信息化視野中事業單位檔案管理的創新

沈鶴慧

【摘要】檔案信息化管理是適應時代發展的，也是檔案工作適應社會信息化發展的必然趨勢，它是一個艱苦的、長期的過程。隨著社會的發展，現在已經進入到信息化時代，這個時代背景下，事業單位涉及到的數據越來越多并且復雜，對數據進行管理也變得越來越麻煩。而對于檔案管理來說，管理的難度也隨之上升。因此在信息化背景下改善創新檔案管理工作，已成為研究的重點，合理的方式不僅能提高檔案整理的效率，同時也會提升檔案保存和分類的有效性。

【關鍵詞】檔案管理；信息化；創新

信息化是指培養、發展以計算機為主的智能化工具為代表的新生產力，并使之造福于社會的歷史過程。這是通過現代通信技術、網絡技術、數據庫技術等工具，將需處理目標的各種屬性元素收集、整理成數據信息庫，用以更高效能地滿足使用者實現其行為目的的一種技術，是人類生產力發展中的一大進步。當信息化已成一種趨勢時，檔案管理也需要趁勢而動，檔案工作者必須從新的角度去思考檔案管理與之相結合的方式方法及理論邏輯，重新構建在新技術環境下即信息化時代中檔案管理與服務的系統框架，以充分利用新生產力推動檔案管理的實質性發展。檔案信息化管理是適應時代發展的需要，也是檔案工作適應社會信息化發展的必然趨勢， 它是一個艱苦的、長期的過程。通過研究檔案的數據化信息整合原則，從而推導并搭建出檔案工作的現代化管理體系，使之更為人性化、系統化。這樣，我們就將信息化技術帶來的大數據優勢如何實際結合事業單位檔案信息數據的收集分析，來作為事業單位檔案管理工作效能提高的突破口。

一、信息化時代事業單位檔案管理需面對的攻關課題

信息化技術的推動下，通過大幅度提高信息數據收集的數量，并對其進行更加系統化的處理與分析工作，能夠推導出原本手工人力管理難以甚至無法實現的組織管理模型，從而為事業單位檔案管理提供了嶄新的管理思路。

（一）事業單位檔案信息資料收集工作中碰到的難點。目前，事業單位檔案管理主要有以下幾個內容：第一，編教職員工的檔案資料，這是檔案的主體；第二，離退休人員的檔案資料；第三，離職人員未轉出的檔案資料。因為事業單位工作人員一般擁有較高的學歷和水平，社會對其有著大量的崗位需求，產生了比較頻繁的流動性，期間可能遇到各種客觀原因，出現較多的人事檔案資料暫時沒有跟隨其轉移的情況。若是依照學科門類管理人事檔案，會產生龐大數據規模和繁雜的信息層次。現階段，總體上事業單位檔案管理工作都在推進實施信息化建設，但是依然存在信息化程度暫時不高，大量檔案還是以紙質形式存在的現象。故而在當前背景下，如何將人事檔案信息數據化，有效收集歸檔紙質檔案中的數據是事業單位人事檔案的一大挑戰。

（二）事業單位檔案管理工作方式需要變革。目前，依然在大部分事業單位使用的傳統檔案管理模式，人事檔案資料依舊必須進行效率質量低下的手動查詢。當務之急，是對事業單位檔案紙質檔案進行電子數據化歸檔處理，用信息技術來取代落后的手動操作，搭建大數據云管理平臺來保存、統計、分析事業單位檔案資料，從而實現檔案管理工作簡潔化、程序化、規范化目標。

（三）事業單位檔案信息保密工作風險性提高。任何一種檔案都有需要保密的義務，這既是對個人負責，同時也是對集體負責。事業單位同樣也需要對檔案管理實行嚴格的保密工作制度。但是目前許多單位就做好保密工作基本上缺少較為完善的保密制度。這主要是由單位本身的性質所決定的。事業單位大多處于壟斷狀態，這種性質決定了他們雖然也有一定的保密制度，卻不是很完善，一定意義上說，可有可無且嚴格執行方面也打了折扣。而且部分單位領導并不重視已有的保密制度如何有效落實和執行，這就使得現有制度成了空談，特別是在網絡社會、信息化時代，給檔案信息保密工作帶來了不可預測的風險。

（四）事業單位檔案管理和利用模式需要發展。傳統的事業單位檔案管理并沒有一個完善的服務理念，也沒有與之相應的管理權限統一歸屬機構，這就導致了其在服務人事管理工作時十分被動，也導致了檔案的利用率不高。檔案管理信息化，可以在云數據庫中對檔案進行多種管理操作，包括聚類、分類、相關性分析等等，能夠對不同信息數據之間的關系做出分析，而傳統的檔案管理模式不具備這些功能，也無法實現信息化時代檔案工作的各種需求。

