電子信息技術在檔案管理中的應用

劉佳

摘要：在過去較長時期內，檔案信息為人類提供了極大幫助，同時時代發展也有效充實了檔案信息。由于過去不具備先進的技術條件，檔案管理工作主要以手工操作與紙質文件為主。最近幾年，我國科學技術得到了快速發展，新型檔案管理模式不斷涌現，如網絡文本、電子文本、數字檔案等，表明檔案管理已經進入一個新的發展階段。在當前檔案管理工作中引入電子信息技術是擺在當前檔案管理人員面前的主要任務。筆者首先指出電子信息技術應用于檔案管理工作的意義，接著提出了電子信息技術的實際應用策略，希望可以提高我國檔案管理工作水平。

關鍵詞：電子信息技術；檔案管理；工作效率

1檔案管理中應用電子信息技術的意義

隨著我國科學技術的飛速發展，我國當前已經進入信息化進代，人們的生活生產與工作學習離不開電子信息的應用。電子信息技術就是電子、通信、計算機、信息、網絡等諸方面技術的綜合體。時代發展要求檔案管理必然應用電子檔案管理模式，因此在當前檔案管理工作中引入電子信息技術有利于提高檔案管理的準確性與即時性。

1.1為檔案管理工作提供了諸多便利

在過去較長時期內，人們在檔案管理工作中一味應用手工操作，不但需要耗費大量的時間而且也需投入較多人力，管理工作中也易于出現失誤，而應用電子信息技術手段，在檔案管理工作中引入計算機平臺，管理人員可以充分利用計算機的各種功能對數據信息進行加工、整理，而不再需要逐項翻閱大量的紙質材料，在節省檔案管理工作時間的同時也有效降低了工作強度，檔案管理工作變得方便快捷。再有電子文本不同于傳統紙質檔案，本身以數據形式保存，可以將其保存在計算機硬盤當中，而不會占據較大的室內空間，為管理人員操作提供了極大便利，同時也大大加快了檔案管理速度。筆者對當前檔案管理人員進行了調查，發現在檔案管理工作中引入電子信息技術可以節省工作人員的體力與精力，而且有著較高的工作效率與準確性，因此在檔案管理工作中引入電子信息技術可以收到較好的效果，將其推廣必將會推動檔案管理工作的健康發展。

1.2使檔案信息更好的為人民服務

利用電子信息技術可以建立電子檔案管理系統，可以將全部檔案信息保存為自己的屬性信息，這些信息可以針對不同部門的需求對檔案信息進行自動分類，實行分類推送，導致檔案管理的針對性有效增強。需要檔案信息的部門不需再進入檔案局調取檔案，只需要擁有一臺可以聯網的計算機就可以進入檔案局的網站進行查詢與檢索，而且可以隨時隨地操作，使檔案信息的利用率大大增加。

1.3實現檔案管理一體化

隨著科學技術與時代的快速發展，檔案管理必將實現一體化管理，在收集各種檔案信息以后，可以將其傳輸至檔案數據庫，檔案管理工作人員對其進行整理與加工，將其分為不同的類別，電子檔案管理的一體化模式必將在不遠的將來實現。

2電子信息技術的應用策略

2.1應用于檔案管理內容當中

檔案管理涉及方方面面的內容，在過去較長時期內檔案管理工作主要依靠人的手工操作，而將電子信息技術應用于檔案內容管理當中可以有效加快管理速度，提高檔案內容的準確性，可以應用于下面這些內容當中：第一，保存、檢索文件目錄；第二，保存、檢索檔案內容；第三，統計、分類、歸納檔案文件；第四，自動標注關鍵詞；第五，檔案查詢與出借；第六，檔案文書的立卷；第七，打印文件目錄；第八，備份各種數據信息；第九，庫房管理與檔案安全；第十，研究檔案管理工作落實情況；第十一，維護系統與上傳數據等。

2.2應用于檔案信息管理系統建設當中

檔案信息管理系統中應用著豐富多樣的現代化技術，在建設系統過程中，電子信息技術也發揮著非常重要的作用，如可以應用電子信息技術中的SQLServer2003建立后臺數據庫，可以應用IE8.0設計客戶端瀏覽器。檔案信息管理體系應用著大量的模塊，而只有借助電子信息技術才能完成這些模塊的設計，不同模塊要想在系統中發揮自身功能也離不開電子信息技術的應用，其相互間的聯系與溝通也需應用電子信息技術，只有電子信息技術的參與才能將整個系統有機融合在一起，自上面論述可以發現電子信息技術普遍應用于檔案信息管理系統中，其功能與優點也得到了充分發揮，在技術層面有效推動了檔案管理信息化建設的健康發展。

2.3應用于檔案備份與恢復當中

電子檔案雖然擁有大量的優勢，但同時也存在一定的不足，電子檔案信息的保存有著極大的不確定性，一旦發生丟失與損壞則會給檔案局帶來嚴重的損失，計算機網絡隨時都會遇到不明程序的攻擊，只有保障電子檔案信息安全才能促進檔案管理工作的正常運行，因此做好電子檔案的備份工作是檔案管理工作的重中之重，同樣此操作也離不開電子信息技術的參與。

檔案數據備份的主要內容有硬件、軟件、方法、計劃等各個方面的備份。在備份檔案信息管理系統時要求應用系統軟件、應用軟件、工具軟件、驅動程序等。當前硬件備份主要工具有光盤、磁帶、硬盤等。硬盤有著極大存儲量，但需投入較高的成本，雖然光盤成本低廉，但使用次數有限，假如檔案信息需要長期保存，則不易使用光盤。磁帶不但可以保存大量的信息，而且成本較低，安全性較高，可以用于長期檔案材料的保存。所以筆者認為在備份檔案數據信息時可以應用磁帶。再有，還需備份檔案管理系統的數據庫，此項操作在檔案管理系統建設中處于核心地位，與檔案管理系統數據庫的恢復有關，可以保證檔案管理數據庫及時向外界推送信息，做好此項備份工作可以當檔案管理系統數據庫遇到攻擊陷入癱瘓狀態時快速恢復。

3電子檔案管理的注意事項

為了提高電子檔案管理水平，可以結合本單位的實際情況建立完善的檔案管理制度，才能保證檔案管理行為的日益規范，第一，在收集電子檔案材料時要不斷提高材料質量。電子檔案主要由電子文件組成，只有保證電子文件有著較強的質量才能使電子檔案材料不斷完善。檔案管理部門要積極與其他部門交流，為不同部門提供電子文件制訂一定的標準，可以使電子文件在形成過程中即達到了歸檔要求。第二，還需對檔案管理部門不斷加大投入力度，為其購置必要的檔案管理設備。第三，在電子檔案歸檔過程中還需嚴格審核相應的紙質檔案材料，使保存的電子材料與紙質材料完全相同。電子檔案是科學技術發展的結果，檔案管理部門只有與時代發展相適應，及時調整自身工作方向，在檔案管理工作中不斷引入新型電子信息技術，解決檔案管理中出現的新問題新情況，才能保證電子檔案管理工作的高效運行。

4結語

總之，隨著我國科學技術飛速發展，在檔案管理工作中引入電子信息技術是時代發展的需求，同時檔案管理工作也會推動電子信息技術的不斷更新與發展。endprint