事業(yè)單位檔案管理工作優(yōu)化途徑探索

李霞

摘要：隨著市場經(jīng)濟的不斷發(fā)展，各地的相關機構(gòu)在制度和人事管理方面發(fā)生的一系列的變化，對于事業(yè)單位來說，新的政策對于相關檔案的收集，資料的整理等提出了新的要求。本文詳細講述了事業(yè)單位檔案工作的具體內(nèi)容，闡釋了事業(yè)單位檔案管理工作的要求，并對現(xiàn)階段事業(yè)單位在檔案管理方面的存在問題提出了優(yōu)化方案。

關鍵詞：事業(yè)單位；檔案管理；方案

現(xiàn)階段，計算機與網(wǎng)絡體系盛行，很多文件可以直接在網(wǎng)上查閱，無紙化的辦公方式逐步普及，很多電子文件，圖像等設備成為了文件的運輸載體，但同時，傳統(tǒng)的資料管理方式不能拋棄，必須創(chuàng)薪模式進行傳統(tǒng)資料的整理與保存。如何實現(xiàn)事業(yè)單位檔案的有效管理是現(xiàn)階段單位工作中亟待解決的問題，必須對檔案管理的內(nèi)容有充分的認知，切實提高檔案管理的水平。

1事業(yè)單位檔案管理的相關內(nèi)容

1.文字檔案

具體的文字檔案主要包括各種上報項目的文件，不同單位的類型不同，類似研究報告，技術(shù)方案，批復文件等這些文件都需要到政府相關部門進行存檔處理，另外，一些合同證明等也是文字檔案的內(nèi)容。

2.財務檔案

財務檔案主要是記錄項目在進行的過程中所涉及到的資金的流動記錄，項目的資金必須專款專用，并進行相關的財務審核工作。

3.其他部分

項目資金必須進行有效的賬目管理，取得的票據(jù)必須規(guī)范，嚴格的控制資金數(shù)量，對相關的財政收支進行集中管理，做好財務的核算工作。

事業(yè)單位的檔案管理內(nèi)容較多，主要涉及到對于文字檔案的管理，大多數(shù)為過去的檔案管理，需要一定有效的檔案管理體系，在下文中我們對相關方法進行了探討：

2現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理的現(xiàn)狀問題分析

1.檔案管理的業(yè)務較為薄弱

現(xiàn)階段，有些事業(yè)單位已經(jīng)建立健全了檔案的有效管理制度，但是，并沒有真正落實相關的制度，很多的檔案整理不符合規(guī)范要求，例如，對外的項目資料與事業(yè)單位本身的財務報表等放置于一處，很容易造成相關檔案的缺失問題，組卷較為混亂，另外，有的事業(yè)單位由于各種因素，銷毀一些年代較為久遠的檔案，產(chǎn)生了一些遺留問題。

2.相關人員對檔案工作的重視不夠

事業(yè)單位的檔案是后期行使合法權(quán)利的有效參照，但是相關工作人員對檔案的重視明顯不夠，嚴重忽略了檔案的安全管理，不知道檔案資源是優(yōu)秀的歷史文化產(chǎn)物，檔案工作是黨和國家的一項重要工作，因為相關的認識不足，導致措施不力，產(chǎn)生一系列的問題。

3.檔案管理室的現(xiàn)代化管理設施相對較為落后

現(xiàn)階段，檔案管理室的建設直接決定了現(xiàn)代化管理的有效性，但是相對來說，管理的設施較為簡陋，有的檔案室的庫房封閉干燥，甚至堆放一些易燃易爆的物品，空氣較為渾濁。另外，有的辦公室條件較差，檔案室和辦公室，接待室沒有嚴格分開，檔案的現(xiàn)代化建設配套保護設施建設明顯不完善。

4.檔案管理隊伍不穩(wěn)定。管理水平不高

相對來說，檔案管理工作較為枯燥乏味，因此很多在此單位工作的人員缺乏長久工作的想法，導致工作經(jīng)常變化，檔案管理人員變動較為頻繁。另外，檔案管理的部門每年都進行相關項目的培訓，但是檔案管理者都是一些新手，缺乏相關經(jīng)驗，導致工作無法全面進行。

5.檔案的開發(fā)利用效果較差

事業(yè)單位的檔案很多承載著記錄的功能，但還有部分的檔案，人員可以從中學到較多的東西：例如，在進行居民醫(yī)療保險管理工作時，需要掌握各類居民辦理保險的業(yè)務流程，通過對檔案的閱讀與研究，可以更好的理解國家的法律法規(guī)，掌握特殊案例醫(yī)療保險業(yè)務的辦理方法。但是現(xiàn)階段大多數(shù)事業(yè)單位沒有充分發(fā)揮檔案的作用，很多管理人員到頭來只重視檔案的管理與手機保存，忽視了檔案的充分利用，認為將檔案保護好便完成了任務，但是檔案管理的目的是為了有效運用，必須對檔案資源進行合理開發(fā)。

