論電子信息技術(shù)在檔案管理中的運用

賀宇

摘要：隨著電子信息時代的到來，信息技術(shù)在各方面的應(yīng)用也越來越廣泛，尤其是我們現(xiàn)在所處的社會，離不開電子信息技術(shù)。檔案作為社會發(fā)展的產(chǎn)物，無論是上學(xué)還是上班，老人還是小孩，都是需要建立檔案的，可以說檔案是跟隨我們一生，記錄我們一生的。而管理檔案的人員是有限的，可以說檔案管理正面臨著時代的挑戰(zhàn)與機遇。本文就檔案管理與電子信息技術(shù)的結(jié)合來探討怎樣更好的管理檔案。

關(guān)鍵詞：檔案管理；應(yīng)用；電子信息技術(shù)

一、電子信息技術(shù)管理檔案的作用

1.使檔案管理工作便捷化

傳統(tǒng)的檔案管理工作是將檔案記錄在紙質(zhì)文件上，不僅占用量大而且查閱起來難度較大，因為隨著檔案的增多，大量的檔案堆積在一起，想要尋找一份檔案尤其是時間較長的檔案是非常困難的。還有就是紙質(zhì)版的檔案比較難以保存，有些重要的文件檔案可能需要保存20年、30年，損毀的可能性很大。而利用電子信息技術(shù)管理檔案可以通過檢索快速的查閱到需要的信息，節(jié)省更多的時間和繁瑣的手續(xù)，并且也不會占用太多的實際空間，保存起來也方便，利用備份也不會丟失數(shù)據(jù)。

2.使檔案查閱網(wǎng)絡(luò)化

電子檔案與傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案存在的一個明顯的區(qū)別就是電子檔案可以隨時隨地供有權(quán)限的各個部門人員查閱，可以實現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)資源的共享。在這些電子檔案的管理系統(tǒng)中，信息通過互聯(lián)網(wǎng)的渠道，都具備了屬性，不同權(quán)限的人員或者部門可以查閱不同的信息。這樣的話一方面不易受地域以及時間的限制，另一方面可以使得查閱人員不必到檔案部門實地檢索查閱，在網(wǎng)絡(luò)上的任何終端都能夠看到，在很大程度上提高了信息檢索的利用率。

3.使檔案整理一體化

電子信息技術(shù)下的檔案管理或者整理工作是一體化的方式，是在辦公自動化的趨勢下的檔案管理。這種管理方式是傳統(tǒng)方式的升級，它可以使得包括不同文件在內(nèi)的照片、文字，甚至于傳統(tǒng)方式難以保存的聲像等在管理人員辦理結(jié)束后，自動的進入到相應(yīng)的檔案數(shù)據(jù)庫，使得檔案管理做到隨時實現(xiàn)歸檔，讓檔案管理變得一體化。

二、電子信息技術(shù)在檔案管理中的更好運用

1.轉(zhuǎn)變檔案管理的思想理念

隨著時代的變化，信息技術(shù)也在不斷的發(fā)展，檔案管理的工作也在不斷的面臨新的挑戰(zhàn)，在此背景下，為適應(yīng)社會的發(fā)展與要求，首先要轉(zhuǎn)變的就是檔案管理的思想理念。一方面，檔案管理的負責(zé)人要主動積極的學(xué)習(xí)新知識，及時提高或更新自己的思想觀念，要做到在思想上重視，在行動中實踐，支持電子信息技術(shù)的應(yīng)用，以自身的作用檔案影響管理部門人員的的思想，保證電子檔案管理工作的順利進行。另一方面，就是檔案管理工作人員的觀念，要多加培訓(xùn)和學(xué)習(xí)，徹底改變管理人員以傳統(tǒng)方式保管檔案的思維意識，重新制定檔案管理的工作內(nèi)容與業(yè)務(wù)流程，以多元、科學(xué)、有序的管理方式來實現(xiàn)檔案部門時間的交流、合作與共享，為各個行業(yè)、企業(yè)或個人提供有效的檔案信息資源。

2.確保檔案信息數(shù)據(jù)安全

傳統(tǒng)的檔案保存方式面臨著丟失、損毀的風(fēng)險，現(xiàn)代電子信息方式下的檔案保管雖然與之前相比較面臨的風(fēng)險不同，但是性質(zhì)卻是相似的，信息安全問題就是電子信息檔案的主要風(fēng)險。由于電子檔案的文件形式與存儲方式是通過電腦等一些電子設(shè)備來管理的，這就造成例如計算機病毒、檔案信息盜取、被其他網(wǎng)站或人員惡意破壞等更多、更復(fù)雜的安全問題的產(chǎn)生。因此，我們在建立電子信息檔案和管理的過程中，要嚴格的遵守信息管理制度和規(guī)范要求，做到防范于未然，保證檔案管理的萬無一失。檔案的管理人員在工作的過程中也要依據(jù)規(guī)范來操作，定期的對安全體系進行檢測，對檔案程序和內(nèi)容進行備份，同時還要注意網(wǎng)絡(luò)病毒的侵襲，經(jīng)常性的查毒殺毒，進行實時的監(jiān)控。工作人員除了信息的安全性管理，還有保密的安全性管理，通過設(shè)置嚴格的范圍權(quán)限管理以及信息密碼管理來防止泄露的風(fēng)險。以嚴謹?shù)膽B(tài)度來確保檔案信息的安全完整。

3.提高管理人員的職業(yè)技能

現(xiàn)代方式下的電子信息技術(shù)與檔案管理的結(jié)合，解放了檔案管理人員的雙手，將檔案管理的工作從單純的手工操作變?yōu)榱艘豁椄邔I(yè)技能需求的工作，因此對工作人員的技能要求也變得更高、更全面。既然是電子信息技術(shù)的應(yīng)用，自然計算機和網(wǎng)絡(luò)操作技術(shù)是基礎(chǔ)，管理工作人員要熟練的掌握。此外，還要清楚各種載體在使用性能方面的專業(yè)知識，明白電子檔案管理的全流程。在時代迅猛發(fā)展的今天，信息在不斷的發(fā)展變化，計算機網(wǎng)絡(luò)技術(shù)也在日新月異的更新，所以管理人員的知識體系也要不斷的更新，知識與技能的學(xué)習(xí)不能停滯不前，要充實自己的頭腦，能夠精確的使用相應(yīng)的應(yīng)用軟件與器材，全方位的提升檔案管理人員的水平。

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