消防檔案管理工作常見問題及解決對策

朱國雄

【摘要】在當前社會高速發展的大背景下，火災的出現將給人民群眾的生命財產安全造成直接威脅，國際檔案大會曾經在相關報告中明確指出：“無論是何種原因導致火災爆發，都將對檔案部門的工作產生最為直接的影響，具備破壞性危機。”而近年來隨著我國《消防法》的全面完善和實施，檔案管理過程中的消防問題也成為了今后檔案管理工作的重要環節，尤其是各級檔案部門的庫房管理。更是當前消防工作中關注的主要問題。針對這種情況，本文將針對消防檔案管理工作中常見的問題展開研究，進一步探索相應的解決對策，希望對此項工作的開展起到更大的幫助作用。

【關鍵詞】消防；檔案管理；常見問題；對策

隨著近年來我國經濟發展水平的提升，各個企業與單位的發展都得到了明顯的完善和優化。但是筆者在實際研究中發現，有些單位在開展檔案管理工作的過程中，仍然存在不完善的情況，其中最為突出的就是對消防工作的不重視，這也將在一定程度上制約檔案管理工作的整體發展。在當前檔案生成和管理部門建設和發展過程中，檔案管理作為對數據、信息以及是對單位發展情況的有效記錄，作用無可替代，所以對檔案管理的消防問題引起關注顯得十分必要。在此背景下，為了更有效地推進檔案的管理與完善，進一步加強對社會發展體系的建設與發展，本文將對消防檔案的管理中常見的問題展開細致的研究。

一、檔案消防工作中存在的主要問題

近年來，我國各地的檔案局或是企業都逐漸加強了對消防工作的關注程度，甚至開展了大量的工作，使得檔案消防工作得到了極大程度的發展。但是由于領導和工作人員對該項工作缺少應有的重視，致使工作出現了一定的問題。另外，存放檔案的庫房具備一定的特殊性，但是在實際工作中，庫房的各種條件距離理想的消防要求存在一定距離。經過筆者研究，當前消防的工作的問題主要體現在以下幾點：

（一）對于檔案消防安全問題的重視程度不足。這個問題可以從兩個方面來查找：1.單位領導對安全問題把關不嚴。在筆者對這一課題進行研究的過程中，特地查找了近年來我國各地出現的代表性案例，有一個案例特別典型： 2000年，云南省西疇縣某鎮政府辦公樓發生了一起十分嚴重火災，領導層負有不可推卸的責任——一直以來，當地領導并沒有對檔案管理工作引起重視，始終認為加強對經濟建設工作的開展才是主要目標，因此忽視了檔案管理工作的重要性，大量的檔案未能按規定進行有效整理和妥善保存，最終導致這些檔案在火災中受到了毀滅性破壞。該鎮成千上萬戶的土地承包憑證在火災中蕩然無存，造成了難以估量的損失。2.工作人員思想上不重視檔案消防安全工作。從以上案例可以看出，除了領導的不重視外，最關鍵的是工作人員失職，有些工作人員思想上不重視檔案消防工作，思想上的放松就引起行動上的執行力欠佳，不按國家和行業的規范要求管理檔案，致使工作出現嚴重的漏洞，在大火面前，無序堆集到一起的檔案無法有效規避風險，最終造成無法挽回的損失。這就是當前工作人員和領導對檔案消防問題不重視的最典型的案例之一。如果在日常的工作中，上級領導對檔案消防工作引起重視，監督下級的工作，經常讓下級查找毛病，對照檢查，即使出現問題，也不至于如此嚴重，更不會出現如此嚴重的后果；反過來，如果下級工作人員重視自身的本職工作，即使上級領導監督少、檢查少，也能按職責范圍開展工作，就能規避風險，即使本職工作不達標，也不至于達到無法救藥的地步。

（二）防火災的規范程度和細節不到位。主要體現在管理環節的不到位和基礎設施不完善。1.檔案管理不到位，細節出現紕露。筆者在調查中發現，現在很多單位因為上級領導機關不重視，所以往往放松工作標準，對本單位的檔案工作不夠重視，于是，也就出現了很多單位缺乏專門的檔案室，所有形成的檔案都不得不“擠”在本來就不寬敞的辦公室里，或者是倉庫的角落里；更有一些單位，連最起碼的存放檔案的標準柜子都沒有，于是工作人員不得不將檔案隨意堆放在辦公桌抽屜里，與雜物為伍，根本就無法分清哪些是檔案，哪些是無用的雜物，這些為檔案消防工作的開展形成了極大的阻礙。2.報警系統和滅火設計不合理。為了方便開展防火、滅火工作，火災的報警系統和滅火設計十分重要，但是當前很多單位在消防基礎設施設計上存在明顯的缺陷，缺乏有效完善的措施，甚至沒有發生火情的時候系統會出現錯誤播報，時間一久，這就使得工作人員出現了工作上的惰性，對火情警報不再產生警惕，一旦真正發生問題，很容易出現措手不及的情況。

