快消品企業財務管理信息化研究

吳少玲

【摘 要】近幾年來，我國經濟高速發展，各城市銷售場所發生巨大變化，從以往的由經銷商銷售給小超市及便利店的銷售模式，發展到現在制造企業直接與規模化的大型連鎖商超系統合作或電商銷售渠道為主的銷售模式，銷售模式的變化給財務管理工作提出了更高的要求，使企業認識到財務管理信息化的重要性。本文就信息化管理進程中存在問題，對如何提升信息化管理和財務管理水平提出對策建議。

【關鍵詞】快消品企業；財務管理；信息化；內部控制；電子商務

一、快消品企業財務管理信息化必要性

作為快消品的研發、生產與銷售企業，特別是大力拓展商超渠道，收入獲得快速增長，并隨著公司在營銷費用上的持續投入，不斷優化財務結構、提高資金使用效率，為使企業保持快速的增長，建立適合企業自身的財務管理信息化系統顯得十分必要。

建立財務管理信息化重要性體現在：不斷壯大營銷團隊和提高團隊素質的基礎上，推動產品進入大型超市面臨很多問題，如：銷量大、品種規格多、各地大型商超直營系統及門店數量多、地域分布廣、人員流動快，促銷活動多元化、銷售架構及團隊龐大等。運用信息化管理系統能使這些分散的信息與瑣碎業務按照財務及營銷制度、企業內部控制要求等有序開展，達到高效、快速響應集團的管理要求，特別是做好跨區域的財務集團管控工作，使上下員工可在不精通、不懂財務知識的情況下按照財務標準化要求完成各項規范性操作，確保流轉到財務環節數據符合規范、成為財務有效數據，并通過信息技術與財務知識結合，使財務人員從繁瑣的重復工作中解脫出來，將財務核算人員向管理會計轉型。這將考驗集團財務管理人員的綜合實力，需要一位既懂財務知識，又懂企業內部管理要求，又懂營銷業務和信息化建設的人才。

二、快消品企業財務管理現狀及問題分析

1.快消品企業財務管理現狀

（1）部分快消品企業對財務信息化管理的認識不夠

雖然部份企業已經意識到單靠會計電算化軟件，仍無法擺脫工作量問題，企業采用了財務管理信息化平臺，開始自主研發適應時代需求的新管理系統，開發設計財務會計流程，只是簡單的模枋和照搬手工的流程，缺泛全局規劃統籌，沒有將各環節需求與人為控制的內容融入到信息技術中，造成數據分散，規則不一，重復開發等混亂現象，仍停留在IT技術替代手工操作的層次上。

（2）部分快消品企業的財務軟件無法滿足新的銷售模式

傳統快消品制造企業，主要以產品開發、生產為主，采用傳統經營模式，直接銷售給經銷商，銷售及定價模式簡單，結算方便；而隨著時代變化及銷售模式的改變，與大型商超直接合作或電商網絡銷售模式，大部份企業無法及時更換適應新銷售模式的軟件。

2.快消品企業財務管理存在問題分析

（1）大型商超銷售模式下的財務管理問題

大型商超銷售模式，從營銷訴求的角度分析，顧客反饋的直接來源是對營銷網點的需求。擁有覆蓋面廣的營銷網絡可以對消費者的反饋做出快速反應，及時了解客戶對產品的滿意度等信息，而且可以幫助公司掌握消費者的消費需求趨勢，為公司提供較為準確的市場預測，故開拓營銷渠道，與全國各大、中超及終端直營門店合作是最直接有效的，但給企業管理帶來以下問題：

①銷售渠道擴張，檔案管理難度大：各大商超門店達幾千家，開店、撤店及門店對應區域負責人等變動時，未能快速反應給集團總部進行系統更新，導致客商檔案無法及時更正或創建人不了解事實使同個店多種叫法存在，出現客商檔案管理混亂，使單店銷售統計錯誤或無法與費用產生的單店匹配、導致部分已經終止合作門店仍有人員及費用投入、新增門店創建不及時導致無法及時于系統中申請費用、銷售政策針對全系統門店進行預估，部分無效門店參與預算，導致銷售目標無法達成及區域負責人任務考核無法準確統計等帶來錯誤的判斷信息，使企業無法快速、有效、準確的進行決策。

