論公文語言的規范運用

王斌

【摘要】重視公文的語言，是各級各類文秘工作者適應時代發展的需要。筆者擬通過對公文語言的特點與要求，用較為典型的例證，堅持從理論指導和實踐檢驗出發，對公文語言的規范運用進行探討與分析。

【關鍵詞】公文；語言；規范

2012年4月16日，中共中央辦公廳和國務院辦公廳聯合印發了《黨政機關公文處理工作條例》（以下簡稱《條例》）。《條例》中的黨政機關公文，是黨政機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書，是傳達貫徹黨和國家的方針政策，公布法規和規章，指導、布置和商洽工作，請示和答復問題，報告、通報和交流情況等的重要工具。《條例》中明確規定，公文起草應當做到表述準確，文字精煉。寫作公文，語言的運用是否符合要求，直接會對文章處理事務、溝通關系，達到預期寫作目的等各方面產生不同的效果。

一、公文用詞要精準

公文語言是以敘事和說理為主要特征，以公務實用為目的的一種規范化的語言。語言對寫好公文有舉足輕重的作用。

公文選詞用語講究準確、得體，詞語的選擇就是在充分注意和把握公文詞語特點、認真學習和儲備豐富詞匯的基礎上，根據行文目的以及語言環境的需要，遵從語法規則，選取最準確、最貼切且有效的表情達意的詞語。在選擇詞語的過程中應注意以下10方面的問題：1.認真辨析詞語的確切含義，使詞語的意義符合客觀實際。2.意分辨詞語的感情色彩，以正確表達作者的立場觀點。3.注意詞語聲音和語調對語義的影響，以提高表達效果。4.注意詞語間的正確搭配，遵循語言法則。5.注意公文具體使用場合對詞語風格的要求，維護公文的嚴肅性及強制執行性。6.注意針對公文具體收受對象的特點選詞。7.注意根據公文中所涉及的人和事物的特殊性質選詞。8.注意根據上下文的需要選詞。9.注意根據文種的不同特點選詞。10.注意詞語的規范性。

這些都說明，公文在內容上是不可隨意歪曲的，要深入調研，掌握實情，不能憑主觀臆想，必須客觀、實事求是，涉及的人和事必須是真人真事。如古人說的“一字入公文，九牛拔不出”。表達的準確就是要一詞一義，即使是多義詞，在具體語言環境中其語義指向也必須是單一的。而且要求字、詞、句的使用以及邏輯關系的體現要能夠正確地表達意思，實事求是，恰如其分。在漢語中，有大量的意義相同或相近的詞匯，稱為同義詞或近義詞。同義詞仔細分辨起來還是有些微妙的差異的。比如“優異”“優秀”“優良”，這三個詞粗看起來相近，細看起來則有程度的區別。又如“鼓舞”“鼓動”“煽動”三個詞，從動作的方向和力度上看并無差異，但感情色彩卻很不同。公文寫作必須在詞語的細微差別和感情色彩上仔細斟酌。在選用近義詞、同義詞時，要注意“辨異”。如“時代”“時期”“現代”“近代”都表示時間劃分，但它們所表達的范圍大小不同。“希望”“盼望”“渴望”三個詞都表達愿望，但主觀上的強烈程度卻一個強于一個依次遞增。“增加到”與“增加了”的數量不相等。公務語言是一種循規蹈矩的語言，只傳達詞語的詞典意義，保證公文的不同讀者在理解上能夠趨向一致，不致發生仁者見仁、智者見智的復雜情況。

二、嚴肅莊重

公文使用正規的書面語言，避免使用俗語、俚語、口頭語等。如一份干部考察材料是這樣的：“張×，他的媳婦叫李淑珍，在新華商場賣貨，他有一個兒子，一閨女，都在上小學，他的爸爸、媽媽都是農民，現仍在老家××縣種地……”等。這段文字中的“媳婦”“賣貨”“兒子”“閨女”“爸爸”“媽媽”“農民”“種地”均是口語，違背了公文應使用書面語的要求，很不莊重。應改為“其妻”“擔任售貨員”“一子”“一女”“其父”“其母”“原籍”“務農”等。

此外慎用方言、網絡流行語，在特殊情況下，為了表達的需要，非用不可的時候要用，也必須進行說明。

三、簡潔平實

簡潔要求文字簡單明了，平易即平實易懂。公文的寫作目的就是正確傳遞信息，因此語言務必簡潔。甲骨文，是最早的公文，1898年在河南安陽的殷墟發現，最短幾個字，最多一百多字，這個特點影響到今天的公文寫作，公文語言的簡潔成為公文的特點。

