新形勢下圖書館采編業務外包的思考

王淑軍

摘 要：隨著信息技術的發展，大數據時代已經來臨，傳統圖書館業務流程重構已不可避免。采編作為圖書館的一項基礎性工作，為提高工作效率，提高資源利用效率，更加專注于讀者服務等工作，目前許多圖書館都采取了采編業務外包的形式。但如何在提高效率的同時，更好地提高和控制采編的質量，為讀者提供更好的服務，是亟待要解決的問題。

關鍵詞：業務外包 采編 質量

中圖分類號：G25 文獻標識碼：A 文章編號：1003-9082（2018）01-00-01

一、采編業務外包的動因

圖書館采編業務外包是指圖書館和圖書承包商之間，借助現代化的網絡技術，通過網上數據傳輸，異地（或到本館）幫助圖書館完成其圖書分類、圖書編目、圖書加工等任務的一項業務活動，是其社會化過程中合理利用外部資源的一種有效方式，它既是當前社會發展的趨勢，也是圖書館自身發展的客觀需要，不僅能最大限度地節省圖書館的人力、物力、財力資源，而且能從根本上解決圖書館新書利用滯后等問題。它使得圖書館節省了人資資源，減少了資金和成本的投入，加強學科服務工作，提升圖書館的整體實力和知名度。當前高校圖書館和社會圖書館都面臨著圖書館館員的人力資源稀缺，面對圖書館的大量兀雜的工作任務，在工作人員無法按時完成工作任務的背景下，希望通過借助外包服務商專業化的資源來完成圖書館一些非核心、輔助性的業務，用來彌補館內的人力資源不足，節約運營成本，提高服務質量，使圖書館專注于其核心業務服務，將傳統圖書采編的輔助性工作外包，成了不二選擇。

目前，國內圖書館業務外包主要有以下幾種形式：采訪外包、圖書加工外包、編目外包、回溯建庫外包、報刊裝訂外包、流通上架外包、計算機硬件維護外包、現代技術外包、物業管理外包等等，其中采編業務外包是目前圖書館應用最廣泛、成效較顯著的一種。當前，采編業務外包的內容相對集中在圖書館的非核心業務上，大多數圖書館的外包內容就是書刊加工，如蓋館藏章，貼條碼，貼書簽，嵌入詞條等一些簡單重復的工作。

二、采編業務外包存在問題

采編業務外包已成為圖書館提高服務質量和工作效率的有效途徑，是圖書館改革發展的一種必然趨勢，但采編業務外包過程中還存在諸多問題，需要更加合理的規劃，更加優化的程序，更加精通業務的工作人員，來優化和完善整個外包業務。

1.承包商服務質量難以保證

書籍承包商根據外包協議為圖書館提供服務，本是為了提高效率，節省成本的行為，但在實施過程中，屢屢發生一些問題，導致整個外包業務質量不高，其主要集中在圖書質量、編目數據質量、服務質量等方面。

圖書質量問題。在采編業務外包過程中， 圖書質量的問題集中體現在以下兩個方面： 一方面是圖書自身質量問題， 包括圖書裝訂質量差、圖書殘損及書源較差等； 另一方面是圖書加工質量問題，包括貼錯標簽、漏蓋館藏章、非外借圖書未按要求加工、索書號書寫不清、索因書商原因導致的重書、換書后仍按未換書前信息加工導致所有加工款目完全錯誤等。

編目數據質量問題。從目前的情況來看，絕大多數的圖書供應商都提供MARC 數據，基本上得到了圖書館的認可，但因書籍承包商問題，配送的編目數據來源參差不齊，有些是套錄國家圖書館和高校文獻保障系統（CALIS）等編目中心的數據，有些是書商自己組織編制的，因此，有些數據在轉入圖書館自動化系統后發現數據不全和數據丟失的現象。另外，外包商的編目人員專業知識缺乏，在編目時主要是套錄數據，對于叢書和多卷書不能準確分類，或不能按照各自圖書館自身特點來進行數據采集和加工，如索引號、館藏信息的分配以及圖書編目信息的查重等。

服務質量問題。盡管在書商承接外包業務時都會簽訂詳盡的服務條款，但由于一家書商往往承接很多客戶的業務，因此需要各圖書館在業務來往中與書商保持順暢的溝通， 才能最大限度地降低出錯率， 保證服務質量。

2.外包業務過程管理難

外包業務從最初的合約簽訂，到過程監管、到最后的驗收，都需要雙方良好的溝通和協調管理，在實際操作過程中普遍存在一些問題，諸如溝通不暢、各負責部分之間相互推諉扯皮、書商主要負責人頻繁更換，或更換負責人時交接不明導致外包服務質量大幅波動、已明確溝通過的問題并未按要求實施等。在操作過程中，由于書商安排的編目人員不屬于圖書館人員，容易形成書商工作人員對圖書館的指示陽奉陰違等現象，導致編目質量下降。