3優(yōu)化事業(yè)單位檔案管理工作的詳細有效措施

針對現(xiàn)階段事業(yè)單位檔案管理中存在的相關問題，我們提出了以下的七點對策：

1.提高對檔案工作的重視，加強認識

進行有效的檔案管理工作，首先需要加強對檔案的認知，加強檔案管理工作的宣傳，必須經(jīng)常性的學習和宣傳檔案法律，法規(guī)和相關管理規(guī)定，充分認識到事業(yè)單位是保證公民的重要服務部門，其中的檔案保護工作是事業(yè)單位管理中的重要工作，另外，事業(yè)單位的有關檔案資料是國家的資源，是人民的財富，絕對不能褻瀆文件。檔案是不可再生的信息資源，必須對其進行有效的利用。

2.明確相關的職責，建立健全責任體制

健全的機制是檔案工作有效進行的基礎，檔案工作的經(jīng)驗告訴著我們，必須成立相關的檔案室，明確相關檔案人員的職責，根據(jù)一定的制度，形成全面有效的檔案管理網(wǎng)絡。檔案管理是一項較為復雜的工作，必須有全面合理的領導體系，完善追責制度，對檔案管理過程中違紀違法的行為進行嚴厲打擊，堅持追責到人。

3.建立健全事業(yè)單位的檔案管理工作制度

檔案的管理工作是一項系統(tǒng)性的工程，必須建立有效的制度，使檔案管理的工作更加規(guī)范化，制度化，科學化，這是檔案工作的基礎。另外，必須使用嚴格的制度去規(guī)范有關人員，指導相關工作，并建立健全保障制度，保障整個工作體系的有效運行。

4.加大經(jīng)費投入，改善檔案保護的條件

事業(yè)單位檔案的外在條件較為重要，首先，良好的環(huán)境是檔案保護的基礎，但是由于有些地區(qū)的經(jīng)濟相對落后，事業(yè)單位難以拿出足夠的資金進行配套設施的建設，就長遠目標來看，檔案工作的有關部門必須加強監(jiān)督管理工作，積極與當?shù)氐恼埵炯訌娊?jīng)費的投入，改善相關的檔案管理設施條件，例如，必須保證檔案的安全，完善檔案室的防火設計體系，保證空氣流通等，加強檔案室的安全管理，使檔案管理的相關工作滿足社會主義現(xiàn)代化建設的需求，

5.穩(wěn)定檔案管理人員，提高其全面素質(zhì)

穩(wěn)定檔案管理人員的關鍵在于加強宣傳工作，必須大力宣傳資料管理工作的重要性，使廣泛的工作人員積極投身到相關的建設中去，促進事業(yè)單位資料管理部門工作的穩(wěn)定進行，對于員工的困難必須努力解決，使員工感受到組織的溫暖，另外，檔案管理的工作是一項專業(yè)性較強的工作，需要大量的專業(yè)知識，穩(wěn)定人員之后，需要對人員進行技能培訓，提高工作人員的基本素質(zhì)，加強職業(yè)道德的修養(yǎng)，真正意義上做好管理工作，另外，必須學習更新自身的知識結(jié)構(gòu)，掌握先進的信息技術(shù)與電子軟件操作技術(shù)，將檔案管理工作有理論性向技術(shù)性轉(zhuǎn)變，

6.樹立新型的檔案管理觀念

必須打破原有的傳統(tǒng)思想與管理模式，樹立爭取管理思想和工作態(tài)度，積極地開發(fā)利用檔案的相關信息資源，挖掘檔案中的相關問題，使檔案資源的應用滿足各類需求，另外，對部門的發(fā)展歷史可以進行資料集編寫，有效利用網(wǎng)絡等的傳播手段，切實提高單位的知名度，共同促進資料管理事業(yè)的發(fā)展。

4總結(jié)

事業(yè)單位的資料管理是現(xiàn)階段事業(yè)單位綜合管理的關鍵，必須加強事業(yè)單位的管理力度，首先，我們必須提高檔案管理工作的認識，明確檔案管理工作的相關責任，確保大量的經(jīng)費投入，穩(wěn)定人員，加強資料的利用，實現(xiàn)事業(yè)單位檔案管理工作的全面優(yōu)化與推進。endprint