新形勢下做好水利檔案工作應注意的問題

屈建春，馬玉彪，臧志美

（山東省淮河流域水利管理局，山東 濟南 250100）

水利工程檔案是水利工程建設與管理工作的重要記錄和歷史再現，是水利事業發展的必不可少的一個重要環節，水利工程檔案工作是水利工程建設的重要工作之一，做好新形勢下水利工程檔案工作應注意以下幾個問題。

1 提高認識，充分認識檔案的重要性

檔案是維護歷史真實面貌的有效記憶工具，檔案是重要水利工程建設與管理過程的原始的歷史記錄和憑證，科學規范的檔案管理可以不斷地提升一個單位的管理水平,做好檔案的開發和利用工作,不但可以實現檔案管理工作的自身價值,而且可以為經濟發展和社會進步做出應有的貢獻。水利工程檔案，涉及工程建設及前期工作的各個方面，記載水利工程立項、勘測、可研、批復、設計、招標、施工、監理、竣工驗收及運行等各方面的自始至終全過程，凝結著水利人的智慧、辛勞、汗水和輝煌，為水利人今后做好各項工作提供寶貴的借鑒經驗和工程管理、利用依據，做好水利工程檔案工作，舉足輕重。

2 加強領導，落實檔案工作責任制

2.1 層層落實水利工程檔案工作責任

要做好水利工程文件資料的歸檔工作，必須進一步加強組織領導，健全工作機制。及時成立水利工程或項目檔案工作領導小組及具體的工作機構，明確年度或檔期工作要點和具體方案，研究制定措施，層層落實責任，確保責任明確、任務到人，部署安排工作到位，落實措施可行有力，時間節點明確，文件資料收集、整理分類、立卷歸檔等各項工作有序推進。

2.2 檔案工作與工程建設管理等工作同步開展

在水利工程建設與管理中，檔案工作應隨各項工作同部署、同開展、同檢查，各種文件資料及時收集、整理、歸檔。如果檔案工作與工程建設與管理工作不同步，水利工程檔案中的前期工作檔案、建設與管理檔案、竣工驗收檔案和運行（使用）檔案等，既不符合檔案管理工作的規定和工程建設與管理的有關要求，也難以保證工程質量和工程進度，各種重要的文件資料、聲像等也難以收集齊全，更不會為今后的開發利用提供保障。

3 夯實基礎，規范水利工程檔案管理

3.1 嚴格制度，用規章制度規范檔案工作

遵守制度是做好工作的前提和保障。用制度約束人和事，用制度理順工作程序，用制度規范工作，所有的問題都會迎刃而解。做好新形勢下的水利工程檔案工作，應及時制定并嚴格遵守《水利工程檔案人員崗位責任制度》《水利工程檔案歸檔制度》和《水利工程檔案管理工作責任追究制度》等一系列規章制度，規范水利工程檔案工作，提升工作水平。

3.2 夯實基礎，完整收集文件資料

水利工程檔案管理工作是水利工程基礎管理工作的一個重要組成部分，是反映水利工程綜合管理水平的一個重要窗口。從水利工程檔案工作的規范化程度可以看出一個工程、一個項目、一個分部工程、一個單元工程的管理是否科學有序，建管機構的工作是否得力、扎實。完整齊全的水利工程檔案資料，是記錄各有關建設管理單位工作成績的主要依據，是凸顯工作亮點的有力支撐，是銜接工作任務的主要載體。歷史上各個輝煌的水利工程，都是通過完備的水利工程檔案保存來展現的。因此，從某種程度上說，水利工程檔案是水利工程建設與管理的“業績成績單”。各有關單位和部門應及時完整的收集整理工作中所有應歸檔的文件資料、實物檔案、圖紙以及聲像（照片、錄像、錄音、光盤、磁盤）、電子文件資料等，所有歸檔文件資料最好一式兩份，其中的備份檔案主要用于今后的查找利用服務。

4 團結協作，有序推進檔案建設

4.1 凝心聚力，科學做好分類立卷歸檔工作

水利工程檔案工作不是孤立的，做好檔案工作離不開各建管機構、施工部門的團結協作；文件資料的齊全完整更離不開每位工作人員的配合支持。一是需要水利工程建設與管理人員的配合。水利工程檔案工作的特點是各環節的專業化程度較強，不從事具體業務的工作人員，很難界定，哪些資料需要歸檔、哪些資料需要保存、保存期限多長，最了解業務工作的，往往是各有關部門的一線工作人員，因此在水利工程文件資料的收集階段，要依賴各部門做大量的前期工作。二是需要所有檔案人員密切合作。檔案的分類、立卷、錄入、編目、掃描、入庫以及科學保管和有效利用需要所有檔案工作人員地密切配合，要嚴格按照“統一規劃、分步實施、團結協作、資源共享”的原則夯實工作基礎、整合信息資源、創新工作方法、加強信息化建設，真正做到應收盡收、應歸盡歸、科學合理、規范高效。

4.2 壓茬推進，檔案信息化工作有序推進

水利工程檔案工作者在認真落實上級水利工作主管單位和檔案主管部門提出的歸檔工作要求、嚴格執行文件材料歸檔制度的前提下，根據新形勢下具體水利工程建設與管理的實際情況，在水利工程文件資料歸檔的同時，順應“互聯網+”和“大數據”時代的發展要求，全面加強檔案信息化和數據化工作，注重數字檔案資源的規范化管理，壓茬開展信息化工作，在確保檔案信息原始性和真實性的前提下，及時完成紙質檔案轉換電子檔案工作，實現雙規制歸檔，建立數字檔案室，完善數字檔案系統，為今后的編研、開發、利用提供便利和保障，實現水利工程檔案管理方式和手段由傳統型向現代信息型的徹底轉變。

5 保障到位，確保檔案工作有序開展

5.1 組織保障到位

水利工程檔案工作者要在檔案整理全程采用流水作業，一個部門沒有按時完成，將影響整個整理歸檔工作的進度。一是單位組織有力。各有關單位、部門的負責人要認真組織開展本單位、部門的檔案工作，并督促檔案工作人員按時完成檔案整理工作任務。二是負責單位及時督導。水利工程檔案工作負責單位要做好檢查、跟蹤和協調工作，確保整檔工作的順利完成。

5.2 人員保障到位

水利工程檔案工作是工程建設與管理工作大系統中的一個重要的分系統，各有關單位、部門要在安排工程建設各項工作時，切實保障專兼職檔案人員收集整理歸檔的工作時間和工作需要。檔案人員因工作臨時變動時，各有關單位、部門要及時調配其他工作人員接替其工作，做好工作銜接，確保水利工程檔案工作任務按要求如期高標準、高質量的順利完成。

5.3 檔案消防安全工作到位

水利工程檔案工作責任單位和工作人員，要認真貫徹落實習近平總書記關于安全生產的系列重要講話精神和工程建設安全生產要求，充分認識加強檔案消防安全工作的重要性和緊迫性，履職盡責，及時建立健全檔案消防安全機制，研究制定強有力的檔案消防安全措施并落實到位，切實提高防控減災能力，全面進行消防安全隱患排查，及時做好水利工程檔案的消防安全工作，確保水利工程檔案安全萬無一失，夯實水利工程檔案事業和水利事業的發展基礎。