②費用統籌管控難度大：全國各門店根據自身費用支出需求，提交費用申請，經審批后執行，并在申請范圍內控制實發金額，憑相關發票按內控審批權限執行提交財務審核。由于地域性分布的各門店費用多、類別雜、沖賬方式多樣及報銷憑據的不規范：申報滯后現象、費用期間與申報的所屬期間不一致、沒有規范統一的操作流程及信息化管理系統，導致從費用申請、實發、到核銷的上報程序中，有的填寫紙質報銷單，有的通過信息平臺多個入口的流程，使財務人員對費用真實性、費用期間、重復報銷查核、門店費用執行情況、超申請額度等無法做到事前控制或及時有效的統計，只能事后人工統計，花費時間長，工作量大，導致財務數據提供滯后，變成無效數據，并使財務監督職能無法落到實處，很難為數據使用者提供及時符合會計質量要求的財務數據。

（2）電子商務銷售模式下的財務管理問題

電子商務銷售模式，在時代的浪潮中，大部份企業都不得不開設屬于自己的品牌旗艦店或與各電商平臺合作，制造企業變成直接面對消費者或為各分銷渠道一鍵代發訂單等模式，這種新型的網上銷售模式，必須遵守各電商平臺的不同特性，也給企業管理帶來以下問題：

①銷售訂單未能及時打印或重復打印：自下單時起，商家須承諾72小時內發貨，未及時發貨，顧客可取消訂單或投拆，導致企業利益受損，作為快消品行業，客單價低，訂單量大，導致手工打印訂單處理速度慢或滯后、重復打印或已打印訂單后，未及時上傳訂單物流信息，顧客誤認為未發貨而取消訂單，導致已取消并退款訂單仍流轉到倉庫按打印物流單進行發貨或存在重復打單，重復發貨的損失。

②已發貨訂單，難以按會計期間統計已確認收貨數量：為保護消費者權益，顧客下單時支付的貨款，由平臺支付寶代為管理，網店自貨物發出，顧客在15天內確認收貨或退貨，確認收貨后平臺支付寶將凍結的貨款支付給企業店鋪支付寶，才算達成銷售。財務需按照會計期間統計已發貨訂單中已確認收貨的產品類別、數量與金額，多少是已發出，未確認收貨的在途庫存數量有多少，由于銷售訂單數量多、收貨時間靈活，給企業統計帶來較大的工作量。

③組合寶貝銷售與庫存核算產品不一致：為打造爆款或進行不同產品組合促銷作為網店寶貝，倉庫需將訂單組合套裝寶貝拆分為單品發貨，財務核算需拆分各單品售價及成本價，不利于實務操作，無法滿足電商的快速反應，給財務庫存成本及單品售價的核算帶來困難。

三、快消企業財務管理信息化的內容及進程

許多集團企業選擇搭建適應自身發展的EKP系統，這類系統是信息存儲、交流、協同辦公的平臺，提高效率。現例舉相關進程及解決的若干問題：

1.搭建費用管理系統

由于架構龐大，從前端業務發生的費用，如何做好規范核銷指導，使其符合財務要求。搭建OA辦公平臺解決財務監督、管理、制度執行，保證獲取準確及時的相關數據。相關進程如下：

（1）搭建OA審批流程及財務軟件檔案共享對接

將企業各項業務流轉、事務審批以規范的要求，建立事務之間的流轉與協同辦公，使得部門、員工之間的溝通順暢、協調高效。舉例：客商檔案管理流程：將財務檔案所需上報的資料設計成表單流程形式，通過信息后臺控制哪些屬于必填項，哪些屬于限制性選項，業務人員取得客戶資料，需按公司要求第一時間提交OA申請客商檔案新增流程，流程按照企業內控制度要求設置各審批節點，經審批后，流向檔案創建人員（創建人根據財務核算規則及營銷對數據統計維度需求規劃檔案的隸屬關系后創建），信息人員將辦公平臺與財務信息化管理系統進行端口對接，創建人可點推送至財務記賬軟件，自動生成客商檔案信息，經財務審核無誤后保存，減少人員溝通及錄入工作量，使檔案創建入口統一，操作規范，避免重復，使手工審批簽字轉化為流程節點控制，使企業內控能真正落到實處。財務建檔審核確保會計核算有效性與規范性，確保準確并作為企業財務數據歸納的依據。

