運用檔案知識管理 夯實設備管理基礎

趙楓，董志梅，南曦，張艷

（北京航天長征飛行器研究所，北京 100076)

檔案管理是一項經過漫長歷史進程的活動，它是社會經濟和科學技術水平發展的標志，檔案管理在知識經濟時代的核心是知識資源管理，檔案工作正在實現從封閉型走向開放型，從試驗型走向實用型，從經驗型走向科學型的轉變，因此將檔案價值信息上升至知識資源層面已成為檔案管理活動的首要目標。同時檔案知識是一種經過規范化加工處理的顯性知識，將檔案管理上升到知識管理的同時，將會給單位檔案管理及其他延伸業務管理帶來新的應用價值，為設備管理效能提升奠定基礎。

1 檔案知識管理

針對檔案管理實施知識管理是檔案事業發展的必然趨勢，檔案知識管理是一種以知識管理為向導的檔案管理與以檔案為基礎的知識管理相結合的管理模式，這既是檔案管理理念的創新，又是可以落實與具體系統構建的舉措。知識管理具有不同于以往管理模式的獨特之處：具有博弈性和市場性；重視員工的精神激勵，能夠發揮員工的創造性和自覺性；重視知識共享、促進制度創新、加強人才流動等等。

檔案知識服務的實現，可以真正發揮檔案的作用，充分實現知識的價值，提高檔案信息化建設的實際效果，因此通過科學合理的構建基于知識管理的檔案管理模式，可以促進檔案管理過程中知識體系的螺旋式上升，通過整合檔案資源信息和檔案知識服務，實現檔案資源的集成管理和檔案知識資源的增值，繼而提升單位整體的知識化水平。

單位的關鍵設備，尤其是軍工關鍵設備其主要來源是軍工固定資產投資項目，而其項目檔案是整個建設項目全過程的真實客觀記錄，包括項目立項論證、可行性研究、初步設計、建設施工、財務決算直至軍工驗收的項目全壽命周期，是項目建設的前提、工程質量的保證和項目竣工的依據。通過加強項目檔案管理，提高和促進軍工關鍵設備檔案的系統性、準確性和有效性，已逐漸成為各軍工建設單位的共識，同時設備檔案為軍工關鍵設備后續的技術改造、運行維護、效能評估提供重要的技術資料，也為單位軍工項目后續的新建、擴建、改建提供了必要的決策依據和文獻支撐。

2 軍工關鍵設備管理中的問題與難點

國防科技工業作為國家戰略性產業，是國家安全和國防建設的脊梁。當前，新一輪科技產業革命與新軍事革命變革交錯推進，太空、海洋、航空、網絡空間等領域的競爭日益激烈，科技和軍事競爭，實質是對國家安全和發展主導權的爭奪，是發展理念之間的交鋒，是國防科技工業實力乃至整個國家工業基礎能力的博弈。軍工關鍵設備作為國防科技工業的支柱裝備和能力支撐，其登記、變更、維護、處置等全生命周期的管理實踐是實現國防科技工業深度發展，實現經濟建設和科技發展創新牽引的重要基礎保障。

目前隨著國防科技工業改革的不斷深入和“寓軍于民、軍民融合”的武器裝備科研生產體系的逐步完善，軍工戰線面臨的內外部環境和條件發生了很大變化，軍工關鍵設備管理也隨之出現了許多新情況、新問題，亟需加以研究和解決，主要體現在以下幾個方面。

2.1 軍工關鍵設備實際狀況難以反映

軍工關鍵設備的總量及其運行狀態、完整情況、實際效能等實際狀況不清，使上級及有關主管部門未能全面掌握武器裝備科研生產的實際能力，安排武器裝備科研生產保障條件的主動性、前瞻性受到一定的制約。我國軍工投資，尤其國家投資形成的軍工關鍵設備于上世紀90年代陸續建成并投入使用，而國家出臺軍工關鍵設備登記管理辦法是在2012年，存在管理制度相對滯后，因此客觀上造成部分單位的軍工關鍵設備基礎信息缺失。

2.2 軍工關鍵設備的后期管理環節薄弱

軍工單位承擔著國有資產保值增值和“保軍”的雙重責任，但由于軍工關鍵設備后期管理環節薄弱，缺乏報廢處置的輸入條件，存在處置流程和審批權限不明確，支撐材料不充分等問題，因此在鑒定條件不能充分量化的情況下，很難給出準確的鑒定結論，從而導致報廢處置工作把關不嚴，極易造成軍工關鍵設備的浪費與流失，造成單位軍工能力的喪失。