（三）人員的素質無法滿足工作的需要。1.單位不重視對人員素質的培養。由于很多單位的檔案管理人員系轉崗或者年齡偏大的人員，單位對檔案管理的重視程度不夠，沒有對工作人員進行檔案管理等專業的培訓，再加上很多單位為了節省開支，招聘綜合素質不高的人員參與檔案的管理工作，于是造成工作人員整體素質偏低。2.工作人員的敬業精神不足。調研中發現，檔案管理人員缺乏敬業的精神，不能按質按量完成自己的本職工作，偷懶的現象比較嚴重。3.專業知識嚴重不足。工作人員不僅不能按時將檔案進行消防管理，甚至很多連預防檔案火災的一般常識都不具備，更別說在檔案分類、編號、裝訂等方面的規范運作了，大多數情況下，工作人員往往是隨機聽從上級的安排，經常 “臨時抱佛腳”地開展檔案消防管理工作，于是無可避免地產生了很多的失誤，使檔案的消防工作無法保障主體免遭侵害。

二、檔案消防工作應對的策略

（一）提高上級領導機關對檔案消防工作的支持。1.上級領導機關的支持是順利完成檔案消防工作的最重要因素。任何單位的工作都需要得到上級領導機關的熱切關注和支持。只有在領導機關首肯的情況下，才可能招聘專業的人才，或者加大對現在人員的培訓；才能增加對檔案消防工作經費的投入，購買先進的防火設備，為檔案消防提供最有力的保障。2.做好對領導機關的“吸引”工作。作為檔案消防工作人員，不僅要做好本職工作，還要以不同手段“吸引”領導機關重視檔案消防工作。領導不僅日理萬機，而且對各項工作的重心不同，有的領導重視檔案工作，肯定會大力支持檔案工作；有的領導認為檔案工作是可有可無的工作，碰到這種領導，檔案工作人員要以迂回的方式向領導匯報檔案工作的重要性，比如以報告或者專題檔案宣傳頁及網絡宣傳等方式，要著重向領導介紹檔案消防的重要性，“吸引”領導對檔案工作發生興趣，以此為契機，得到領導機關的關注和支持。

（二）提升工作人員的消防安全意識。檔案消防工作，說到底，關鍵在人。如果沒有盡職盡責的工作人員，再好的設備也難保障工作順利進行。所以，一定要讓工作人員具備消防安全意識：1.必須找到提升工作人員消防安全意識的路徑。在此環節中，領導必須應該積極發揮帶頭作用，因為在實際工作中，領導是下屬的標桿和旗幟，只有領導和機關的安全意識不同程度地提升了，才能帶動廣大檔案工作人員提升安全意識，要以點帶面，上下步調一致，只有這樣，才能有效加強對檔案消防意識的提升。2.檔案工作人員還應該定期接受相關的檔案安全教育。從而在教育工作開展中更有效地提升自身責任意識和工作使命感，通過觀看相關消防視頻和舉辦知識競賽等方式，全面提升自身火災意識，進一步提升單位自身的檔案消防能力。

（三）強化對設備和技術的更新。1.設備的更新。火災自動報警機制和滅火設備，是對檔案消防安全進行保障的首要環節，這些消防設施，對于一個企業或是單位的消防工作有著極為關鍵的作用，所以要加強對社備的更新，只有設備先進了，才能保證在最短時間內發現火災，同時還能在最短時間內對出現的火災進行撲救，給后期的恢復工作提供有效的保障。所以對設備和技術進行技術更新是當前消防檔案管理工作中的關鍵問題。2.技術的更新。技術的更新主要是針對工作人員而言的，工作人員要與時俱進，不斷了解和掌握先進的檔案消防技術，避免出現空有先進的設備，但不會操作的窘境，在火災到來時，眼睜睜看著檔案化為灰燼。

三、結束語

綜上所述，檔案消防安全工作的開展并不是在短時間內能實現的工作，因此無論是單位領導還是普通員工，都需要對這一問題引起充分的重視。隨著我國《消防法》的全面實施，檔案管理過程中的消防問題成為今后檔案管理工作的重要環節。在當前檔案局或是企業建設和發展過程中，檔案是對數據、信息以及是對單位發展情況的有效記錄，是單位發展的瑰寶，因此，對檔案管理的消防問題引起關注顯得十分必要。

希望本文能引起相關單位或工作人員對于這一問題的重視，從而深刻認識到單位問題所在，并針對問題制定更有效的解決策略，為實現消防工作的有效落實奠定良好的基礎。

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