貿(mào)學(xué)校，福建福州 350007）

2017年8月教育部發(fā)布的《關(guān)于進(jìn)一步推進(jìn)職業(yè)教育信息化發(fā)展的指導(dǎo)意見(jiàn)》明確指出，到2020年，90%以上的職業(yè)院校建成不低于《職業(yè)院校數(shù)字校園建設(shè)規(guī)范》要求的數(shù)字校園，加快管理服務(wù)平臺(tái)建設(shè)與應(yīng)用。[1]在國(guó)家全面推進(jìn)職業(yè)教育信息化發(fā)展的要求下，中職學(xué)校檔案管理必須要及時(shí)跟緊步伐，打破傳統(tǒng)管理模式，全面推進(jìn)與完善檔案管理信息化。

1 中職學(xué)校電子檔案管理的現(xiàn)狀分析

為加強(qiáng)管理信息化，提高工作效率，很多中職學(xué)校已使用OA辦公系統(tǒng)。以我校為例，現(xiàn)使用的OA辦公系統(tǒng)是集行政、教學(xué)、科研、學(xué)生、財(cái)務(wù)、后勤以及檔案管理于一體的辦公平臺(tái)，通過(guò)該平臺(tái)的應(yīng)用很大程度上提高學(xué)校管理效能。但由于檔案的特殊性，在實(shí)現(xiàn)檔案信息化過(guò)程中仍然存在一些問(wèn)題。

1.1 電子檔案的安全性得不到有效保障。首先，在中職校中，檔案管理系統(tǒng)多依附在OA學(xué)校辦公管理系統(tǒng)之中，隨著技術(shù)的不斷進(jìn)步更新，則OA學(xué)校辦公管理系統(tǒng)也將不斷升級(jí)、改版。一旦系統(tǒng)維護(hù)人員操作不當(dāng)，很有可能出現(xiàn)電子檔案遺失的情況；其次，用戶安全意識(shí)不高。例如個(gè)別老師短時(shí)間離開(kāi)座位，登錄的OA賬號(hào)沒(méi)有及時(shí)注銷，一旦電腦被他人使用，則有泄密風(fēng)險(xiǎn)；再次，依托于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)的電子文檔管理系統(tǒng)有很大的不穩(wěn)定因素，例如計(jì)算機(jī)硬盤(pán)損壞，計(jì)算機(jī)遭受黑客攻擊和病毒威脅等，一旦檔案管理人員的計(jì)算機(jī)出現(xiàn)任何一項(xiàng)問(wèn)題，將帶來(lái)不可挽回的損失。

1.2 現(xiàn)有檔案管理系統(tǒng)功能比較薄弱。首先，各門(mén)類電子檔案得不到有效管理。在中職學(xué)校中，檔案管理人員所接收的資料是集圖、文、聲像于一體的不同種類不同介質(zhì)的檔案材料，這些不同種類的檔案在實(shí)現(xiàn)信息化過(guò)程中管理和存儲(chǔ)方面往往會(huì)形成雜亂無(wú)章的局面，既不便于整合也不便于查詢，如何將不同介質(zhì)不同種類的檔案有序歸整在電子檔案管理平臺(tái)中，這是當(dāng)前中職學(xué)校電子檔案管理面臨的一個(gè)問(wèn)題；其次，電子檔案的處理時(shí)效性問(wèn)題。文件在閱辦處理過(guò)程中，由于實(shí)行“誰(shuí)負(fù)責(zé)，誰(shuí)接收”原則，收文部門(mén)將電子文檔發(fā)送到各個(gè)責(zé)任部門(mén)的負(fù)責(zé)人后，承辦人在處理文件中，經(jīng)常出現(xiàn)一份文件延緩閱知或處理后忘記及時(shí)轉(zhuǎn)交檔案管理人員，導(dǎo)致文件掛在某處無(wú)法及時(shí)歸檔，而檔案管理人員對(duì)正在進(jìn)行中的文件情況又無(wú)從知曉，在編號(hào)、整理查閱時(shí)造成不便。

