淺析計算機信息處理技術在辦公自動化上的應用

蔡春梅

摘要：計算機信息處理技術作為電子信息產業飛速發展帶來的產物，將現代計算機技術與通信技術做到了有機融合，儼然成為了推動辦公自動化發展新的契機。該文結合實際，針對如何在辦公自動化中應用計算機信息處理技術提出相關建議，以期為其他相關從事人員有所啟迪。

關鍵詞：計算機信息處理；辦公自動化；應用策略

中圖分類號：TP393 文獻標識碼：A 文章編號：1009-3044（2018）03-0195-02

計算機的出現與發展，在人類社會產生了猶如地震般的巨大影響，直接或間接地促進了各行各業的蓬勃發展。伴隨著大數據、web2.0時代的到來，效率逐漸成為了企業發展的核心關鍵，辦公自動化在全世界范圍內正如火如荼進行。隨著經濟全球化活動般愈演愈烈，我國企業與國外先進優秀企業展開了直接性競爭，如何進一步提高企業效率、規范企業管理成為了迫在眉睫的問題。針對這種情況，企業需要將計算機信息處理技術應用到企業自動化中來，不斷磨煉自身計算機信息處理技術，加強辦公自動化認知了解，從文字圖片處理、會議展開、信息安全等方面展開深入合作。

1 加強計算機信息處理概念認知

從原始社會開始，信息處理就是人類生產生活所必備的一種技能，隨著科技的不斷發展、電子時代的到來，計算機因其運轉速度極快、能夠處理文字、圖片、聲音、視頻等多種類型的信息、準確度優秀等優點逐漸成為了信息處理技術最主流的媒介與工具。與傳統企業信息處理工具相比，“自動化”本身就是計算機在信息處理過程中的一大特性，能夠極大降低工作人員工作強度與工作壓力，節省企業運行成本，提高企業運行效率，與辦公自動化要求不謀而合。現如今計算機信息處理技術已經從早期的單項處理與綜合處理發展到系統處理階段，主要依賴于信息系統技術、數據庫技術與檢索技術三大核心。

信息系統技術（Information system）隨著計算機行業蓬勃發展應運而生，是一種主要由計算機硬件（Computer hardware）、計算機軟件（Software）、相關通信設備（Industrial Communication Device）、網絡條件（Network）、信息數據（Information Resources）、管理制度與操作人員所組成的交互式系統，具體功能是指操作人員通過操作計算機與相關周邊設備進行信息采集、信息傳輸、信息保存、信息二次加工與信息運用等一系列操作。信息系統技術作為一門新興科技，已經初步完成了從C/S（Client/Server——客戶端/服務器）架構到B/S（Browser/Server——瀏覽器/服務器）架構的轉化。C/S架構不僅需要對操作人員進行相關培訓，更對工作環境有著較為苛刻的要求，需要專門的操作系統與軟件環境才可以正常工作。相比之下，B/S架構通過瀏覽器為外在表現，以網絡作為內在核心的工作環境不但最大程度上降低了人員操作難度，更使得跨平臺操作成為可能，滿足信息時代對碎片化時間利用的要求。信息系統主要負責計算機信息處理技術的五項基本功能，即輸入、輸出、存儲、處理與控制。輸入功能主要根據辦公要求、辦公目的、硬軟件規格所決定，是其他功能實現的前提。存儲功能具體是指辦公人員對已獲取的信息進行保存，方便以后查閱與分析。處理功能基于OLAP多機聯合處理技術與DM數據發掘技術實現，具體操作由控制功能進行。輸出功能是其他所有功能的最終目的，得到需要信息。

數據庫技術是計算機信息處理的核心內容，是一種幫助計算機進行數據整合的工具，主要負責數據的高速收集與處理，主要探究數據的系統規范化整理與保存。對辦公自動化而言，數據庫不僅可以保存員工信息方便員工系統化管理，更可以對所有辦公數據進行規范性保存，從小方面而言可以作為對以往工作的保存與記錄，就大方向而言，豐富的信息儲存允許進行大數據技術分析從而幫助決定公司走向與主要實務決策。信息檢索技術則是將信息按照某種特定方法進行串聯，方便辦公人員以最快速、最便捷的方式尋找到自身所需信息。為確保工作效率，辦公人員需要結合傳統手工檢索與計算機機械檢索優點，在速度快、方向準的基本前提下，確保良好的回溯性。

