淺談企業法務文件管理體系的建設

晏藝文

云南電網公司麗江供電局 云南麗江 674100

同時近年來，企業的運行維護單位在日常工作過程中，有大量的辦公、日常巡檢、監測等過程的文件需要管理，文件包括：文檔、表格、圖片、視頻、監測數據等，這些文件隨日常工作的開展文件不斷增多和擴大。而日常基層工作人員對這些重要文件管理，僅僅是保存在獨立的存儲中給工作帶來極大的不便，管理員在維護過程中也需要到具體的用戶現場進行操作同時文件文檔無法歸檔管理，使得工作效率降低。因此本文闡述了一套適合企業內部法務文件管理的信息化系統建設，該系統是一套獨立的、安全的文件管理系統。

一、業務分析

企業中文件管理業務，主要包括工作過程中文件收集、集中管理，為各應用系統提供日常工作過程持續增加的文件支撐。其具體內容如下：

（一）實現日常工作過程持續增加的文件集中存儲與管理

將分散在個人PC、手機、NVR、NAS、文件存儲設備、視頻錄像機等終端中的文檔、視頻、圖片、音頻、文本文件、監測文件等日常工作過程持續增加的文件集中存放到該平臺，實現日常工作過程持續增加的文件的集中存儲。

（二）衍生工作過程文件歸檔網盤應用

基于該平臺衍生出工作過程文件歸檔網盤應用，能為每個終端用戶通過該網盤應用存放某個項目的資料或個人工作過程的文檔，實現個人工作過程文件的備份，以及跨設備訪問。同時基于網盤平臺的權限管控機制，實現部門內部、部門之間文件共享協作。

（三）規范供電企業內部日常工作過程持續增加的文件統一存儲與管理規范

技術服務于業務，而業務系統能夠得到正確運行的前提是有完整規范的規章制度用于執行。我局將按照安風體系的要求結合當前我局內部日常工作過程持續增加的文件管理的現況，系統性的梳理供電企業內部日常工作過程持續增加的文件的存儲、管理、以及應用。

二、標準化文檔管理

（一）設計范圍

文件管理為日常工作過程持續增加的文件，包括企業管理過程中所有大量的日常巡檢、監測、辦公等動態實時文件，涉及業務文件有：日常巡檢文件、巡檢照片和視頻、物理終端內的監測文件、視頻監測文件。

（二）業務流程梳理

1、文件類別模型建立

管理員用戶首先登錄系統，打開“文件類別”管理功能；管理員可以查看所有文件類別，可以輸入關鍵字進行篩選；管理員選擇某項類別后，查看文件類別的詳細信息，并可以進行添加、修改和刪除操作。

2、文件管理功能

管理員用戶首先登錄系統，打開“文件管理”管理功能；管理員可以查看所有文件列表，并可以輸入關鍵字進行篩選；管理員選擇某項類別后，查看文件的詳細信息，并可以進行添加、修改和刪除操作。

3、文件搜索功能

用戶（管理員、文件歸口人、文件使用者）首先登錄系統，打開“文件搜索”功能；用戶可以查看所有文件信息列表，并可以輸入關鍵字進行搜索；搜索后可以選擇自己相關文件，并導出清單；用戶選擇某項后，可以查看其詳細信息。

4、文件查看功能

基本流程：在顯示文件列表的情況下，用戶都可以某項文件，系統將顯示文件的詳細信息。

三、體系建設

企業的法務文件管理系統應用是針對企業法務建設的特點而專門設計的，主要是從兩個方面構建系統體系：

（一）法務文件管理平臺

法務文件管理平臺的主要作用：一是建立內部網絡，并實現企業內網與外網的連接；二是建設獨立的文件服務器，保存文件；三是對文件進行定期自動保存，備份；四是使用同一的郵件系統，統一分配郵件地址，有效地管理企業人員與外部的郵件往來；同時還需建立一個云端存儲設備供大容量的文件傳輸。

（二）法務文件數據庫管理系統

在法務文件管理平臺的基礎上，再進行深度軟件開發，建立數據庫的管理系統，在建立管理系統之前，按照文件之間聯系的緊密程度，對法務文件可人為的先進行分類，簡化管理模式。為了有效地管理法務文件，需要從文件中分別出關鍵信息加以保存，方便以后的文件檢索和處理。同時還需要記錄文件的固定信息和隨著企業及國家政策的變化，記錄法務文件的變化信息。

四、其他應注意的問題

企業法務文件中各種圖片、圖紙、合同等文檔都是一種寶貴的資產，高校的進行文檔管理是利用這些累積資源的必要手段，大多數企業已經意識到這一管理的重要性，但沒有找到最優的解決方案。增加文檔管理人員，對文檔的管理起不到根本性的改革作用，并且人工管理的方式也面臨諸多弊端，隨著互聯網，大數據對企業的沖擊，文檔管理的方式和安全性也必將面臨更大挑戰。

法務文檔信息量的劇增和電子文件等新載體的大量出現，使文檔信息存儲方式發生了深刻變革，現代化的文件管理，對文件管理人員提出了新的更高的要求。文件管理如果未能利用好文件信息資源服務于企業管理，則是對企業信息資料的隱性浪費。傳統的文件管理系統主要是針對文件本身，沒有從整企業的全周期進行管理，出現文件管理孤島現象，制約了企業的快速發展，降低整個企業的管理水平。

五、結語

法務文件的管理是企業管理的重要組成部分，涉及到整個企業的法務建設，加強法務文件管理工作，使企業在文件管理方面更加合理，企業資源得到充分利用，有利于企業的健康發展，提高了整個企業對文件管理的效率和安全。