探析人事、文書、會計檔案的工作管理經驗

袁媛

摘 要：隨著時代的變化與發展，人們對人事、文書以及會計檔案管理工作提出了更高的要求。本文主要圍繞人事、文書、會計檔案的工作管理經驗進行探究。

關鍵詞：人事檔案 文書檔案 會計檔案 管理經驗

中圖分類號：G275 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）01-00-01

前言

在企事業單位中，人事、文書以及會計檔案是各項工作的記錄，也是單位進行管理的重要依據。檔案的管理的好壞會直接影響到一個單位的日常管理，影響單位的進一步發展。下文就人事、文書、會計檔案的工作管理經驗進行簡要的分析。

一、人事、文書、會計檔案管理的主要特點

1.管理工作較為復雜繁瑣

無論是人事檔案的管理，還是文書檔案的管理，其工作的重點就是收集以及保存各類資料。在進行檔案管理時，其主要對象為以下幾個方面：（1）人事、（2）單位的各種資料與文件、（3）單位的財會信息資料等。由于所涉及的資料較為復雜，門類非常繁多，這就導致檔案的管理工作量非常之大，導致檔案的管理工作非常復雜繁瑣。

2.檔案內容以及載體較為豐富

隨著科學技術的進步與發展，人事、文書、會計資料的種類也變得更加豐富，載體也變得更加豐富。現如今，檔案的載體有各種電子文件，有錄像以及錄音等，還有照片。基于此，就需要檔案管理人員有著一定的信息化技術水平，需要他們與時俱進，不斷提高自己的專業技術水平，以適應檔案管理工作的發展【1】。

3.具有規范性、保密性以及服務型的特點

現如今，在進行檔案管理時，都會有著特定的規范標準為依據，對檔案的編輯格式、儲存格式等都有著特定要求。另外，檔案管理工作對資料的安全性有著較高的要求，所以在檔案管理工作中，一定要認真仔細，需要檔案管理人員具備高度的責任感。

二、當前檔案管理存在的主要問題

1.制度需要進一步的完善

現如今，在我國企事業單位的人事、文書、會計檔案管理中，檔案管理制度還不夠完善，管理制度以及管理方法都較為傳統，沒有與時俱進進行及時的更新。這就影響了檔案管理的科學化、規范化進程。

2.管理水平有待提升

當前，在我國一些企事業單位中，檔案計算機管理軟件系統雖然得到了廣泛的應用，但是卻缺乏了統一的標準，在管理過程中，缺乏通用性，這就導致檔案管理不夠規范、標準。如，有一些檔案管理軟件，其主要側重點在檔案專業流程的研究上，卻沒有對檔案與文件的銜接進行關注，尤其是在實行了辦公自動化之后，一些企事業單位的檔案管理軟件沒有與OA系統進行無縫銜接，這就造成一些電子文件不能夠及時的歸檔。

三、檔案管理經驗

1.人事檔案

人事檔案主要是對單位人員的信息進行記錄的一個載體，其中包括職工的工作年限、工作經歷、學歷情況等，是對單位員工工作期間經歷的具體記錄。這就需要檔案管理人員要確保原始材料的真實性，保證原始材料的完整性。

作為人事檔案管理工作者，一定要對單位的人事工作有著較為詳細的了解，能夠有著一定的計算機操作能力，最為重要的是，要具備較強的保密意識。眾所周知，人事檔案涉及到單位員工的信息資料，一旦泄露，勢必會給員工造成不利的影響。

在對人事檔案進行管理時，要在分類上進行把握，根據相關規定標準實行按類歸檔，這樣有助于以后的查找工作。另外，要提高檔案管理人員的認識，對于必須要材料信息，一定要準備齊全，如，姓名、電話、工作經歷、照片等基礎信息資料，一定要完備。還需要做好監督工作，在職工填寫履歷表時，要指導他們填寫齊全，并核對信息的準確性，如此方能夠讓人事資料信息變得更加真實、完整。在填寫過程中，應當使用黑色碳素筆進行填寫，這樣方便長久的保存。接下來就需要將這些信息資料登錄到單位的管理系統之中，將這些信息資料傳輸到單位專業的數據庫之中，以便后期的管理與查詢。隨著科學技術的不斷發展，計算機技術在我國各領域的應用非常的廣泛，在人事檔案管理工作中，計算機技術就發揮了重要的作用，通過將人事信息資料儲存到專業管理軟件之中，能夠使管理工作變得更加的簡單【2】。