2 了解辦公自動化體系，保證與計算機信息處理技術有機結合

辦公自動化概念來自于西方優秀企業，英文為Office Automation，即人們通常所說的OA。辦公自動化并沒有嚴謹的科學定義，主要是指在傳統辦公工作中采用全新科技技術、優秀工具設備，完成系統化、高效化辦公。辦公自動化一般情況下需要結合大量電子設備與信息技術進行，所以也被稱作數字化辦公，在傳統辦公方式的基礎上，強調以集體為單位、提高辦公協作、事務決策的統一原則，具備以下五大特性：第一，易用性。正如上文所言，辦公自動化強調協同辦公、整體決策，所以辦公方式必須為全體員工所認可。所以辦公自動化需要結合信息系統技術的C/S架構，構建網頁化辦公體制，以“簡單”、“跨平臺”、“隨時隨地”作為核心要求。第二，健壯性。顧名思義，健壯性要求OA辦公系統具備可靠的性能，允許大量人員同時辦公的需求。從硬件規格上來說，辦公系統需要具備高速、穩定的服務器，順暢、足夠的網絡帶寬；從軟件規格上來說，OA結構設計需要結合計算機操作系統理論，避免出現“饑餓”、“死鎖”的狀態，保證辦公的并發性。第三，開放性。研究證明，市場上并不具備某一套軟件設備能夠獨立完成辦公自動化所有需求，所以OA系統設計過程中需要確保能夠與其他優秀軟件進行互聯、互動，方便辦公自動化進行進一步整合擴容，以備將來能夠升級系統保證復雜性事務處理。第四，嚴密性。企業內部之間劃分為許多子公司或部門，辦公自動化必須建立在“大集合”與“小獨立”的基礎之上，即建立標準化的整體信息體系，保證各個子類標準統一、信息共享、權限相同，同時給予各個部門足夠的獨立空間，確保員工工作私密性，提高工作熱情。第五，實用性。實用性要求OA體系中軟件或者功能必須與辦公業務相匹配，去除冗余功能、滿足所有辦公需要。由于企業總是在不斷發展的，處理事務也是不斷變化的，辦公自動化體系需要做到與時俱進，及時更新升級，完善功能體系。

3 依靠計算機信息處理技術改革文字處理手段

文字的錄入處理一直是實際辦公中最重要的操作之一，相比于傳統錄入手工錄入手段，使用計算機信息處理技術中的光學字符識別技術在速度上遠超前者數十倍乃至百倍不止。光學字符識別技術（Optical Character Recognition）也被稱作OCR技術，是通過使用電子設備掃描圖片，依靠明暗變化與形狀將圖形翻譯成文字的科技。早期OCR識別率與正確率確實不太適合辦公等嚴肅性活動，但是隨著技術、設備更新換代，OCR已經可以初步勝任文字錄入的工作。操作人員在進行文字識別過程中，需要按照以下四條流程：第一，影像輸入。影像作為被掃描對象，清晰程度直接關系到識別速度，所以操作人員在拍攝或掃描影像過程中需要按照拍攝清晰、合適大小、去除冗余的核心要求。第二，對比識別。對比識別主要指OCR軟件進行文字識別的過程，但是識別之前操作人員必須將影像放置恰當，便于機器識別，并且根據影像特征選擇合適的掃描算法，例如動態比對法、Hidden Markov Model、Experts System等。第三，人工校正。人工校正顧名思義就是操作人員用肉眼去比對掃描結果與原文本匹配程度，對其中的錯別字、漏字進行修正填充的過程。第四，結果輸出。由于文字具備字體、顏色等屬性，所以在輸出結果時，操作人員需要根據需求選擇合適的字體與顏色，例如“力求與原文本一致”或“以漂亮優先”等輸出要求，最后對文章總體進行合適排版。例如在實際文字掃描過程中，根據掃描文本的語言，我會選擇不同特性的軟件，對于英文文本我會選擇使用Adobe Acrobat Reader DC軟件識別，中文文本我則會使用漢王PDFOCR軟件。以漢王PDFOCR軟件為例，首先在軟件中進行圖片導入，支持png、jpeg、pdf、bmp等多種格式，然后使用鼠標選擇識別區域進行掃描。漢王PDFOCR軟件掃描到結果之后，對于無法識別或不確定正確的文字都會標紅，方便我進行比對。最后，由于該軟件并不具備排版功能，所以需要我將文字導入文字處理軟件進行進一步調整。除了文字錄入，文檔的排版也是辦公過程中極為重要的工作。結合計算機信息處理技術，對于公司職員層次而言，要求具備一定的辦公軟件使用技能；對于公司層次而言，要求公司制定一系列規范化文檔格式要求，對不同類型的文檔從字體、磅值、段落等方向制定不同標準，方便進行批量管理。

