以培訓和考核為抓手 力促公文質量的提高

宋躍云

（航宇救生裝備有限公司，湖北襄陽 441003）

《中國航空工業集團公司公文處理規定》（航空規〔2016〕23號）對公文管理機構和公文處理人員的要求為“各單位應指定專門機構并配備專人負責公文處理工作，對下級單位的公文處理工作進行業務指導和督促檢查”。一般，單位的辦公室是公文管理機構，辦公室的文秘人員承擔了公文處理工作。

在公文處理實踐中，辦公室文秘人員的責任心和業務能力固然對單位公文管理水平的提高起著至關重要的作用，但隨著單位的發展，經營管理領域的不斷拓展、深入，專業門類的日益增多，經營管理工作越來越精細，此中形成的公文越來越多，單靠辦公室少數專業文字處理人員進行處理，公文質量和運轉效率難免不受影響；另外，實際工作中，在單位管理崗位工作的人員均有可能起草公文，這些擬稿人員（兼職公文處理人員）的水平參差不齊，導致流轉到辦公室的公文質量得不到完全保證，辦公室專業人員處理起來要花費不少時間精力，因此，加強對專兼職公文處理人員的培訓及考核顯得尤為必要。

近年來，航空工業航宇以公文管理知識培訓和公文起草質量考核為抓手，認真落實集團公司公文處理規定，力促了公文質量的不斷提高。

1 優化公文管理工作流程，搭建公文管理工作“高速公路”，完善公文管理工作硬件條件，為公文管理培訓和考核打下良好基礎

隨著辦公自動化設備的普及，我們早已甩開了公文管理的紙質辦理方式，實行了OA辦公，公文辦理表單在網上顯性化、固態化；搭建了快捷的公司發文路徑，經過反復實踐多次優化不斷完善形成的公文管理流程逐漸穩定；流程中各個環節的設置及其人員權限的配置經過不斷調整漸趨科學合理；同時，我們嚴格按集團公司公文處理格式要求制作公文模板嵌入流程中供擬稿人選用。這樣，我們建成了路徑，搭好了平臺，設計了模板，給予了應有權限，擬稿人只需選對路徑，懂得規矩就可進入公文起草工作。

2 確定公文培訓對象，嚴格公文起草權限，強化兼職公文管理人員責任

首先我們發布了報送兼職公文處理人員（主要承擔公文起草工作）的通知，請各單位針對自己部門承擔業務工作的實際，結合本部門工作人員文字寫作水平，報送公文處理人員。其次，辦公室匯總報送情況形成公司兼職公文處理人員名單并明確其職責；其三，舉辦公文處理人員培訓時以此名單簽到。明確經過培訓的簽到人員方有權限起草公文。如此，公文培訓工作引起了各單位的重視，他們積極參加公文培訓工作，自覺嚴格公文起草質量，切實擔負起了兼職公文處理人員的責任。

