關(guān)于數(shù)字檔案館的思考

楊煥英

摘 要：數(shù)字化發(fā)展的社會脈絡(luò)正在不斷推動信息技術(shù)的進(jìn)一步發(fā)展，而科技的發(fā)展又推動了信息化社會的建設(shè)。在這一社會背景下，將檔案管理進(jìn)行數(shù)字化，建設(shè)數(shù)字檔案館，正在成為社會發(fā)展的必然要求。為促進(jìn)信息化建設(shè)和現(xiàn)代化的檔案管理，進(jìn)行數(shù)字檔案館的建設(shè)十分重要。本次研究從數(shù)字檔案館的概念和作用入手，分析數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性，為完善數(shù)字檔案館建設(shè)的方案提出理論上的支持。

關(guān)鍵詞：數(shù)字檔案館 數(shù)字化 數(shù)字建設(shè) 信息資源

中圖分類號：G27 文獻(xiàn)標(biāo)識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）01-00-01

前言

對現(xiàn)代社會的發(fā)展而言，不斷強(qiáng)化信息建設(shè)是必然的要求。社會發(fā)展要求檔案館的建設(shè)需要進(jìn)行進(jìn)一步提高，而數(shù)字檔案館的建設(shè)能夠有效地降低檔案管理壓力、提高檔案收納容量，具有比紙質(zhì)檔案管理更加便于管理的特性，是檔案館發(fā)展的必然方向和選擇。因此，不斷完善數(shù)字檔案館的建設(shè)方案，能夠有效提高數(shù)字檔案館的建設(shè)質(zhì)量，進(jìn)而不斷加強(qiáng)其建設(shè)水平和效果。

一、數(shù)字檔案館

數(shù)字檔案館就是指代能夠?qū)n案進(jìn)行儲存和管理，方便對檔案信息的利用的一個數(shù)據(jù)空間。它是一個能夠?qū)n案信息資源進(jìn)行管理、處理和閱讀、查找的信息系統(tǒng)，不僅是數(shù)據(jù)中心和對檔案信息的發(fā)布利用，更能夠?qū)n案通過收集、創(chuàng)建、確認(rèn)、轉(zhuǎn)換、存檔、管理、發(fā)布利用的流程進(jìn)行有序的處理和集成管理[1]。這種方式具有信息組織與傳輸網(wǎng)絡(luò)化、服務(wù)范圍擴(kuò)大化、信息資源共享化、信息檢索便捷化等特點，能夠突破傳統(tǒng)業(yè)務(wù)管理的限制，促使檔案管理的效果最優(yōu)化，保證檔案信息的真實完整和有序性[2]。

二、數(shù)字檔案館建設(shè)的必要性

1.新形式下檔案工作的必要性

檔案工作一致以來都有著數(shù)據(jù)工作量大的問題。現(xiàn)代已經(jīng)邁入了知識經(jīng)濟(jì)、信息社會，檔案數(shù)量正在呈爆炸式的增長。在這一前提下，為保障檔案管理能力得到進(jìn)一步的提高，進(jìn)行數(shù)字檔案館的建設(shè)具有高度的必要性。數(shù)字檔案館的建立能夠更加簡便地進(jìn)行檔案信息和數(shù)據(jù)的查詢，其優(yōu)勢更加適應(yīng)現(xiàn)代社會的發(fā)展方向。

2.有助于提高檔案管理水平

進(jìn)行數(shù)字檔案館的建設(shè)，對檔案管理水平的提高，具有積極的作用。由于現(xiàn)階段網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，利用網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)構(gòu)建起的數(shù)字檔案館更加符合社會發(fā)展的需要，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)通過關(guān)鍵字搜索等方式，能夠更加簡單地展示出資料檢索結(jié)果，在進(jìn)行歸檔、整理和使用時，能夠大量地節(jié)省時間。利用云技術(shù)，也能夠?qū)n案信息資料儲存到網(wǎng)絡(luò)上，減少了資料丟失、損毀的可能性。另外，利用網(wǎng)絡(luò)技術(shù)進(jìn)行的檔案管理，超越了實體的界限，傳遞檔案信息可以只通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行，使得檔案傳輸更加便捷。數(shù)字檔案的輸入、編寫和修改也比傳統(tǒng)的方式更加便捷，因此能夠起到良好的效果，提高檔案管理水平[3]。