4 使用計算機信息處理技術進行圖片編輯與PPT演示

相比于傳統使用文檔或者幻燈片對工作進行匯報的形式，依靠計算機信息處理技術中Microsoft Office PowerPoint軟件制作PPT演示的形式明顯更加具體形象。Microsoft Office PowerPoint軟件允許在PPT中添加圖片、文字、動畫等多種形式內容，2010后的版本更是允許視頻形式的輸入輸出，對匯報者而言能夠從多個角度展示工作匯報，更形象展示工作意向與流程；對聽眾而言，豐富多彩的形式不僅能激發聽取欲望，更將理解難度降至最低。隨著計算機圖片編輯軟件功能日趨完善，編輯圖片的工作無論對PPT制作來說，抑或是對日常工作而言，均演變成了辦公人員必不可少的技能。辦公人員在實際圖片編輯過程中，根據處理工作不同可以選擇不同的圖形編輯工具，例如進行圖片簡單處理時，可以使用免費的ACDsee軟件；在進行更具體、更全面的編輯工作時，可以使用Adobe Photoshop軟件；在進行矢量繪圖或者商業美術設計時，可以使用CorelDraw X6軟件。

5 嚴格把控網絡安全，避免信息泄露

互聯網儼然已經成為了辦公自動化的靈魂與核心，大部分日常辦公活動離開互聯網就會馬上呈現癱瘓狀態。伴隨著互聯網帶給用戶的極大便利，安全問題逐漸顯露出來。信息安全與公司利益直接掛鉤，信息泄露將會對公司帶來巨大的經濟損失，OA系統受攻擊癱瘓更是會導致公司無法正常運轉，極大影響公司信譽。只要是與互聯網相關的操作，就會有網絡漏洞，然后就會被各種“白帽子”與“黑客”進行掃描、刷庫、脫庫、篡改一系列手段對用戶進行侵犯，進行信息盜取。為盡量縮減互聯網帶來的侵害，公司職員盡可能訪問SSL協議下的https萬維網服務，要求網絡管理員時時關注網絡健康，檢查修復OA系統bug，避免突然爆發的互聯網安全漏洞對公司帶來損害。例如，在2014年4月7號爆出的OpenSSL“心臟出血”漏洞。該漏洞允許攻擊者獲取服務器上64k大小的數據內容，破壞性之大、影響范圍之廣、受害用戶之多幾乎可以稱作是計算機安全史上的里程碑事件。該問題來自于OpenSSL于2012年引入的heartbeat機制，該機制本為解決TLS無法連接長期儲存的問題，但是編寫代碼未對tcp協議和udp協議作出邊界判定，故此引發盜取數據事件。為保證信息安全，網絡管理員需要在此類問題發生初始就拒絕用戶訪問含有重要數據網站，例如網銀、電商、電子郵件等，保證公司權益，并且時刻關注網絡修復狀況，在修復成功的第一時間恢復業務，將損失降至最低。

6 結束語

辦公自動化是一個復雜的、長期的辦公方式，傳統辦公形式已經跟不上時代發展的步伐，圍繞計算機信息處理技術展開的辦公自動化模式正如日方升。辦公形式的改革不能一蹴而就，需要領導與員工群體不斷探索與改良。在大數據信息化時代的背景下，公司企業要勇于改革辦公方式，敢于引入全新技術，加大計算機信息處理技術的重視程度，真正提高辦公效率。

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