2.文書檔案

文書檔案主要是記錄單位日常工作管理的憑證，是能夠證明一個單位發展情況的工具。所以在進行文書檔案管理時，管理人員需要及時做好歸檔工作，為單位提供最為完整的原始資料。如，在交通規劃勘察設計院中，做好文書檔案管理工作，就能夠方便工作人員對以往的交通規劃情況進行察看，通過以往交通資料的對比，使設計人員了解當地交通的發展情況。這樣一來，設計人員就可以根據當地的實際情況，來設計規劃出最新的道路交通圖，以推動當地交通的發展。而要實現這一工作任務，需要進一步提升檔案管理人員的綜合素質，要提升其業務水平，使他們能夠掌握現代化管理技能。隨著網絡信息時代的來臨，電子信息化在我國各行各業得到了廣泛的應用，在文書檔案管理中，電子信息化的應用使以往相對復雜的工作得到了較大的簡化。因此在今后的工作過程中，檔案管理人員需要提高自己的電子操作技能，這樣才能夠更好的適應文書檔案管理工作的開展【3】。

3.會計檔案

在形成、保管以及利用方面，會計資料都有著自己專業的特點，其檔案的類別不同，那么保管期限也會存在一定的差異。會計檔案有一個較大的特點，那就是專業性較強，具有非常嚴格的管理制度。與其他類別的檔案相比而言，會計檔案的收集要及時、完整、真實，這就要求會計檔案管理者要高度重視這項工作，要提高自己的職業道德水平，做到對這項工作認真負責。

在裝訂過程中，一定要確保會計憑證的裝訂整齊美觀，整本憑證需要盡可能的保持厚度一致，在粘貼過程中，一定要保證粘貼牢固，做到不掉頁。與此同時，要做到不壓字，要保證憑證是按順序裝訂，還要注意憑證的裝訂不能夠顛倒，否則在今后的查閱過程中，會讓查閱人員感到非常的麻煩。

在對會計檔案進行保管時，要注意管理人員不能由單位出納人員擔任，在將這些會計資料進行歸檔以后，要切忌對這些資料檔案進行隨意拆封。會計檔案不應該隨意借出，以防止丟失，如果需要借出，則要做好各項登記手續，以便后期檢查。在保管期限上，檔案管理人員需要注意一點，對于一些特殊的固定資產卡片，需要在固定資產報廢之后再保管五年才能夠進行清理。對于一些保管期已滿但是卻沒有完成的事項，切忌銷毀這些檔案資料，一定要在事項完結之后，再根據相關的程序來對其進行銷毀。

結語

綜上，隨著我國社會經濟的快速發展，加強人事、文書、會計檔案管理工作也就變得越來越重要，為了更好的對檔案進行管理，需要加強對檔案管理工作人員的培訓工作，要提高他們的職業道德素質，提高他們的專業水平，使他們能夠更好的應對新時期的檔案管理工作。本文主要是筆者根據自己多年的工作經驗所寫下的一些經驗與心得，其中如有不足之處，還望大家多多指正。

參考文獻

[1]寧寧.淺談人事、文書、會計檔案的工作管理經驗[J].吉林廣播電視大學學報，2014，11：82+104.[2017-08-25].

[2]劉濟誠.醫院檔案工作中的幾點認識[J].檔案學研究，2013，S1：44-47.[2017-08-25].DOI：10.16065/j.cnki.issn1002-1620.2013.s1.003

[3]丁家友.知識生態視野下檔案學知識網絡計量研究[D].武漢大學，2015.