3.有助于提高檔案信息服務(wù)質(zhì)量

數(shù)字檔案的建立，也有助于提高檔案信息的服務(wù)質(zhì)量。傳統(tǒng)的檔案信息服務(wù)過程中，想要找到所需要的信息時，往往需要在浩如煙海的信息庫中進(jìn)行檢索，但數(shù)字檔案館所提供的信息搜索服務(wù)則非常簡單易行，搜索出的信息也更加準(zhǔn)確及時。這種信息比傳統(tǒng)的信息檢索和管理方式具有更高的實用性和準(zhǔn)確度，能夠在工作中起到更大的作用。而檔案信息質(zhì)量的提高，最終有助于促使公共服務(wù)能力的提升，促進(jìn)資源配置能力的提升，令廣大人民的社會服務(wù)需求得到滿足。

三、數(shù)字檔案館的建設(shè)方案

進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)，需要在遵守國家的法律法規(guī)標(biāo)準(zhǔn)的前提下，進(jìn)行各方面的準(zhǔn)備工作。建立數(shù)字檔案館，首先需要對信息資源進(jìn)行整合，同時需要避免出現(xiàn)設(shè)備和網(wǎng)絡(luò)的安全隱患。而保證數(shù)字檔案館的建設(shè)質(zhì)量，則需要培養(yǎng)相關(guān)的人才、更新管理理念、準(zhǔn)備充裕的資金，才能夠令數(shù)字檔案館的建設(shè)起到真正有助于提供社會服務(wù)的效果。

1.完善數(shù)字檔案信息資源

建設(shè)數(shù)字檔案館，首先需要完善信息資源。現(xiàn)階段在進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)中有兩方面的工作，其一是將傳統(tǒng)方式中建立起的紙質(zhì)信息檔案錄入到數(shù)字檔案館中，其二是直接利用數(shù)字檔案館的系統(tǒng)進(jìn)行新的信息資源錄入。以上兩種方式都是現(xiàn)階段進(jìn)行數(shù)字檔案信息完善的主要工作，因此需要作為核心工作進(jìn)行完善和強(qiáng)化。因此，在數(shù)字檔案館建設(shè)的過程中，首先需要注意的就是對檔案信息的完善和豐富，注意隨時進(jìn)行信息資源的補(bǔ)充，同時利用網(wǎng)絡(luò)資源，對互聯(lián)網(wǎng)上的信息進(jìn)行搜集和補(bǔ)充，以強(qiáng)化數(shù)字檔案館在資源上的優(yōu)勢。與此同時，也可以通過加強(qiáng)信息資源開發(fā)的方式，強(qiáng)化信息資源的共享能力，以保證能夠更好地達(dá)成對廣大人民的服務(wù)能力。

2.保障數(shù)字檔案建設(shè)安全

保障數(shù)字檔案的信息安全，需要從兩個方面入手。其一是檔案本身的安全性，其二是網(wǎng)絡(luò)平臺的安全性。前者針對的是數(shù)字檔案系統(tǒng)本身的問題，需要構(gòu)建一個完整有效的、具有高度安全性的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，令其具有較高的完成度和實用性，避免出現(xiàn)系統(tǒng)崩潰、卡Bug、系統(tǒng)本身出現(xiàn)漏洞導(dǎo)致數(shù)據(jù)損壞的情況。另外也需要注意進(jìn)行信息數(shù)據(jù)的備份，避免當(dāng)系統(tǒng)出問題時導(dǎo)致數(shù)據(jù)大量丟失。而后者針對的則是與網(wǎng)絡(luò)大環(huán)境相連接的情況下，可能會出現(xiàn)的外部問題，需要建立嚴(yán)密的防火墻，避免在搜集網(wǎng)絡(luò)資料、豐富數(shù)字檔案館的資料庫時，被外部病毒侵入系統(tǒng)內(nèi)部，造成嚴(yán)重的系統(tǒng)損害[4]。數(shù)字檔案館在建立的過程中，需要將安全保證放在比較重要的位置上，利用嚴(yán)格的管理制度和較高的信息技術(shù)水平，保證數(shù)字檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定性和可靠性，提高其可控性，同時減少其可能遭受到非法修改的可能性。這樣才能夠進(jìn)一步保證數(shù)字檔案系統(tǒng)的穩(wěn)定性和應(yīng)用效果。

