會展檔案信息化建設研究與實踐

尹艷梅

【摘要】會展檔案是指在會議、展覽、演藝、體育賽事以及大型活動過程中產生的文書、照片、音像等檔案。會展檔案信息化建設是一個系統工程，如何實現一個綜合檔案室的信息化管理成為了檔案工作者必須思考的問題。文章以湖南國際會展中心檔案信息化為例，對數據庫的建立、檔案數字化建設以及集成化平臺建設進行了探討。

【關鍵詞】數字檔案；數據庫；信息化

湖南國際會展中心館藏檔案6785盒，包括聲像、照片、文書、科技、財務等歷史工作形成的檔案。由于歷史原因，這些檔案資料整理、裝具不夠規范。受庫房保管條件限制，檔案資料面臨著聲像檔案消磁，照片檔案褪色，老的基建、文書檔案損壞的現象。

2016年，湖南國際會展中心對館藏檔案進行規范化全面整理及數字化建設，并將檔案數據庫植入OA平臺，實現檔案信息化管理。

一、檔案數據庫建設

檔案數據庫就是將管理對象從“物質流”向“電子流”轉變，一方面，檔案實體數字化得到實現，檔案管理過程自動化及元數據得以實現。另一方面，這些數據也為檔案資訊化應用和檔案個性化服務、檔案數據聚合與挖掘等打下基礎，同時提供完善的備份方案以及集中的系統監視和系統日志。湖南國際會展中心檔案數據庫以需求為主導，以完整地實現預期功能為目標，充分考慮建設成本、運行成本和維護成本，提高項目的性價比，通過系統框架和相應單元的配置，建立起符合湖南國際會展中心實際情況的檔案核心數據庫。

（一）目錄數據庫。檔案目錄數據庫是替代紙質和手工目錄實現計算機檢索的主要途徑，是檔案計算機檢索系統的重要組成部分，通過對檔案目錄數字化，建立檔案目錄存儲、目錄數據處理和維護的系統。目錄數據庫的建設要充分考慮檢索點設置、著錄和標引的規范、檢索內容的合理性，以及符合國家和行業相關標準，建立以用戶為中心的專業檢索、簡單檢索、智能檢索以及全文檢索等多途徑的檢索模式。

（二）全文數據庫。全文數據庫是指收錄原始資料全文的數據庫，也就是各類檔案的電子版格式系統。常見的數據來源有計算機掃描產生的文件、電腦打字產生的文件、計算機網上傳送的文件、電子出版物、OA平臺上文件以及錄入建庫等。該數據庫直接提供全文，省去了目錄加工環節，減少了數據組織中人為因素，因此數據更新快、檢索更加準確。全文數據庫的建立可分為數據準備、文本預處理、數據加載、數據檢索和數據維護等環節。

（三）多媒體數據庫。多媒體數據就是對多媒體（包含數值、字符串、文本、圖形、圖像、聲音和視頻等靜態或動態信息）進行管理、運用和共享的數據庫。理論上，多媒體數據庫除了提供滿足大部分格式數據的查詢搜索功能外，還要考慮到不同媒體需要不同的處理方式，如圖形、圖像的編輯處理、聲音數據的剪輯，流媒體服務等。但在實際操作上，考慮到行業特點及開發成本，湖南國際會展中心多媒體數據庫只涉及對多媒體文件的處理。

二、檔案數字化建設

檔案數字化建設就是將數字檔案通過網絡互聯技術和計算機網絡平臺供需要者查詢、搜索，從而實現資源數字化，管理網絡化、智能化，用戶使用方便等優點。

（一）館藏檔案數字化。館藏檔案數字化是檔案信息資源的主要來源，也是檔案信息化建設的基礎。館藏檔案數字化實際上是一種載體轉換過程，是指利用現代信息技術手段，將傳統介質的紙質、聲像、縮微膠片等各種載體的檔案資源轉化為數字資源的過程。檔案數字化加工后，以目錄為依托，將每件檔案數字化所得的一個或多個對象存儲為一個電子文檔。將這個電子文檔存儲到服務器的文件管理系統，通過每個電子文檔的ID號與檔案目錄數據庫中該份ID號的一致性和唯一性，建立起一對一的永久關聯。

（二）新增檔案電子化。對辦公自動化、無紙化、網絡化產生的電子文件以及數碼照相機、攝像機產生的以機讀形式存在的的電子文件的元數據和背景信息提出歸檔要求，確定電子文件積累要求和歸檔工作流程，完成新增檔案的電子化。

三、建設集成化管理平臺

建立多門類的檔案數據庫（基建、影像、照片、文書），對檔案進行集中式管理。建立一套功能齊備的檔案業務綜合管理系統。下面以湖南國際會展中心集成化管理平臺為例，簡單介紹一下系統技術要求和系統功能需求：

（一）系統技術要求。大型網絡版遵循JSEE的規范，采用多層架構MVC設計模式，總體基于Struts2框架、Spring框架、iBATIS、XFire框架等當前流行技術。采用Windows2003以上版本的服務器操作系統，SqlServer2005或以上數據庫管理系統，TOMCAT5.0或更高版本以及JDK1.5或更高版本的WEB服務器系統。

1.使用目前最為廣泛的網絡編程語言java。它具有簡單、面向對象穩定、平臺無關性、解釋型、多線程、動態等特點。

2.前端使用jQuery框架、Ajax技術，Ajax使Web應用既保留了B/S結構的優點，又具有C/S結構應用的強大功能和用戶感受。它可以在頁面內與服務器通信，使得構建智能化的客戶端控件（數據表格，樹型控件等）成為可能。可以在頁面內與服務器通信，不必整體刷新頁面，減少了數據傳輸量，提高了Web應用的響應速度。極大地改善了Web應用的可用性和用戶的交互體驗。