如：“從財政學的觀點來說，財政的錢只能一個頂一個用……決不能把撥給張三的錢交給李四支配，反之亦同。信貸資金則不同，張三把一筆錢存入銀行，……銀行把這筆資金貸給李四，李四就取得了對這筆資金的支配權；李四歸還貸款后，銀行又可以把這筆資金的支配權交給第三者，如此等等”（《中國金融、信用是擴大積累的有力杠桿》）。

在這里，作者用簡潔、通俗的語言準確地解釋了財政資金和信貸資金的區別。為了簡潔，可以適當運用為大家熟悉的文言詞語。

四、公文中特殊事物和概念的表達要求

一般情況下，對于時間的表達，應避免使用時間代詞，而應當使用具體日期。避免使用交代不夠清楚的時間概念，如“上月以前”“前年以后”等。年份一概用全數，不得省略。例如“2003年”不能寫成“03年”。表示地方的專用名詞中，城市、地區、縣區、鄉鎮等名稱第一次出現在文中時，如屬于國外的應冠以國別，屬于國內的應冠以所屬省、自治區、直轄市的名稱。所有國名、地名均應使用國家公布的標準名稱（包括標準譯名），一般不使用別稱，國內地名不用簡稱。除出于特殊需要（如保密等）或表達對象在文中無重要和必要意義之外，公文中的空間概念大都需精確表達。慎重使用表示處所的代詞（這里、那里等），以防止誤解或費解。數字的增減要注意用詞和概念。不能用“降低×倍”或“減少×倍”的提法，只能用“降低百分之多少”或“減少百分之多少”。必須使用國家法定計量單位。公文中的數字，除成文時間、部分結構層次序數和詞、詞組、慣用語、縮略語，具有修辭色彩語句中作為詞素的數字必須使用漢字外，其余均使用阿拉伯數字。引用統計數字要考慮使讀者有真正的感受，次要的、技術性很強的數字，如無損于主題的闡述，盡量不用或少用。“二”與“兩”的用法不同：如果用作序數，應當用“二”，例如“第二”“二月（即二月份）”“二次大戰（即第二次世界大戰）”等；如果與量詞連用，應當用“兩”例如“兩個”“兩次”“兩次大戰（即第一次和第二次大戰）”等。結構層次序數：第一層為“一、”，

第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”，第五層為“①”。各種職務、姓名應用全稱。當一個人物擔負多種職務時，只列出與文件內容有關的。列出一個人物的兩個或兩個以上職務時，國內的應按先黨內后黨外，由大至小排序，國外的應尊重對方習慣或雙方的需要。國外人士的姓名、職務應以新華社公布的標準譯名為準，如無標準譯名應注意在所有有關文件中使用同一譯名，譯名之后一般應用圓括號注明其外文名稱。若干人物的姓名需同時并列出現在文件中時，應按一定標準排序。表示全部或部分詞語，分別為一些副詞、數量詞以及名量詞的重疊形式。如“所有、全部、凡是、完全、統統……”等就可用于表示全部。而“有些、一些、部分、大多數、絕大多數”等則用于表示部分。不能在一個語句中同時出現表示全部或部分的詞語，前后句子中出現的表示范圍的詞語不能自相矛盾。公文中表達程度的關鍵是選用各種副詞、代詞等詞語。“很、太、最、更、更加、極其、非常、尤其、十分、過于、特別、比較、多么、大致”等副詞，“這么、怎么、這樣、如何、如此”等代詞都可以表示程度，可在被說明對象的前、后和中間起各種修飾、限制、補充的作用，以表示這些對象所達到或所應達到的水平、限度。公文中的基本語氣是平直而堅定不移的陳述語氣，在特殊需要的情況下還以換詞或變更句式等形式加重或緩和這種語氣，以示強調或委婉。公文中常要表達一些主張，要求對方做某些事情或制止、禁絕對方做某些事情，這時的語氣自然是祈使語氣。其中表示命令、訓誡的，語氣強烈，神態嚴厲，無可置疑；表示請求希望的，則語氣稍緩，神態也有勸慰、商洽、盼望、召喚等等分別。公文中有時也需提出一些疑問請對方回答，征詢其意見或反映，有時還自問自答或以問代答，這時的語氣即疑問語氣。公文中的疑問語氣種類較多，神態變化也較復雜。公文中帶強烈感情的感嘆語氣雖不多見，但在這些為數不多的語句中，其神態也有喜、怒、哀、樂、驚、憂等分別。它們常出現于需表示強烈態度、立場或需要表現較強感染力的場合。

五、結語

總而言之，“文秘工作是每個國家機關、企事業單位各項工作的形象窗口”，在公文寫作中把好語言關，是文秘工作者重要的職責之一，任何絲毫的疏忽都會影響機關工作的正常運行。強化公文寫作的語言規范，重視公文寫作的語言運用，這是新形勢下適應時代發展需要、勝任履行領導參謀和助手職責的內在要求和必經之路。

【參考文獻】

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