1.3 檔案管理人員業(yè)務(wù)水平有待提升。現(xiàn)有檔案管理人員對(duì)黨務(wù)行政類比較熟悉，對(duì)其他門(mén)類檔案的管理往往也是一知半解，甚至是無(wú)所了解，無(wú)法有效的對(duì)其他門(mén)類檔案進(jìn)行規(guī)范管理。

1.4 電子檔案的權(quán)威性遭遇挑戰(zhàn)。現(xiàn)階段無(wú)紙化辦已被廣泛應(yīng)用于各類企事業(yè)單位中，無(wú)紙化辦公的應(yīng)用，形成了大量的電子檔案。與紙質(zhì)檔案比，這類電子檔案雖然在使用過(guò)程中提高了工作效率，但目前電子公章的使用卻未能達(dá)到“一文一章”，即很多單位的電子來(lái)文在落款處都未見(jiàn)公章，這在文件利用上存在很大弊端。例如，一些單位通知學(xué)校相關(guān)人員參與培訓(xùn)的事務(wù)性電子來(lái)文，在文中提及培訓(xùn)的的費(fèi)用本應(yīng)作為學(xué)校報(bào)銷的憑證，而因其文末并未見(jiàn)簽章，在報(bào)銷過(guò)程中難以作為有力憑證。只能后續(xù)聯(lián)系來(lái)文單位再次傳真帶有公章的原文或者掃描件。這就大大減緩了工作效率。

2 中職學(xué)校電子檔案管理發(fā)展對(duì)策

為了有效解決電子檔案在管理中存在的問(wèn)題，確保電子檔案的安全、科學(xué)、規(guī)范、并能有效的提供利用，結(jié)合檔案管理工作實(shí)際，筆者認(rèn)為可以通過(guò)采取以下方法解決：

2.1 建章立制，規(guī)范管理

2.1.1 建立健全現(xiàn)有的檔案管理歸檔制度。中職校應(yīng)參照國(guó)家有關(guān)文件制定出本校的《電子文件歸檔管理辦法》，并根據(jù)該辦法提請(qǐng)信息集成系統(tǒng)的編制人員在對(duì)系統(tǒng)的設(shè)計(jì)和運(yùn)行過(guò)程中加入一整套科學(xué)、合理、嚴(yán)密的電子檔案管理程序。

2.1.2 加強(qiáng)對(duì)電子文檔工作的管理，使檔案管理走向科學(xué)化、規(guī)范化軌道。首先，從每一個(gè)環(huán)節(jié)填補(bǔ)電子文檔信息安全漏洞，在電子檔案管理平臺(tái)中設(shè)定重要文件在生成后進(jìn)行自動(dòng)備份到專門(mén)加密的獨(dú)立文檔中的功能，并且在系統(tǒng)升級(jí)改版時(shí)要保證與各類形式的電子檔案能夠兼容；其次，設(shè)置OA學(xué)校辦公管理系統(tǒng)在使用過(guò)程中若原頁(yè)面或鼠標(biāo)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)沒(méi)有變化或移動(dòng)，則自動(dòng)注銷賬號(hào)的功能，防止因用戶離開(kāi)時(shí)文檔信息被他人看到；再次，全面實(shí)施信息安全等級(jí)保護(hù)制度，制定方案，建立多層次網(wǎng)絡(luò)與信息安全技術(shù)防護(hù)體系，構(gòu)建可信、可控、可查的網(wǎng)絡(luò)與信息安全技術(shù)防護(hù)環(huán)境，提高網(wǎng)絡(luò)與信息安全應(yīng)急處置能力。[2]最大限度的減少黑客和病毒侵入計(jì)算機(jī)從而破壞電子文件的風(fēng)險(xiǎn)。

