淺析應收應付賬款風險防控管理

陳永菽

基于近幾年公司應收、應付賬款所引起的經濟訴訟案件，引發對債權、債務（主要是應收應付）的風險防控管理方面的思考。本文針對公司債權債務糾紛發生的特點以及糾紛中出現的問題，淺談如何加強應收應付款的法律風險防控管理以及一些具體問題的應對措施。

一、公司債權債務糾紛發生的特點及原因

一是公司作為承攬工程項目的施工企業，對機關管理部門來說，經濟糾紛發生突然，矛盾前期的演化階段一般不掌握。糾紛的起因一般出現在子分公司和具體的項目部層面。任何一起糾紛的發生，正常情況下，作為當事的一方在訴訟發生前，必然有過接觸和溝通，但由于公司的具體業務履行是由分公司和項目部承擔，而發生訴訟時的主體卻是總公司，所以訴訟發生時首先接到訴訟文書的是機關總公司。二是糾紛的起因主要表現在兩個方面：一是應付賬款長期拖欠導致：公司發生的絕大多數訴訟是因長期拖欠應付款項導致，這一類糾紛有兩個特點，首先拖欠款項時間較長，多數時間發生在2至3年以上：其次無現行工程，且近期業務體量不大或已經中止合作；訴訟金額出現兩個極端，要么很大、要么很小。三是發生糾紛時多伴有訴訟保全事項發生；訴訟保全從實踐來看有其自己的特點，首先就是符合立案的要求，其次原告方提供擔保，就可以申請保全，最后此類保全難以解除。訴訟保全和訴訟的發生一樣對機關財務來說具有突發性。主要是公司為國有大型施工企業，資金難于體外循環；公司投標項目多，賬戶被封影響較大：訴訟保全利于起訴方目的的及時、快速實現；有利于迫使公司在一些問題上做出讓步。四是通過債權轉讓，以第三方名義起訴：主要發生在尚有業務關系單位、多年業務合作關系的單位或者超額負債經營的單位。五是應收賬款的訴訟方面主要發生在與石油系統外企業（系統外國有企業、地方民營企業），起訴的時點具有明顯的滯后性。六是對小額應收管理缺乏統一管理，缺乏一個長效的催收機制。存在一批時間較長的小額應收款項；時間較長資料保存不完整；對方企業變更、解散、注銷、破產等情形多有發生。

二、糾紛中出現的問題

近幾年公司比較注重合同簽約管理，卻忽略合同履行管理：且項目一線組成人員缺乏對合同的理解、學習；項目執行過程中應收、應付也缺乏與合同的對照關系，無法做到執行偏差的掌握、匯總、分析；項目往來函件缺乏規范的內核流程、統一對外窗口管理、事后審核、歸檔管理，重要事實索取書面文件；項目過程中使用的工程管理文檔缺乏格式化、規范化管理，一旦發生糾紛舉證困難：重要事項缺乏對方的書面確認性文件，一些合理的扣款、主張往往缺乏證據支持；加強風險防控意識，該確認的及時確認；最好能杜絕白條確認工作量問題；簽字前一線人員嚴格審核簽署文件的意思表示是否準確。業務、財務、法務缺乏一個制度化、長效化的溝通、協調、監督機制；合同風險防控離不開業務、財務、法務協調配合，職能的劃分不是意味著割裂，而是需要各部門能從自己專業的角度協調、配合、監督促使合同的有效履行。合同履行文件的確認、收集、歸檔管理；函件往來的制度化、規范性問題，工作量確認中的問題，驗收文件的規范性問題，賬款支付的針對性問題。

三、加強應收應付賬款的法律風險防控管理

建立業務、財務、法務三方應收、應付賬款風險防控機制，明確三方的職責劃分。業務層面就正在合同履行部分有一個規范化合同履行匯總表，建立定期匯總報告制度，該表格建議列示合同履行情況（工程進度、工程款收支情況、工程量確認結算情況、合同違約情況等）、合同相對方評析（信用風險、業務體量、合作融洽度、往期債權債務情況等）、風險預測（有無潛在爭議風險、應對措施）、合同履行管理員，已履行完畢合同按供應商匯總，欠款金額、合同組成履行情況、有無爭議事項、應付款評析、訴訟風險評析，建立重大風險事項報告表。財務利用賬齡分析的方法，制定分級處置制度：對2年以內應收款項，與業務單元溝通催收事宜，可由業務單元主負責，明確責任人，確定定期追蹤考核事宜，做到業務財務單元應收賬務范圍清晰、責任人明確，催收無遺漏。對2年—3年應收款項，交業務、財務、法務定期評議，結合2年內催收記錄制定催收方案。3年內應付，建議在留取一定比例解決長期應付款、備用金后，在可用資金范圍內優先保證現行生產項目。3年以上應付，在留取一定比例解決長期應付款，按一定比例優先解決已經終止業務或業務體量不大的供應欠款，其它長期應付款形成定期付款機制。法務配合、指導業務單元合同履行中的管理，培訓提高一線項目管理人員的合同管理意識和法律風險防控意識；重點關注業務單元提報的風險事項，協調各部門制定應對方案；根據業務單元和財務單元匯總信息，盡可能的全面掌握應收、應付款潛在法律風險，協調制定解決方案，并實施或跟蹤監督。加強三方的信息溝通報告制度。公司合同三部門備份，三部門工作履行應對照合同約定，掌握偏差；業務單元應收、應付及時通報財務單元，重大風險事項及時通報法務單元：應收應付財務單元和業務單元做好溝通、銜接，應收款項財務應當加強對業務單元催收的跟蹤評價，業務單元的付款計劃制定應在公司層應收、應付審批原則的基礎上制定，就潛在重大風險業務及時通報財務單元；對列入重大風險隱患單位的應付款項審批在業務單元建議的基礎上，建議由三部門聯合會商提出意見。法務單元根據業務單元和財務單元匯總的信息，重點關注重大隱患事項，在應付賬款未實現合理期限內周轉階段，積極協調業務單元對長期未發生業務單位的應付款項探討還款方案，溝通相關單位，逐步減少訴訟發生。建立風險識別，考量和評價潛在風險水平，分包商的信用級別、經營狀況、合作關系、依賴程度、實際控制人的風險偏好，關注應收應付款重要值、賬齡、款項性質，進行訴訟成本收益分析、訴訟目的可達性分析（證據分析、合法性分析）。

建立預警分析制度，糾紛事項訴前內部預警；做到糾紛事項提前分析、預判和應對，減少不必要訴訟的發生；對不可避免的糾紛做到合同履行過程資料齊全，證據完善，避免產生不必要的損失，盡可能減小影響；完善分包商管理，加強分包商的量化考核指標，識別出一批堅定的、優秀的分包商，再不可能完全杜絕掛靠的情形下，使分包商真正承擔起矛盾緩沖、協調、解決的職責，使分包商成為短期應付賬款緩沖的屏障。在維持正常項目運作的同時，按期提取一定比例資金用于清欠時間較長的應付款項，最后達到應付賬款在一個合理的周期內周轉。

四、具體的應對機制

一是三方防控制度化，實現訴前內部預警機制、協調應對機制。二是合同履行管理人員專業化培訓機制，使其具備一定的風險識別、風險評價、風險應對能力。三是業務單元實現合同履行管理文控制度化、規范化、格式化，過程資料實現全面的檔案化管理。四是對長期應收、應付賬款全面分析評估的基礎上制定一套解決方案，逐步降低訴訟風險水平。