3.專業人員成長障礙

采編部一直都是圖書館技術含量相對較高的部門之一，采編人員對本館的特色、運作方式、管理機制等熟悉度相對較高，所以采編人員的專業能力對圖書館事業的發展至關重要。由于業務外包后，很多本應由館內人員完成的工作，都由書商來完成了，這并不利于圖書館行業的未來發展；另外，也不利于圖書館內部工作職員對自己操作能力的提升與進步。

4.容易形成依賴癥

傳統的圖書館業務都是由圖書館內部工作人員完成，采取業務外包后，一方面自身技術能力會慢慢降低，同時還可能對圖書承包商形成依賴癥，從而導致導致書商的壟斷經營問題。特別是在書商逐漸掌控著圖書館越來越多的核心業務后，圖書館會有被架空的可能，導致圖書館管理者無法真實了解掌握自身情況和發展現狀，對圖書館的未來發展存在一定風險。

三、提高采編業務外包質量的思考

在當前互聯網信息技術高度發達、大數據廣泛使用的時代，圖書館采編業務外包已成為趨勢，作為圖書館管理人員應該更多的考慮如何提高外包效率，加強外包質量控制，已達到節省成本，提高效率，更好為讀者服務的目的。

1.科學規劃業務外包內容

采編工作本身具備很高的規范化、專業化，因此執行采編業務外包，是現階段圖書館整體范圍內實施最廣最具有效果的持殊模式。要充分調查了解自身圖書館人力資源配置、館藏量，未來的需求等，本著節約資源、提高效率的指導思想，制定符合自身特色的詳細外包項目規劃，明確哪些業務或哪些緩解對外承包。根據國內外圖書館的實際操作經驗，一般將重復性的勞動工作、技術含量低的工作進行外包如貼書簽等。

2.謹慎選擇采編外包書商

從圖書館開始對外包書商的考察、選擇、簽訂合同、進行合作到外包結束，整個外包過程形成了一條環環相扣的供應鏈，承包商位于供應鏈的上游，一旦出現問題就會給圖書館帶來很大的影響，進而影響到整個供應關系。因此業務外包能否達到預期目標，好的承包商是關鍵，必須科學謹慎選擇。所以，需要全面的考慮承包商的業務水平能力，財務狀況，人力資源情況，服務的質量好壞，信譽的高低，以及能否熟練地掌握圖書館各方面所需要業務技能等。在承包商選擇過程中，要組建相關部門人員參加的評估小組，對承包商所提供的書籍的質量好壞進行評判，技術的高低，服務好壞巧信譽高低的考察與綜合評估，根據綜合評估結果來確定自己最后的戰略合作者。

3.重視外包協議履行監督

外包業務或項目的履行情況，對整個項目最終的效果有直接影響，因此在與承包商的簽訂外包協議時，不僅要制訂權責明晰的外包協議或合同，還要在外包協議中加入有關采編質量具體條款，應包括雙方的職責范圍、工作目標、動作方式、評估指標、完成期限、違約責任等內容。同時，最好對在外包業務實行項目化管理，圖書館自身應派專門人員針對專門業務進行專門監督，以確保外包協議履行到位。

4.加強與外包書商的溝通與協調

圖書館與外包書商本是互利互惠、相互配合的合作關系，必須加強雙方溝通了解，只有在信任的基礎上才能確保項目高效有序完成。各個圖書館由于其歷史性、學科性等原因都有存在有別于其他館的特點，因此，在合作期間，雙方應針對圖書館方面的編目細則及編目中特殊要求進行交流。在交流過程中圖書館編目員承擔著對外包編目員進行具體的業務指導和監督的職責，外包編目員根據指導制作符合圖書館要求的編目數據。在當前自媒體時代，合作期間雙方可以借助率電話、微信、QQ、郵件等方式進行交流，遇有新情況、新問題雙方及時相互通告協商解決。外包編目員在制作數據過程中遇有疑問應及時咨詢并獲得及時解答。圖書館編目員在進行數據質量管理過程中發現問題時，能夠及時反饋給外包編目員，并告之正確做法，避免以后犯同類錯誤。總之，良好的溝通，是項目順利完成，保證質量的前提。

5.加強業務技能培訓

圖書館采編人員的業務能力直接影響整個圖書館的運行秩序，應加強編目人員的技能培訓。編目人員要熟練掌握業務知識，及時更新知識，掌握最新、最前沿的各項技術，以適應時代發展。

總之，圖書館事業的發展是一項長期的系統性工程，采編業務外包質量的控制和提高，需要各參與方，從圖書館領導到具體的業務人員，從外包商到外包商具體工程人員的共同努力，不斷提高業務水平和綜合素質， 真正提高采編質量，才能更好地為教學科研服務， 為讀者服務。

參考文獻

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