2.2 勤練內(nèi)功，提升檔案管理技能

現(xiàn)有的電子檔案管理要求檔案管理人員不僅要掌握檔案學(xué)知識(shí)理論并且要懂得運(yùn)用現(xiàn)代信息技術(shù)，具備較高的計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用能力。因此，首先檔案管理人員要注重自學(xué)和參加專業(yè)培訓(xùn)，提升自身的業(yè)務(wù)能力與素質(zhì)；其次，要在全校范圍內(nèi)進(jìn)行教職工信息技術(shù)的培訓(xùn)，聘請(qǐng)具有檔案信息化管理專業(yè)知識(shí)的人才到學(xué)校中進(jìn)行專業(yè)培訓(xùn)，讓所有的教職工都能對(duì)相關(guān)的電子文檔進(jìn)行處理并能夠清晰的認(rèn)識(shí)到檔案工作的重要性，提高其檔案意識(shí)，加強(qiáng)其信息化知識(shí)水平。

2.3 順應(yīng)時(shí)勢(shì)，推進(jìn)檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)換代

為了能更好的解決電子檔案的處理時(shí)效性問(wèn)題，首先，檔案管理人員要對(duì)不同種類的檔案進(jìn)行分類標(biāo)引和有效管理，根據(jù)學(xué)校的自身情況構(gòu)建不同種類的存儲(chǔ)模塊，并聯(lián)系程序開(kāi)發(fā)人員能夠根據(jù)自己的設(shè)定進(jìn)行檔案管理系統(tǒng)的升級(jí)，使得不同種類的檔案能夠有條理的管理起來(lái)，方便查找利用；其次，增設(shè)電子檔案管理系統(tǒng)中“監(jiān)督提醒”功能，開(kāi)放檔案工作人員對(duì)文檔流程的實(shí)時(shí)監(jiān)控權(quán)限，如果文件沒(méi)有及時(shí)閱辦或者已閱辦的文件在固定時(shí)間內(nèi)沒(méi)有轉(zhuǎn)交下一步，則系統(tǒng)不斷發(fā)出提醒信號(hào)，避免文檔被遺忘長(zhǎng)期掛起影響歸檔。

2.4 創(chuàng)設(shè)條件，樹(shù)立電子檔案的法律地位

為了能更好解決電子檔案的權(quán)威性問(wèn)題，首先，根據(jù)《中華人民共和國(guó)電子簽章條例》第二章第六條規(guī)定，滿足下列條件的電子簽章具有與其他形式的簽名、簽字或蓋章同樣的效力：一是可以確認(rèn)使用人身份；二是能夠證實(shí)該電子簽章由使用人獨(dú)有；三是簽署后的電子簽章和數(shù)據(jù)電文不可篡改。[3]在電子文檔大量流通使用的形勢(shì)下，首先各部門(mén)要加大電子簽章普及使用力度，保障其電子文檔具有法律效力；其次，雖然紙質(zhì)檔案與電子檔案相比在查找、保管上有一些不足之處，但是作為原始文檔卻更具權(quán)威性。因此檔案管理人員應(yīng)堅(jiān)持重要檔案的“雙套制”保管，即紙質(zhì)存檔一套，電子檔存檔一套，各上級(jí)來(lái)文單位尤其是沒(méi)有使用電子簽章的單位，一定要同時(shí)將紙質(zhì)文檔下發(fā)到各個(gè)執(zhí)行單位，以便保障其文檔的權(quán)威性，方便下發(fā)部門(mén)的使用。

中職學(xué)校檔案管理信息化建設(shè)是中職院校實(shí)現(xiàn)“數(shù)字化”校園的重要組成部分。中職院校唯有跟緊科學(xué)技術(shù)的發(fā)展方向，創(chuàng)新檔案管理方式，充實(shí)檔案信息資源，提升檔案管理信息化水平，才能更好的滿足廣大師生的日益增長(zhǎng)的精神文化生活需要和學(xué)校創(chuàng)先爭(zhēng)優(yōu)的需要！