2.3 軍工能力體系布局缺乏有效手段

軍工關鍵設備作為單位資產規模的集中體現和科研核心能力的裝備支撐，能夠得到單位領導的足夠重視，但從整體布局上來看，還缺乏統一規劃。軍工關鍵設備的論證，往往著眼于型號研制的急需，著眼于單一方向的突破，未能對單位軍工能力體系總體布局進行頂層策劃，投資規模的不斷增加往往帶來同一科研能力的“重復建設”，而能力薄弱環節仍舊顯現“短板效應”。

3 軍工關鍵設備檔案知識管理體系構成

3.1 軍工關鍵設備檔案特點

軍工固定資產投資項目建設周期長、環節多、關系復雜。產生的設備檔案一般具有以下特點。

（1）涉及檔案門類多。設備檔案中主要包括文書檔案、經營檔案、設備儀器檔案、特殊載體檔案等。

（2）產生檔案數量大。設備檔案形成于項目建設工程中，記載了項目活動的過程和成果。從購置的提出、設計到施工、驗收，各階段均產生了大量的檔案。

（3）形成檔案價值高。項目設備檔案是眾多技術活動的真實記錄，是專業技術人員智慧和勞動的結晶，是檢驗項目質量必不可少的依據和憑證，也是項目成果的集中體現。

軍工固定資產投資項目設備檔案是項目配套工藝設備在選型、購置、生產、安裝、調試、驗收等建設的重要環節中形成的有保存價值的原始檔案資料，包括各類報告、記錄、圖紙、光盤、照片等。除此之外，部分設備是與基建工程緊密結合在一起的，比如大型試驗臺架，整體環境模擬系統，大型起重機械、壓力容器等特種設備，也是項目設備檔案管理的重要部分，因此構建軍工關鍵設備檔案知識管理體系就顯得尤為重要。

3.2 軍工關鍵設備檔案知識管理體系

近年來，為進一步適應軍工固定資產投資管理要求，檔案管理運用知識管理手段和工具，逐步構建知識管理體系，并在以下方面進行了強化管理。

3.2.1 加強非標定制設備的檔案管理

軍工固定資產投資項目因其自身固有特點，大量設備屬于非標定制設備，也是項目檔案驗收的重要檢查項目，因此加強檔案的主動搜集和整理，包括調研報告、圖紙、檢定證書、使用維護手冊等管理資料都在記錄范圍之內，確保了非標定制設備檔案的完整性，將檔案中價值創造和知識自研轉換對設備的支撐保障，從而可以提升單位的生產力和核心競爭力。

3.2.2 重視設備檔案的全過程知識管理

以立項批復為基準，對項目工藝設備配套表的組成、購置數量、采購形式、批復技術指標進行梳理和熟悉，掌握文件材料形成規律，提前采取措施，保證所有批復設備都有相應的資料支撐；以合同或技術協議為依據，對采購產品的內容和技術指標進行嚴格把關，確保與項目批復一致，為項目的財務決算和檔案驗收打好基礎。通過全過程知識管理，促進文件、檔案的開發利用，將檔案管理融入更為廣闊的活動領域，與組織的戰略發展，財經決算、軍工布局等相結合，使檔案管理成為單位日常活動必不可少的組成部分。

3.2.3 科學系統進行檔案編目

設備檔案應根據設備特點進行系統的整理、分類和編目，科學合理的檔案整理可以反映設備建設過程的真實性、設備組成的成套性以及設備資料的完整性，通過設備檔案編目，以設備屬性分類，對外購設備和自研設備進行區別，建立專題索引，可以較好檢查設備檔案的規范有效性，從知識管理的角度，將文件、檔案等在內的一切載體形態的知識納入管理范圍內，將不同載體形態的知識進行整合和集成，構建一個完整、科學、有效的知識管理體系。

4 檔案知識管理在軍工關鍵設備管理中的應用

設備檔案是軍工關鍵設備基礎信息的重要載體，記錄了設備組成、主要技術指標、承建單位等重要信息，是設備日常保養維護方案制定的重要技術依據，當設備發生故障時，設備檔案還是設備事故分析、鑒定、調查處理的重要參考資料。檔案知識管理是伴隨設備的全生命周期而不斷積累的，是設備的全過程記錄，是具有長期保存價值和管理價值的寶貴資料，同時軍工項目的可行性研究報告、財務決算報告及其工藝設備配套表、竣工驗收報告等項目文獻對深入了解設備的建設背景、基本組成、能力布局也有著重要的指導作用，因此通過對檔案知識管理體系要素的分析、解讀、編研，可以有效的解決軍工關鍵設備管理中的問題。

