學校檔案收集工作的難點及對策

談東晶

學校檔案管理工作在學校建設和發展中起到積極的作用，學校檔案工作是學校的一項基礎工作，它既是起到維護學校歷史真實面貌的重要作用，又是學校做出決策的重要依據之一。學校檔案的收集、整理工作對于整個學校的發展是非常關鍵的，科學、系統的檔案收集和整理對學校發展教育事業有積極的促進作用。本文通過學校檔案收集工作進行分析，對學校檔案收集工作提出一些切實可行的意見和建議。

一、學校檔案工作收集碰到的問題及難點

1.對檔案工作的認識不足，重視不夠。學校的中心工作是教育教學，而檔案的日常管理工作屬于輔助性、服務型工作，大部分教師極容易產生對檔案工作的錯誤認識，在檔案形成后往往亂丟亂扔，收集的時候臨時應付，在這種情況下，檔案收集數量和質量都得不到保證。

2.缺乏有效的監管、約束制度，收集工作難以有效開展。雖有規章制度規范各項范圍和內容，但制度執行力不足，檔案收集工作不盡人意，學校缺乏有效的監管和指導制度。獎罰制度落實不到位，造成檔案收集工作拖拖拉拉，收集不齊全，嚴重影響了檔案的有效收集。

3.兼職檔案員隊伍不穩定或被動的工作方式，導致檔案收集歸檔難以完整、及時。學校檔案工作基本上由各部門兼職檔案員來完成，由于部門人員變動較快等客觀因素的影響，兼職檔案員不是頻繁調動就是身兼數職，經常出現檔案工作沒交接或交接不清楚，新的兼職檔案員沒法延續之前的檔案管理工作，直接影響到檔案工作的質量，導致檔案收集歸檔難以完整。兼職檔案員缺乏學習，業務流程不熟悉，平時缺乏主動性，遇到問題往往表現得手足無措，影響工作效率也不利于檔案按時歸檔，給檔案收集工作帶來了困難。

4.檔案員在檔案收集過程中，忽視了其他載體材料的完整。隨著各種現代化電子設備的出現，以磁、電、光等介質為載體的文件也應運而生，產生了大量的電子檔案。現代的檔案不單是文件等紙質材料，也有許多的照片、錄音、錄像、視頻等材料。長期以來，檔案員以接觸紙質檔案為主，隨著電子檔案的普及，檔案員缺乏及時的培訓學習，檔案員對這塊領域的認識和了解甚少，容易導致忽視了此類檔案的收集價值，不能有效地分類保管，造成檔案遺失或保管不善無法利用。

二、學校檔案收集工作的改進措施

1.貫徹落實檔案法規，強化檔案法律意識。增強檔案意識，深入宣傳檔案法，實行依法治檔，使大家充分認識到檔案工作的重要性，增強大家自覺歸檔的意識，才是檔案收集工作有效的保障。

2.加強學習，提高檔案工作隊伍素質。檔案工作隊伍自身素質的高低直接影響著檔案工作質量。檔案管理隊伍中特別是兼職檔案員應具備一定的理論水平和政治素養，懂得黨和國家關于檔案管理方面的政策，懂得檔案工作的基本理論原則和方法。自覺學習現代化信息管理的技術，適應檔案工作的信息化建設的需要，能熟練運用信息化手段來開展檔案工作。

3.開展業務培訓，提高兼職檔案員的業務水平。學校兼職檔案管理員承擔的工作任務越來越多，身兼數職，可以說檔案工作僅是其工作職責的一部分，因此兼職檔案員的業務素質亟待提高。學校應組織對兼職檔案員的業務培訓，聘請校內外專家講解有關檔案的業務知識，技巧方法，結合實際可開展一般理論知識培訓和具體操作方面的培訓。對兼職檔案員進行專門的計算機應用技術等方面的培訓，以適應電子信息技術給檔案工作帶來的影響和變革。通過各種形式的培訓和交流學習，提高兼職檔案員的業務綜合能力，使檔案工作既要保證數量又要保證質量。

4.建立檔案管理網絡。為了便于管理利用及保證信息的準確傳達，建立學校檔案網絡非常必要，及時、準確、完整地把具有保存價值的檔案收集起來，加強檔案部門與其他部門之間的聯系。

5.對移交的檔案及時進行整理，以促進檔案的收集。各部門的兼職檔案員及時進行整理，在歸檔日期內向檔案部門移交，對移交來的檔案要及時、系統地進行整理核對，發現問題及時補充和修補，提高檔案質量。

6.建立長效激勵機制。檔案工作要建立約束和激勵機制，學校行政工作、教學工作繁重，兼職檔案工作往往不計入工作量。學校應制定相應的考核機制，對檔案員工作進行總結和客觀評價，把優秀、良好、合格和不合格作為考核結果。對工作突出的兼職檔案員進行表彰，樹立榜樣，使兼職檔案員有歸屬感，有認同感，激發其工作積極性和主動性，促使他們更好地開展檔案工作。對不合格的部門科室要追究個人責任和領導責任，對嚴重違紀違法者給予嚴厲處罰，使檔案管理員清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發展息息相關。

責任編輯何麗華