（2）信息化平臺綜合應用達到財務管控

結合費用類別、審批權限、財務數據考核依據及統計口徑維度、企業KPI業績考核要求、預算控制及會計要素等要求，設計一個或多個標準化費用表單流程，按各項控制要求與實際業務情況的可執行性結合，將需要控制的問題通過信息化技術在流程中控制，約束提交人規范化填寫，費用歸屬統一取自財務軟件的系統檔案，解脫人工控制，規范費用從申請到實發及財務核銷的標準化操作，使業務人員能清晰并簡單按照流程上表單信息指引完成，使財務管控得到有效落實，建立屬于企業自身的費用管理系統。

2.整合財務報表系統，融入企業經營管理共享平臺

費用管理系統作為基礎數據存儲來源，結合內部管理要求及自身特點，考慮到集團企業現狀，同時兼顧未來發展，打造一個“動態平衡”財務信息系統平臺，使財務、供應鏈管理與生產等相關信息在處理或監控上實現同一平臺統一與同步，進而使集團在信息流動、資金流動以及物流流動等方面實現有效的統一。財務報表系統，根據財務或營銷數據統計要求及口徑，由信息部設置自動從費用管理系統或財務記賬軟件中抓取相關數據，使數據使用者能按查詢條件，生成相關報表數據或通過圖表、圖形形式展示為可視化界面，更方便于決策者使用，保證工作效率及準確性。

3.平臺費用管理系統與財務軟件的對接實現自動化

將費用管理系統中的流程信息轉化為財務憑據，由信息人員根據財務入賬規則與財務記賬軟件科目代碼進行匹配，做好端口對接，制成會計分錄模版，會計人員按流程及相關報銷憑據點擊自動推送，財務記賬軟件則自動根據設定的分錄模版生成會計憑證，減少手工錄入工作量及提高入賬準確率，為企業提供更有效的財務數據。

4.電子商務銷售模式配置網店管理系統

網店管理系統與財務軟件對接或直接選購帶財務核算功能的軟件，專門為企業對接淘寶天貓、京東、天貓超市等大平臺開設的店鋪訂單，解決快消品電商渠道的困惑，及時采用適合銷售渠道的軟件是很有必要性。

（1）實現網店訂單及時批量下載，回傳發貨物流信息

客服可批量下載打單、倉庫審核、出庫發貨、物流單對應物流跟蹤系統回傳到店鋪每一個網上訂單、同一個顧客、同個發貨地址拍下多張訂單，系統可選擇合并訂單發貨或拆分包裹功能，并短信通知顧客拆分多個包裹，為企業節約運費及高效處理訂單等，解決信息不對稱導致顧客投訴風險。

（2）解決財務按會計期間確認收入與成本匹配

會計收入確認條件是，與商品相關的所有權的風險和報酬已經轉移。電商銷售是商家貨物發出15天內確認收貨，企業貨物雖已發出，但款未收到，消費者未確認收貨，即表明貨物風險并沒有完全轉移，企業作為“發出商品”處理，待顧客確認收貨，企業支付寶收到款項時，才能符合會計的風險和報酬已經轉移，會計確認收入并結轉相關產品成本。財務要如何準確統計區分這些出庫數據，就需要把需求與網店管理系統軟件實施人員溝通落實，以滿足財務入賬要求。

（3）實現組合套裝產品與財務核算庫存匹配出庫

為應對靈活多變的組合套裝銷售，按財務庫存核算對應的單品分拆，需與軟件實施人員溝通，在網店管理系統上由運營人員按銷售需要的組合套裝建立虛擬商品資料，并通過商品資料設置，將該組合商品資料對應的庫存單品進行配置，系統設置按單品分配銷售收入與進行單品出庫扣減庫存，滿足集團化企業財務核算要求，實現不同渠道庫存能統一核算處理。

參考文獻：

[1]周惠莉.對企業財務管理信息化建設的再思考[J]. 財政監督，2008（11）.

[2]柳鋒.集團企業財務管理信息化存在的問題和對策[J]. 山西財經大學學報，2015（5）.