3 采取分級培訓方式，運用多種培訓手段，有重點講策略保證培訓質量

根據培訓對象的業務重點及行政所屬單位，我們將培訓方式分為四級，第一級為公司總部各職能部門的兼職公文處理人員，第二級為分、子公司辦公室人員（專職公文處理人員），第三級為針對問題集中的部門人員（專項培訓），第四級為新分大學生（入職培訓）。不同層級培訓重點和方式也有區別。一級培訓對象起草公文次數相對多，公文管理的平臺路徑較熟悉，一般不會選錯路徑和模板，但他們畢竟不是專業從事公文處理工作的，有關公文文種寫作特點和格式規范方面的知識顯得欠缺，因此，我們在編制培訓PPT資料時，簡單介紹發文流程及各環節注意事項，重點講授發文表單的填寫；行文規則；各種文種的特點、寫作格式規范、常用術語等。并且結合平時公文處理過程中收集的典型案例進行對比講解，達到舉一反三 、加深印象的目的。培訓過程中，注意和培訓人員的互動，如現場提問、討論交流等。二級培訓對象主要是各分、子公司辦公室人員，由于他們自身出臺的正式公文較少，一般沒有權限向中航工業航宇以外單位行文，對公文的重視程度相對不夠，為此，我們重點就公文的具體格式要求對他們進行培訓，我們先將不同類別、不同文種的紙質公文展示給他們看；再利用PPT重點講授公文模板的制作，講明模板中版面要求、文字顏色、各公文要素編排規則、印刷裝訂要求等；同時將公文管理的流程、模板介紹給他們，請他們根據自己工作實際借鑒使用。三級培訓的針對性更強，因為是我們根據考核匯總后發現某部門在類似問題出現較多的情況下進行的。比如，經過季度考核匯總，發現某部表單填寫不全的次數較多，于是與其部門領導溝通，進行一次“公文表單的填寫”專項培訓，快速解決問題。四級培訓是針對每年新分大學生進行的，因其接觸公文少，我們的培訓重點是講解什么是公文；公文在單位經營管理活動中的地位和作用；中航工業航宇的公文管理機構及公文管理業務、公文管理流程等，主要運用OA網進行現場演示，讓他們對公文管理有個大概了解，如工作中涉及該類業務至少知道該使用什么平臺和流程等。同時，對公司的基本情況作一簡單介紹，舉例強調說明公文在公司的科研生產管理活動中的運用，引起他們對公文管理工作的重視。

培訓結束，我們將培訓教材上傳OA網教材庫和學習資料模塊，供所有員工查閱。同時，收集整理簽到表及培訓效果和意見反饋表存檔備查。

2011年至今，我們各級培訓進行了9次，共436人參加了培訓，基本建立了一支公文處理專兼職工作人員隊伍和培養了一批基層公文起草人員，為公司公文質量的提高奠定了良好基礎。

4 完善公文考核制度，制定具體考核指標，定期通報考核結果，切實提高公文質量

沒有考核的培訓很容易流于形式，為了檢驗培訓成果，切實提高公文起草質量，我們于2010年就開始對各單位起草的公文按集團公司公文處理規定進行季度考核，但一直沒有制定專門的考核辦法，考核結果沒有與各基層單位的經濟責任掛鉤。2015年，根據集團公司一流辦公室創建要求，結合多年來公文起草過程中出現的不規范情況和公文管理知識培訓實際，我們慎重研究，與有關部門協商，制定了《中航工業航宇公文考核評價管理辦法（試行）》（司辦〔2015〕348號），正式將公文質量的考核結果納入單位經濟責任考核和單位領導質量意識考核，按新的考核指標進行考核并按季度在OA網通報考核結果。比如我們將公文起草質量的考核標準列為兩大條共15項，一條是公文作退回處理的標準，涉及13項之多，主要有：內容不能體現發文意圖；表單填寫不全；主送單位不明確；文種不清、文種錯誤；會簽不全或應會簽而沒會簽；附件不全；外掛附件出現錯誤；附件標識不清；未創建正文；模板選擇錯誤等等。二條是文件印制完成后需更改的考核標準，包括2項，第1項是根據上級要求更改，第2項是文種出現重要錯誤如人名、職務、單位名稱、地點、時間、重要數據等需要更改。起草的公文若出現以上情況均會在公文質量季度通報中進行通報，如果出現二條中第2項，除通報外，還將扣除擬稿人質量責任款20元/次，核稿領導（擬稿單位領導）質量責任款50元/次?？劭顝南略碌膫€人績效中直接扣除。

通報引起了各單位高度重視，起草的公文質量有了一定提高，2015年上半年退稿率為23.8%，2016年上半年退稿率為19%，2016年與2015年退稿率同期同比減少14.8%。

總之，重視并做好公文管理知識培訓和考核，針對不同對象采取靈活的培訓方式和不同的培訓側重內容，輔以嚴格的考核標準進行考核，使公文從源頭上標準、規范，減少低級錯誤的發生，是提高公文質量的有效方法。

[1]中國航空工業集團公司公文處理規定（航空規[ 2016]23號）

[2]中國航空工業集團公司《關于公文簡報精簡工作的通知》（辦字[2012]216號）

[3]中國航空工業集團公司公文處理規定解讀2013年3月