二、信息化時代事業單位檔案管理迎來新的機遇期

如前所述，在信息化時代，事業單位檔案管理工作面臨挑戰，但是，同樣也給檔案管理工作帶來了諸多機遇。

（一）信息化為檔案系統知情權建設提供機遇。長期以來，事業單位檔案都是封閉式管理，這歸根于長期的革命斗爭。在革命斗爭中，組織管理部門必須集中保存有關自己組織中成員的基本資料，便于充分了解其基本情況，掌握基本動態，形成對組織中成員的基本管理依據。建國后很長一段時間，也實行封閉式管理，這有其必要性和有效性。改革開放后，隨著整個國家的經濟建設、政治建設都走上健康發展的軌道，封閉式的檔案管理模式已走出其固有的歷史語境。在整個國家日趨制度化、民主化和公開化的今天，原有的管理模式與當前實行的全面深化改革思路南轅北轍。毫無疑問，一些檔案的逐漸公開，“實現人事檔案向本人有條件的部分開放和透明化操作，更能彰顯人事檔案存在的意義”，也更符合當前中國深化改革的進程。而檔案信息化為知情權建設提供了新的歷史機遇。檔案管理圍繞干部人事制度改革需要，提升服務意識，變“死檔案”為“活檔案”，從線下整理到線上管理，可以促進檔案管理信息化進程。依托檔案信息平臺，對重要信息全面錄入，組織日常維護，提高檔案的管理與利用效率，實現檔案全面、動態化長效管理。

（二）信息化豐富了檔案管理的技術手段。事業單位傳統的檔案管理工作需要投入大量的人力資源和財力物力，依賴人工手段對檔案進行記錄、整理、備份，嚴重依賴個人經驗，檔案管理人員的工作強度大，對資源的占用也很大，并有著不高的檔案管理準確性與效率這一系列的缺點。現代信息技術為檔案管理提供了多功能高效率的管理手段，檔案收集建檔的輸入方式更加迅速準確，并通過數據管理系統降低信息管理的難度，檔案工作人員可以從數據庫中隨時查找所需檔案，而云數據平臺可以對檔案進行分層分類操作，查找并建立不同檔案的關聯，可以利用包括圖片、視音頻等多種類型的數據信息來豐富檔案的存儲內容，提升檔案管理的效率以及準確性。此外，檔案管理的技術平臺選擇性更加主動，檔案相關主管部門可以連通企業檔案管理平臺，合力打造檔案管理系統，使電子檔案的即時更新率大幅提高，最終可以做到人員變動即時產生相關管理記錄。

（三）信息化提高了檔案時效性。現代社會的檔案種類很多，這些檔案具有極強的時效性，以項目檔案信息為例，項目信息檔案具有較強的針對性，而很多項目的執行時間較短，如果檔案的信息不能及時更新，則會導致檔案失效。傳統紙質檔案管理的周期較長，已經難以滿足檔案管理的需求，而互聯網信息技術具備較強的時效性，可以最大限度提升檔案管理的敏感度，實現檔案的動態跟蹤，同時保證了檔案管理的交互性與動態性。基于互聯網信息技術建立的檔案管理系統可以將現有的大數據、云處理、數據挖掘技術等進行有機整合，為檔案管理開辟新的空間，而這些數據處理技術的運用可以最大限度提升檔案管理效率，從而保證了檔案數據的時效性。

三、根據信息化時代需求，尋找檔案管理的新途徑

采用信息技術、大數據等改造傳統檔案管理，不斷適應互聯網環境下檔案活動的新特點，升華事業單位檔案管理素質和服務效能，適應并優化應對社會對檔案的新需求，需要創新檔案管理途徑。

（一）提升檔案系統整體水平。提升檔案系統整體水平是事業單位檔案管理工作信息化的基礎性工作。這就需要檔案管理機構依照系統集成要求的理念來將信息化運用到整個檔案管理工作中來。信息化建設的關鍵在于整個系統，在于組成系統的節點方面。縱向或者橫向都能夠滿足整個系統的要求，才能保障檔案系統發揮綜合優勢、提升綜合能力。按馬克思主義系統論原理，一個關鍵的節點往往有可能導致整個系統運轉不通暢，同時，所有的節點不管是裝備水平，或者在應用能力上都做不到齊頭并進。因此，應當鼓勵一些事業單位試點構建高水平的檔案系統，提升檔案系統整體水平，通過試點，總結經驗和不足，再做推廣，全面推進整個檔案系統水平不斷提升。

