芻議檔案管理工作的重要性及對策

韓雪童

【摘要】對各單位而言，檔案管理不單單是記錄廣大職工的工作發(fā)展情況，也是對單位自身發(fā)展的客觀真實記錄，檔案材料保存了單位各個發(fā)展階段的實際情況，為未來的持續(xù)發(fā)展提供了重要的參考依據(jù)。因此我們必須要充分認識到檔案管理工作的重要性，采取科學有效的措施真正開展好檔案管理，促進檔案管理工作效率的提升。

【關鍵詞】檔案管理；重要性；對策

一、檔案管理工作的重要性

一方面，檔案管理工作是否能夠高效科學地開展在很大程度上反映了單位實際發(fā)展情況和內部管理水平。單位在自身經營發(fā)展過程中必然會有諸多業(yè)績成果，而它們都會被記錄到檔案材料中來，要更加深入地掌握和了解單位的歷史發(fā)展情況，查詢檔案是一種有效而快速的手段，因此各單位的持續(xù)健康發(fā)展必須要依靠檔案管理工作。隨著我國社會經濟的飛速發(fā)展，在新時期新形勢下我們必須要盡快轉變檔案管理工作觀念，積極改革創(chuàng)新檔案管理方法，讓檔案資料能夠更加真實準確地反映單位發(fā)展的具體情況，真正把檔案管理和單位內部管理聯(lián)系起來，從而確保各項工作的有序開展。綜上，開展好檔案管理工作對推動單位持續(xù)發(fā)展而言具有非常重要的意義。

另一方面，檔案材料是各單位在各項業(yè)務活動和自身經營發(fā)展過程中逐漸積累形成的，是對過去各項業(yè)務活動的真實客觀記錄，對單位領導進行決策具有十分重要的輔助作用。單位領導和管理者能夠借助于對檔案材料的分析和研究，對單位過去工作不斷總結，積極吸取借鑒之前的經驗，同時結合當前本單位的實際發(fā)展情況制定出更加科學的發(fā)展規(guī)劃，做出更加正確的管理決策。同時，做好檔案管理工作還能夠為單位其他部門與職工帶來更加全面和個性化的檔案服務，充分發(fā)揮出檔案資源的價值和作用，保證本單位各部門業(yè)務的有序開展。由此能夠看出，做好檔案管理工作意義重大。

二、檔案管理工作的有效對策

（一）確立檔案管理工作新格局。新時期下，檔案管理工作必須要緊密結合本單位的核心業(yè)務，確立檔案管理工作新格局。管理工作人員應當定期匯報具體的工作情況，第一時間解決好具體管理過程中存在的問題，進一步提升管理工作主動權。檔案管理工作可以說是單位內控管理過程中的重要組成部分，應當將其納入到本單位的實際發(fā)展規(guī)劃中來，構建更加系統(tǒng)化的管理體系。必須將檔案管理工作與其他業(yè)務工作共同規(guī)劃，保證各項工作貫徹落實，確保檔案管理部門和檔案管理工作人員能夠主動履行好職能，提高檔案管理工作效率。同時還應當對各種檔案信息資源予以統(tǒng)一管理，實施多元化的檔案信息資源整理歸檔策略，開展好紙質檔案和電子檔案的管理工作，真正構建新的檔案管理工作格局，促進本單位各項業(yè)務活動的有序開展。

（二）加強檔案工作的全程管理。單位組織進行各項管理工作時必須要同時開展好檔案跟蹤服務，重視相關信息資源和材料的整理歸檔，正確認識到單位檔案管理服務工作需求，有效開展信息資源服務，特別是本單位重點業(yè)務的組織開展和重要文件材料，檔案管理工作人員必須積極參與，確保檔案資源從形成到歸檔全過程的全方位管理。比如說重要業(yè)務活動所涉及到的檔案信息材料，檔案工作人員應當提前參與，及時創(chuàng)建檔案目錄，按照相關標準做好信息材料的歸檔整理工作；又例如說針對各種電子文件材料的管理，應當?shù)谝粫r間做好收集歸檔工作，檔案工作人員需要對各類電子文件材料的基本情況有充分的了解，對電子材料的類型、范圍和格式等統(tǒng)一做好規(guī)范化處理，保證電子檔案的安全和完整。

（三）推進檔案信息化建設。促進單位檔案管理信息化建設必須要借助于人才、設備和技術的支撐，檔案管理人員應當真正重視這一工作，不斷促進單位檔案資源管理工作效率的提升。依靠檔案信息化建設，推動檔案材料的有效整合，一方面應當更加努力深入地探索檔案信息材料的共享機制，利用信息技術對單位相關檔案信息實現(xiàn)高效管理，進而更為準確地對各類檔案材料進行歸類、識別與傳輸；另一方面需要更加深入地探索檔案信息的整合方式，推動多元化整合。根據(jù)檔案信息資源的具體情況和實際特征，將其轉變?yōu)橹R型文檔，不斷提升檔案信息資源整合效果。

（四）充分挖掘檔案資源價值。一方面，要盡可能地把檔案信息材料轉化為具有較高價值的資源，檔案管理工作人員要不斷更新自身知識結構，提高管理工作水平，把檔案材料中的顯性知識與單位經營管理的隱形知識結合起來，根據(jù)單位的具體情況把檔案信息資源挖掘提升到戰(zhàn)略高度。借助于科學有效的措施來深入挖掘檔案材料中有價值的資源并將其真正轉化為生產力。另一方面，需要進一步創(chuàng)新傳統(tǒng)的檔案材料開發(fā)利用工作模式。檔案材料的實際價值必須要借助于檔案服務來突顯，檔案管理工作人員需要主動和其他部門交流溝通，從而實現(xiàn)檔案信息共享，更新檔案結構并實現(xiàn)各部門的共享利用。在挖掘檔案信息服務的過程中，也需要積極應用互聯(lián)網技術，提供各種豐富的檔案咨詢、共享，努力推進檔案服務創(chuàng)新。

三、結語

總而言之，檔案材料表現(xiàn)出真實性、廣泛性以及豐富性的基本特征，做好檔案管理工作是幫助各單位提高檔案資源利用效率，促進檔案材料價值提升的重要方式。通過本文的研究，我們更應當認識到檔案管理的重要意義，依靠科學的策略來促進單位檔案管理水平的不斷提升，從而實現(xiàn)單位的持續(xù)健康發(fā)展。

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