3.培養(yǎng)相關(guān)建設(shè)人才

由于數(shù)字檔案館的建設(shè)和維護(hù)需要具備較高的信息技術(shù)水平，這就意味著對信息技術(shù)專業(yè)人員的要求比較高。首先，檔案管理本身就需要工作人員具有比較高的專業(yè)素質(zhì)和知識，而技術(shù)上的要求又進(jìn)一步提高了人力資源的成本。這意味著數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中，需要具備檔案管理專業(yè)素養(yǎng)、相對較高的信息技術(shù)能力和管理能力的復(fù)合型工作人員，因此相關(guān)人才的培養(yǎng)至關(guān)重要。另外，在工作的過程中，工作人員進(jìn)一步提高自身專業(yè)能力也非常重要。管理人員需要在實際工作的過程中進(jìn)一步進(jìn)修，不斷提高自身的工作素養(yǎng)和能力，進(jìn)一步加強(qiáng)對工作的理解，成為能夠滿足現(xiàn)代數(shù)字檔案館建設(shè)要求的復(fù)合型人才。

4.更新管理理念

另外，由于新式的數(shù)字檔案管理的理念，與傳統(tǒng)的檔案管理方式有著較大的不同，因此在管理過程中，需要管理人員不斷轉(zhuǎn)變其管理理念，使之符合數(shù)字檔案館建設(shè)的要求。針對數(shù)字檔案館的建立和管理現(xiàn)狀，改變原有的紙質(zhì)檔案管理經(jīng)驗，轉(zhuǎn)向更加重視檔案管理過程中的信息化進(jìn)程，加強(qiáng)對系統(tǒng)的開發(fā)和改進(jìn)，提供更加優(yōu)質(zhì)的服務(wù)。另外，也需要針對信息資源的特點，對數(shù)字信息資源進(jìn)行深入的研究，加強(qiáng)對信息資源的網(wǎng)絡(luò)化的理解。對數(shù)字檔案館的管理模式得以更新，才能夠不斷提高信息檔案對社會建設(shè)的輔助和服務(wù)作用[5]。

5.提供資金支持

最后，在進(jìn)行數(shù)字檔案館的建設(shè)過程中，也需要國家進(jìn)行大量的資金支持。數(shù)字檔案館的建設(shè)立足于現(xiàn)代信息技術(shù)之上，對科技水平有比較高的要求，這就意味著在新技術(shù)方面的投入較大，購買高新技術(shù)的硬件、設(shè)施，進(jìn)行軟件的設(shè)計和定期維護(hù)升級，建立管理系統(tǒng)并不斷加以改進(jìn)，這些都需要較大的資金支持。額與此同時，全國范圍內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)資料數(shù)量龐大、種類繁雜，將之錄入到計算機(jī)系統(tǒng)中，進(jìn)行檢查、糾錯、核查，也需要大量的人力資源，這一部分的成本支出同樣是比較大的負(fù)擔(dān)。然而這份投入并不是一次性的，由于信息技術(shù)發(fā)展的速度異常迅猛，后期的更新工作同樣是較大的投入。因此，巨大的資金支持是十分必要的。

結(jié)論

綜上所述，進(jìn)行數(shù)字檔案館的建設(shè)和發(fā)展，對科技不斷進(jìn)步和創(chuàng)新，信息化不斷深入發(fā)展的現(xiàn)代社會而言，進(jìn)行數(shù)字檔案館的建設(shè)，是檔案管理的必然發(fā)展方向。數(shù)字檔案館的建設(shè)在新形式下檔案工作中具有高度的必要性，有助于提高檔案管理水平，同時有助于提高檔案信息服務(wù)質(zhì)量。而針對數(shù)字檔案館的建設(shè)方案的構(gòu)建和改進(jìn)，對檔案管理效果的提升而言，同樣具有重要的積極意義。通過完善數(shù)字檔案信息資源、保障數(shù)字檔案建設(shè)安全、培養(yǎng)相關(guān)建設(shè)人才，不斷完善數(shù)字檔案館建設(shè)條件，提高數(shù)字檔案館的建設(shè)質(zhì)量，是新時代進(jìn)行數(shù)字檔案館建設(shè)的必然要求。

參考文獻(xiàn)

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