新形勢下創新水利工程檔案管理模式探討

張 靜，姜尚堃，竇俊偉

（山東省淮河流域水利管理局，山東 濟南 250100）

水利工程檔案管理是水利工程建設和管理中的重要環節，水利工程檔案作為水利工程建設中形成的完整歷史憑證，是對以往水利工作以及治水歷程的直接呈現，凝聚著無數水利工作者的智慧和經驗，具有指導實踐、科學研究、經濟評價、參考借鑒等重要價值。在科學技術飛速發展的時代，面對新形勢、新任務，如何實現水利工程檔案管理由傳統方式向現代方式轉變，這是水利工程檔案管理面臨的一個重要問題。

1 改變水利工程檔案管理模式的必要性

1）水利工程檔案管理方式的轉變是實現水利智能化、現代化的必然要求。2018年2月，水利部出臺《加快推進新時代水利現代化的指導意見的通知》，明確提出把智慧水利建設作為推進水利現代化的著力點和突破口，集中存儲管理各要素信息、各層級數據，及時收集、處理和分析。對改變水利工程檔案存儲方式，提高利用率提出了更高要求?！渡綎|省水安全保障總體規劃》立足支撐全省經濟社會發展的高度，提出廣泛應用信息化、智能化、綠色化技術和先進裝備武裝水利行業，全面提高全省水利自動化、智能化和科學化管理水平。這就要求水利工程檔案管理方式必須做出相應轉變，提高檔案信息的共享效率，為水利科學決策提供基礎數據支撐。

2）水利工程檔案管理方式的變化是實現檔案工作本身發展的客觀需要。檔案管理是各項工作開展過程中的一項重要的基礎性工作。檔案資料對今后工作具有借鑒參考等作用，檔案資料的使用者需要迅速且準確地查詢到資料，傳統的以紙質為載體的管理方式具有不方便查詢、人工成本高、易出錯以及利用不便、不能共享等缺點，遠未能滿足新形勢下檔案事業發展的需要。水利事業的不斷發展，檔案的種類、數量、形式日益增多，對收集、整理、分類、歸檔、保存和利用檔案的整個過程提出了新的挑戰。以往的檔案管理方式已經不能與海量的資源信息相適應，進館序列、歸檔范圍、館藏形式等都迫切需要做出相應變革，建立全面的文件資源系統和開放的文件利用模式。為此，要努力實現檔案管理方式的現代化，適應大數據時代和新發展理念。

2 影響檔案管理方式轉變的因素

2.1 有利因素

首先，信息技術的快速發展為水利工程檔案管理方式的轉變提供了技術支撐。水利工程檔案管理可以利用云計算、大數據等信息技術，建立適應水利工程發展需要的檔案信息管理平臺，縮短從歸檔存儲部門至用戶終端的時間和人力成本，可以極大提高文件查詢使用效率。

其次，當前水利工作的快速發展也為水利工程檔案管理方式轉變提供了有利時機。近年來，國家做出一系列頂層設計全力推進水利現代化建設，對水利工作的資金投入也呈現逐年增加的趨勢，應搶抓機遇，積極爭取財政支持，引進技術人才和現代化管理系統設施，實現信息化管理。

2.2 不利因素

主觀上的不利因素體現在兩個方面。首先，水利工程檔案管理部門對水利工程檔案管理的重視程度不夠。主要體現在分管領導抓檔案管理工作的力度不大，檔案室被當成擺設、信息化制度不健全、經費保障不足；工作人員較少，經常會臨時調整，而且欠缺計算機操作技能，對移交后的文件難以進行信息化處理。其次，水利建設管理部門對檔案管理工作不夠重視。在水利工程施工管理過程中，長期以來存在忽視檔案管理的問題，許多部門不能遵循把檔案管理工作貫穿始終的原則，無法及時收集到準確的文件信息。經常被當作臨時工作來應對檢查或者竣工驗收需要，造成檔案資料收集不細致、不齊全、分類歸檔不規范，不利于用戶全面掌握項目情況。

客觀上，還有兩個制約水利工程檔案管理方式轉變的不利因素。一方面是水利工程建設一般時間跨度大，從前期、設計、施工、驗收等各個環節要經歷較長的時間周期。此外，水利工程建設涉及了地理，水文，建筑，生態等多個領域，包含了大量的檔案類型和形式，內容十分廣泛，形成過程復雜。另一方面，電子文件管理目前還面臨一些技術問題。原始記錄性是檔案的本質特性，在所有的檔案管理活動中，都必須遵循其對歷史事實的原始記錄價值這一基本原則。之前大家一直習慣于將底片作為照片檔案的原始記錄載體，隨著相機的更新換代，數碼相機產生的圖片是否具有原始記錄性一直存在爭議；而且電子檔案的特殊性，致使其在作為證據使用時法律憑證作用受到了限制，檔案相關法律方面也沒有對其法律憑證性做出明確；加上數字檔案軟件的不完善和不穩定性，電子檔案的原始記錄價值將被打折扣。這些問題都制約了水利工程檔案管理方式轉變的思路和方法。

3 轉變水利工程檔案管理方式的途徑

3.1 提高“工作作風”，樹立現代檔案管理新理念

要實現水利工程檔案管理工作從傳統到現代的轉變，首先要更新管理理念。各級水利部門特別是水利工程檔案管理部門，要加強對水利工程檔案管理工作的重視，摒棄以往認為檔案工作是細枝末節的錯誤思想，站在服務今后水利事業發展的高度來謀劃檔案管理工作，將其納入單位總體工作的大局中進行考量。檔案工作者要增強責任感、使命感，以新思路、新眼光開展水利檔案工作，在收集、整理、分類、編目、立卷等過程中加強研究和探討，創新工作思路和方法，以尋找到更為高效便捷的檔案管理手段和模式。

3.2 以信息化為支撐，實現檔案管理工作現代化

實現檔案管理方式的轉變要求必須加強頂層設計，建設應用于整個水利系統標準統一的管理軟件，結合大數據分析技術來準確對接受眾需求，提高水利檔案利用效率。減少檔案使用環節的人力和時間投入，檔案工作者可以將更多的精力放到檔案收集整理上，從源頭上保證檔案數據質量。同時，信息化的工作模式還能將工作人員的關注點從檔案資料本身轉移到檔案流轉的過程中來，有助于掌握相關文檔之間的內部聯系，減少出錯機會，提高文件管理效率。

3.3 堅持并重發展，紙質與電子檔案互為補充

雖然電子水利檔案相較于紙質檔案具有便于存儲、利用率高、共享性強、更經濟環保等優勢，但也同時存在易受病毒襲擊、易于修改等缺點，且網絡自身的不穩定容易造成終端受眾電子檔案信息的不準確、不完整，這些都決定了在水利工程檔案管理工作中必須將電子檔案和紙質檔案擺在同等重要的位置。紙質水利檔案多為孤本保存，十分珍貴，且具有電子檔案不具備的原始記錄性，法律憑證作用不受質疑，兩者互相不可替代。

3.4 落實檔案法規，完善檔案管理體制機制

要堅持統一領導、分層級管理和各司其責的總體思路，建立健全以檔案管理部門為主體，有關部門廣泛參與的工作機制。明晰任務分工，加強協作配合，共同提升檔案管理工作現代化水平。要著重加強規范化、法制化建設，不斷完善有關法律法規，落實局里制定的《水利檔案工作規定》《水利工程建設項目文件材料歸檔范圍與保管期限表》等有關規定。水利部門要把業務指導與監督放在同等重要的位置，提高水利工程檔案管理工作人員依法履行職責能力。