充分運用檔案知識管理方法，系統、完整和有效的開展軍工關鍵設備管理，通過管理能夠全面反映設備技術性能、完好率、利用率和維保狀況，可以作為設備效能評估與經濟價值分析的重要手段，對以后類似設備的引進提供真實、可靠的決策數據。檔案知識管理體系將成為非標定制設備升級改造的重要資料支撐，設計人員通過對原有設備檔案的研究，可以定位設備的不足之處，制定合理可行的技術改造方案，因此在軍工關鍵設備管理中發揮著重要的參考和借鑒作用。

4.1 有利于摸清軍工關鍵設備家底

軍工固定資產投資項目工藝配套表是軍工關鍵設備初始登記的唯一依據，因此有必要將工藝設備配套表與設備資產臺賬進行比對（見表1），對比可以是工藝設備對應多臺設備（批復數量多于1），也可以是多臺工藝設備對應一套設備（多為綜合性、組成復雜的大型設備），同時通過兩者原值的比對，還可以確認設備資產是新建資產（原值一致）或是增值資產（資產原值大于批復原值）。因此，通過比對表統計可以有效的梳理相互之間的對應關系，不僅可以確保無管理死角，還可以同時判斷軍工關鍵設備的登記依據，實現軍工關鍵設備登記的“不錯登、不漏登、不多登”，為摸清軍工關鍵設備的家底提供科學有效的登記手段。

表1 工藝設備與設備資產比對表

4.2 有利于建設設備綜合保障體系的建立

當前軍工關鍵設備建設呈現“技術先進，組成復雜，功能多樣”的特點，建設過程需要多個承建單位統籌協作，系統各組成部分的維保要求也不盡相同，因此建立綜合性檢維修體系，全面提高設備綜合保障能力是提高軍工關鍵設備有效性、完整性的關鍵。設備檔案作為系統各部分的基礎技術資料，記載了設備詳細的操作規程和維保要求，充分利用設備檔案進行統籌策劃，制定設備保養標準、方法，以及相關操作規程和維護規程，從系統性上將各分系統的維修要求進行對接，統一要求，定人定崗，采取專業維修外包與日常使用點檢相結合的原則，最終實現軍工關鍵設備綜合保障體系的建立。

4.3 有利于優化資產結構，完善能力建設布局

通過對軍工項目的可行性研究報告及財務決算報告等重要文獻的檔案編研，可以較為清晰地梳理出建設單位軍工能力建設布局變化，通過梳理投資方向及建設目標等關鍵信息，可以全面反映建設單位各核心專業在軍工關鍵設備、重大基建工程、重要無形資產等多方面的能力體現，不僅可以有效的識別單位的“能力短板”，更可以有效的抑制“重復建設”，通過將能力建設布局情況與軍工能力建設后評價相結合，可以有效的評價投資效果和經濟效益。目前軍工單位正處于深化改革的深水區，站在“軍民融合”和“市場化轉型”的十字路口，通過設備檔案完善對能力建設布局的研判，合理利用投資，優化資產結構，及時處置不良資產，對軍工建設單位的可持續性發展提供重要的決策依據。

4.4 搭建信息紐帶，實現設備與檔案的信息共享

隨著目前可視化界面管理與網絡數據庫技術的飛速發展，設備和檔案的信息化管理有了現實的基礎。基于固定資產信息的ERP系統和檔案信息的文獻檢索系統已得到了充分的應用，將設備管理信息系統與檔案信息管理系統有效對接，實現對設備全生命周期的動態管理和監控，實現設備，尤其是軍工關鍵設備建檔、歸檔、查閱的實時化、信息化、電子化，更為便捷的向基層使用部門提供設備的技術基礎資料、各類維護規程和安全要求奠定了基礎，是提高設備安全穩定運行、發揮設備效能的有效手段和發展趨勢。

5 結語

軍工關鍵設備是軍工固定資產投資的重點建設內容，設備檔案管理是項目管理的重中之重。通過進一步建立健全檔案知識管理體系，加強設備檔案歸檔工作的準確性、規范性和有效性，運用好軍工關鍵設備檔案，將檔案作為軍工關鍵效能提升的有效手段，不僅可以有效的保證軍工能力布局的體系化，還能不斷推動軍工關鍵設備全效率、全系統和全員化的水平的提升，最終實現“科學管理、技術融合、全員參與、效益為先”的管理理念。

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