新形勢下檔案創新管理

◎梁 丹

（中國水利水電第六工程局有限公司 遼寧 丹東 118000）

隨著網絡信息化技術的普及，計算機的應用給人們的生產生活帶來了便利。由于檔案管理工作人員缺乏創新意識，在新技術開發方面表現的積極性較差，嚴重阻礙了相關工作的進步和發展。

一、檔案管理工作存在的問題

（一）管理理念陳舊

領導層對檔案管理工作的重視程度不足，認為其在實際工作過程中沒有存在的意義，導致在日常工作中各部門容易忽視檔案管理工作，認為檔案管理只是單純地抄錄相關文件并封存起來。由此看來，陳舊的管理理念嚴重阻礙了檔案管理工作創新的步伐[1]。

（二）管理手段落后

目前檔案管理仍然沿用傳統落后的工作方式，許多單位仍保留著手動操作，人工抄錄、借閱、登記等各個環節大大影響了工作效率，且容易出現差錯，影響使用者的判斷。信息技術發展為管理人員提供了多種檔案載體選擇[2]。但由于缺乏信息開發、利用方面的投入,造成檔案資料的內在價值無法充分發揮出來，使現有檔案不能為單位發展提供有價值的資源。由于經費緊張等原因，自動化、數字化發展滯后，管理方式單一，無法達到新時期下檔案管理工作的發展要求和建設目標。

（三）管理人才缺乏

檔案管理人員的水平與企業的信息服務質量直接掛鉤，目前大多數的企業的檔案管理人員存在服務意識差、無法達到數字化的內在要求等問題，且近年許多檔案管理人員開始向其他崗位流動，造成經驗豐富的檔案管理者流失。新入職的檔案管理者僅依靠書本學到的知識進行整理工作，缺乏對業務的了解和掌握，且容易受到工作體制的限制，缺少創新性思維。

（四）管理制度缺失

許多地區沒有形成健全完善的檔案管理制度，容易造成相關工作人員在實際進行檔案管理工作時缺乏制度章程參考，導致日常檔案管理工作存在很大的隨意性和不確定性。比如，工作者不能按照規范對相關資料進行收集和歸檔，也不能依照管理細則的規定分類保存檔案，使得日常管理工作雜亂無章[3]。盡管有些單位已經意識到這一點，參考國外先進的管理辦法建立了檔案制度，但由于缺乏嚴格的執行力度，在日常工作中還存在職責劃分不明確的現象，出現問題時管理人員相互推脫，互不擔責。

（五）檔案監管缺位

各種不利因素造成檔案監管缺位的現象，各部門忽視檔案收集的及時性和準確性，加上檔案資料沒有直接與全體人員的年終考核成績掛鉤，無法起到監管作用。任何一項工作的開展都需要建立強有力的監督機制，才能起到應用的作用，檔案部門的工作也是如此。如若缺乏對檔案管理工作的嚴格監管，就會造成資料管理不規范、不合規的后果，也就表明檔案監管的缺位在一定程度上會造成單位管理工作的混亂。

二、新形勢下檔案創新管理策略

（一）創新管理理念，樹立檔案意識

企業領導應當起到示范作用，轉變思想觀念，重視起內部檔案的管理工作，準確認識到檔案資料所起的重要作用，支持引入信息化技術，創新工作方式，大力支持檔案部門的工作。檔案管理人員應當熱愛自己的本職工作，遵守國家和企業制定的各項法律規范和制度規定，努力進行檔案宣傳工作，爭取促進全體人員自覺樹立檔案意識，全心全意為企業服務。

（二）創新管理手段，提高工作效率

科技是第一生產力，只有緊跟時代發展的步伐，創新管理手段，才能從根本上提高工作效率。增加計算機在檔案管理工作中的應用，提高信息化檔案管理水平，建立電子信息庫，幫助企業管理者準確地掌握各項信息。科學先進的檔案管理辦法能夠有效促進檔案管理工作的開展，檔案管理部門要在實踐過程中摸索經驗，積極主動創新檔案管理辦法[4]。例如，在煩瑣的工作中依據檔案類別和性質進行管理，縮短工作時間，提高工作效率；檔案管理部門的管理人員還可以充分運用計算機制定各類Excel表格，將相關資料打印保存留檔供領導翻閱，有利于增加工作的靈活性。

（三）創新業務技能，提高服務水平

檔案管理者要對自己的工作重視起來，正確認識自己崗位所起的作用，積極學習專業管理知識，努力做好每一個工作細節。檔案管理者的業務技能水平關系著檔案資料的質量，所以相關人員必須努力提升自身的服務水平，除了加強對專業知識的掌握外，還要提高計算機操作水平。部門領導也要根據科室情況合理分配崗位職責，爭取達到“盡其才、盡其能”的目標。為了保證檔案管理工作的先進性，企業應每年定期招聘新職工，充分提升整體的活力，提高工作效率。另外，要對檔案部門人員定期開展培訓教育，邀請專業水平高、管理技術強的講師來分享經驗，交流心得，提高單位員工的工作能力。

（四）創新管理制度，完善管理機制

新時期下，檔案創新管理策略的制定還要在創新管理制度和完善管理機制方面下功夫，真正使管理工作有證可循、有法可依，使檔案管理人員做到知法、守法。檔案管理部門要想制定出科學的管理制度，需要做好以下兩方面的工作：一方面，確定檔案管理的規范性。檔案管理工作具有連續性，確立檔案管理的規范性能夠為后期工作的開展提供參考借鑒。另一方面，制定嚴格的人員獎懲制度，建立目標責任制。為了提高檔案管理人員的工作積極性，單位應當對在工作中表現優秀的職工進行物質和精神上的獎勵，具體表現在年終考核、工作薪酬等各個方面，努力形成示范作用，鼓勵部門內的其他職工主動向其學習，提高積極性。

（五）創新監督體制，確保檔案管理長足進步

檔案工作的開展需要建立相關的監督機制才能發揮出其宏觀管理的職能，促使其朝著正規化、制度化、合理化、科學化的方向發展。創新監督機制，及時跟蹤目標的實施情況有利于確保檔案管理工作的長足進步[5]。此外，監督機制的形成有利于幫助檔案管理人員更加認真嚴格的工作，向專業型人才發展。

三、結語

隨著科學技術的發展，傳統的檔案管理工作方式已經無法適應當今社會發展的要求。各企業應當高度重視檔案資料的重要作用，不斷提升自身的檔案管理水平，創新檔案管理方式，努力做好檔案的開發與利用工作。