（二）加強規范化、標準化建設力度。檔案工作規范化、標準化作為檔案管理信息化的重要過程，這就提出對檔案管理中系統思維意識進行強化的要求，是做好檔案工作規范化、標準化的基礎工作。首先，公文制發是檔案工作規范化、標準化工作必須完成的第一步基礎。檔案是由公文生成的，因此，公文在制發過程中是否達到規范化、標準化，將影響到檔案形成時的質量，是檔案規范化、標準化的一個決定性步驟。所以，務必制定好符合信息化要求的公文制發規范，才能為后續轉換為檔案的環節實現檔案管理工作規范化、標準化打下一個正確可行的工作基礎。其次，實施“以我為主”的立卷歸檔原則是解決檔案工作標準化工作中問題的關鍵環節。檔案工作實現標準化過程中遇到的最大難題就是近似公文重復、立卷組合無序。檔案工作規范化、標準化最終要實現最大化利用檔案保管價值，并使建立完整的案卷庫存以及便捷的檢索程序。這時候，解決工作中存在的問題，并實現以上提及的目標就必須實施“以我為主”的立卷歸檔工作原則。這一原則，便是要以本單位形成的文件為主進行文件歸檔的原則。這條原則不但要作為文書立卷歸檔工作的基本原則，還在檔案規范化、標準化工作中有著重要的地位。最后，要保障檔案工作標準化的可靠性，就必須提高案卷質量。通過多方面多層次的工作實踐得出案卷材料收集的完整性直接影響并決定了檔案的最終價值。立卷方法、案卷裝訂質量是提高檔案工作標準化質量的操作性因素。因此，在實現檔案工作規范化、標準化這一進程中，我們不僅要在立卷方法問題上下功夫，力爭使檔案標準化管理中的分類和檢索更加精確便捷，還要注意提高案卷裝訂質量，才能實現檔案規范化管理。

（三）改善軟件硬件基礎條件。盡快建立檔案信息數據庫。數據庫是事業檔案信息網絡建設的重要組成部分，是網絡的信息資源。建立資源配置合理，操作便捷、實用性的檔案信息數據庫是檔案業務工作信息化的硬件基礎。事業單位建立檔案信息數據庫可以通過廣泛采用數字掃描、光學影像、音頻視頻轉換等現代化的技術手段，將圖紙、歸檔文件及現場開標材料等不同載體的檔案轉化為數字信息，并建立不同的檔案信息資源庫，突破傳統手工檢索管理模式，實現對檔案信息的計算機檢索和查閱，使檔案信息利用服務更加方便、快捷、高效。另一方面，要同時加強基礎硬件設施建設，包括檔案信息互聯平臺系統架構、檔案資料數字化工具配置。這是檔案信息實現交流互通、資源共享的基本條件，檔案管理單位是否具備適應信息化要求的檔案信息網絡，關系著檔案信息化優勢的實際價值。信息化硬件設施建設的過程中，事業單位應考慮到本單位的客觀、科學、原則性需求，注意各個環節的相互關聯，要從本單位經濟條件出發，與檔案部門預算資金現狀相結合，采用有計劃有時間安排的逐步建設完善方式。在采購和替換硬件的過程中，高配設備作為服務器，低配設備作為使用終端，以確保有限的資金得以充分利用。

（四）改革管理與監督機制。客觀的評價是提高檔案管理水平的有效方式與手段，通過客觀評價，有利于檔案管理機構及時發現工作中的不足與問題，并及時改進，提高自身檔案管理與服務水平。在嚴格遵守相關法律法規的同時， 及時跟進完善信息系統管理制度，加強對計算機檔案管理系統的管理， 確保檔案數據庫安全。完善電子文件歸檔工作的管理、監督和指導制度，確保歸檔數據的真實、完整、有效。在傳統文本檔案信息化過程中，要提高對電子數據的保護意識， 要增強網絡安全意識， 加強新技術安全培訓，積極使用信息化時代的保密保全設備，防止失密、泄密事件發生。根據保密制度，不得與外網互聯的信息資料應進行物理斷網，在傳遞保密資料過程中不得使用外網形式。可以在互聯網中提供的已公開的檔案目錄查詢服務， 要堅決貫徹《安全條例》，充分采用身份認證、防火墻、數據備份等多重防護硬件及軟件防御措施，確保檔案信息系統的安全運轉。在構建完整的管理與監督系統中，應努力遵循如下幾個基本原則：一是動態性原則。即隨著問題的發現應該及時調整相關的服務工作。二是有效性原則，在管理與監督中評價的內容應該適用于檔案信息用戶，便利用戶。三是整體性原則，就管理與監督而言，應該從多個角度、全方位進行分析評價，避免出現片面化。

四、結語

綜上所述，事業單位檔案管理工作信息化的進程，是一個充滿了機遇與挑戰，需要不斷轉變思路與發展創新的過程，是一個需要時間規劃，多方面多層系統整合的工程。事業單位檔案管理機構必須要意識到信息化所帶來的挑戰與機遇，要及時做好思想轉變，來應對信息化時代不斷推陳出新的社會需求以及突發情況，充分利用全新的理念來針對檔案管理工作進行改革與創新，充分發揮人事檔案的作用。

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