3.支持TOMCAT/JBoss/webLogic的分布式集群部署。J2EE集群是用來提供高可用性和伸縮性服務，可以設置服務器群組管理，像單個服務器一樣分擔處理一個復雜任務，同時支持容錯處理的一種流行的技術。

4.支持SQLSERVER、ORACLE等多種大型數據庫。在穩定性、速度、安全等方面都能滿足客戶的要求。會展中心這次使用SQLSERVER2005，它具有易于安裝、部署和使用，并提供完整的XML支持等特點。

5.系統采用了“軟件開發平臺”的開發技術，不僅考慮到對各行業、各單位業務不同的適應性，同時還兼顧了檔案管理模式、數據結構、業務流程等業務因素的變化。這種設計思想使得軟件系統和各使用單位實際檔案業務之間為松耦合，更方便地定義數據表、界面、報表，適應業務的個性化。

（二）系統功能需求。包括如下8個方面的內容：

1.能管理多種異介質、多種類型的檔案；涵蓋檔案管理全過程：檔案的收集、整理、移交入庫、保存價值鑒定、保管、統計、檢索、利用管理、編研等，并且擁有強大的后臺維護功能；具有數據導入/導出功能：可以將EXCEL等常用條目數據存儲格式的文件以及電子原文轉換進本系統，或將本系統的條目以及電子原文轉換成其他軟件可以接收的格式。

2.支持文件（收文、發文、內部文件）的錄入、歸檔組卷；支持外部接口、OA接口的數據直接組卷歸檔至指定門類；支持各業務部門處理與本部門有關的檔案，整理后通過檔案系統移交至檔案歸檔部門進行歸檔，減少了檔案室人員的工作量；豐富的格式支持。支持在線掃描：可同時上傳多個原文，也可在線掃描原文并上傳，可將JPG、GIF、PNG、DOC、TIF、XLS等格式的文件自動轉換成PDF文件，數字檔案瀏覽器國家版式文件格式及常見格式的在線瀏覽（如tif、jpg、bmp、png等），支持流媒體的在線播放，具有廣闊的前瞻性。

3.可實現門類檢索（文件字段條件值篩選）及全文檢索（類似于百度搜索引擎）、保證檢索的速度、查全率和查準率。

4.具有完善的業務處理功能，包括檔案查詢（普通查詢、高級查詢、跨門類查詢、全文檢索）、檔案移交、檔案接收、檔案入庫、檔案鑒定、編研統計等功能；使用加密狗加密，保護用戶數據安全。同時支持單點登錄、用戶時間段登錄有效等，以滿足不同客戶對系統的要求；跨全宗的數據集中管理：系統滿足多全宗、多層次、大集中方式的檔案信息管理要求，實現上下級業務管理、數據貫通和資源的共享，滿足會展中心的檔案業務需求。

5.個性化定制功能（門類、界面）：系統不僅可以管理傳統的文書、科技、項目、設備、會計、實物、照片、音像等各類檔案類型，且可以根據行業要求定制，管理各單位所需要的各種文件、資料和數據，將檔案管理內容根據需要進行擴展，方便適應檔案門類的增加、業務規則的變化，完全能滿足本單位的文件、檔案、資料管理；原文使用ftp協議方式，具有網絡文件的上傳與下載特性。如支持斷點續傳等；擁有完善的用戶權限管理系統，比起網絡共享來說，可以詳細設置每個用戶的權限。如只能上傳，不能修改或刪除等；可以進行數據的加密傳輸，更好地保護個人隱私，提高安全性。

6.具有靈活的報表定制功能?？筛鶕脩舻男枨笤O計報表模板，允許包含charts、圖片、子報表等的復雜報表；引入業務流程管理機制，便于流程修改。普通的檔案信息管理系統沒有業務流程引擎，如果需要修改流程環節，則大多數情況下需要改造軟件本身。只需在后臺界面配置業務流程即可完成。

7.靈活的文件歸檔功能，文件該歸到檔案哪個門類只需在系統后臺進行歸檔設置即可，一般什么類型的文件歸檔到什么類型的門類下；擁有詳細的日志管理功能，從用戶登錄至用戶下線，所有的功能操作都有詳細的日志記錄，方便統計和核實追蹤，提高系統的安全性。

8.系統對檔案數據的展示要有非常好的約束。針對多全宗、多層次集團用戶以簡單方便的方式實現了復雜多樣的檔案權限管理控制，不僅可以控制查詢利用權限，還可以控制錄入、整理和歸檔權限和流程。通過簡單方便的權限管理可實現對檔案的瀏覽、打印的控制，各歸檔部門、項目參建單位及檔案管理員看到的數據都是不同的，看到的目錄、分類表都做了約束，使得歸檔責任明確、數據一目了然，各部門、各單位、個人根據權限和職責只能看到所需的數據，確保系統的安全和數據的保密性。

四、結語

會展檔案作為寶貴的文化精品財富，不僅提供歷史參考，還廣泛用于政策傳播、文化再造、節目研發、教育警示等作用，是會展行業發展的不可缺少的重要環節。湖南國際會展中心檔案信息化的建設和實施，實現了檔案管理從實體管理向知識管理的轉變，全面提升了檔案管理水平，更好地履行廣播電視媒體作為優秀文化的繼續者、守護者、傳播者、創新者的社會職責，為弘揚社會主義文化影響力、傳播文化自信力和中華民族偉大復興的歷史使命作出了應有的貢獻。

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