談學(xué)校檔案的管理與保護(hù)

倪靜

【摘要】學(xué)校檔案工作是學(xué)校管理中的一個(gè)重要環(huán)節(jié)，隨著經(jīng)濟(jì)社會的不斷發(fā)展，學(xué)校檔案的地位也在不斷提高，其利用價(jià)值不斷增強(qiáng)，因此，如何更好地管理與保護(hù)學(xué)校檔案就成為了一個(gè)亟待解決的重要問題。本文針對當(dāng)前學(xué)校檔案管理與保護(hù)中存在的普遍問題進(jìn)行說明，并且就解決問題的方法提供了一些建議。

【關(guān)鍵詞】學(xué)校檔案；檔案管理；檔案保護(hù)技術(shù)

檔案工作是維護(hù)黨和國家歷史真實(shí)面貌的重要事業(yè)，是黨和國家各項(xiàng)建設(shè)事業(yè)必不可少的環(huán)節(jié)。而學(xué)校檔案工作，則是學(xué)校各項(xiàng)日常事務(wù)的原始記錄工作，它具體反映了學(xué)校在成立以后各個(gè)歷史時(shí)期的實(shí)際情況，為學(xué)校編寫大事記、明確組織機(jī)構(gòu)沿革、撰書修志提供了寶貴的真實(shí)材料和證據(jù)，同時(shí)，它也是衡量學(xué)校教育質(zhì)量和管理水平的重要指標(biāo)。

一、學(xué)校檔案管理與保護(hù)工作的基本內(nèi)容

檔案管理工作，是指用科學(xué)的原則和方法管理檔案，為黨和國家各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)的工作。它的基本內(nèi)容包括：檔案的接收與征集、整理、鑒定、保管、編目與檢索、編輯與研究、統(tǒng)計(jì)和利用服務(wù)。檔案管理是一種比較普遍并且意義深刻的社會現(xiàn)象，它對于人類社會的生存、發(fā)展以及歷史文化傳承具有重要作用。如果沒有檔案與檔案管理，人類社會統(tǒng)一性和連續(xù)性就不能得到維系。

二、當(dāng)前學(xué)校檔案管理現(xiàn)狀，以我校具體情況為例

（一）學(xué)校已經(jīng)具備的檔案管理基本條件：1.檔案硬件設(shè)施基本齊全。我校目前擁有獨(dú)立的檔案庫房、查檔室、辦公室各一間，查檔室內(nèi)配備獨(dú)立電腦以及閱檔桌，檔案五聯(lián)柜20聯(lián)共計(jì)100個(gè)，干濕溫度計(jì)、空調(diào)、抽濕機(jī)等設(shè)備一應(yīng)俱全。2.檔案管理制度齊全。我校具有比較完整的檔案管理制度，并全部張貼上墻，如檔案保管制度、檔案保密制度、檔案鑒定制度、檔案利用制度，以及檔案室人員崗位職責(zé)制度。3.檔案管理工作基本按時(shí)按量完成。我校當(dāng)前已經(jīng)基本完成2014年之前（包含2014年檔案在內(nèi)）的檔案整理工作，就目前統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)來看，文書檔案（永久、長期/30年、短期/15年）共有330卷和3125件（《江蘇省<歸檔文件整理規(guī)則>實(shí)施辦法》于2003年開始全面推廣以件歸檔），會計(jì)檔案588卷，學(xué)籍檔案286卷共計(jì)26785條（已移交），業(yè)務(wù)考績檔案194卷，照片檔案7卷，光盤檔案3卷，基建檔案8卷，設(shè)備檔案1卷，實(shí)物檔案142件。4.檔案數(shù)字化工作逐步完善。我校的檔案數(shù)字化工作從2014年末開始，主要完成了學(xué)校辦學(xué)以來的所有學(xué)籍檔案以及文書檔案的數(shù)字化，另外，照片檔案也以電子檔的形式存放于計(jì)算機(jī)中。

（二）學(xué)校當(dāng)前檔案管理中存在的問題：1.檔案管理硬件設(shè)備還有部分不足。由于學(xué)校場地的限制，檔案庫房的地理位置條件不佳，一是承重方面存在問題，二是容易產(chǎn)生陽光直射，并且不能完全靠遮光避免。此外，檔案庫房溫濕度、防塵、防蛀、防火等設(shè)施尚不完備。2.檔案管理與保護(hù)人員不夠?qū)I(yè)。雖然我校配備有3名檔案工作人員，但是因?yàn)榻虒W(xué)等各項(xiàng)工作的問題，都不是專職檔案人員，在檔案的管理與保護(hù)方面不能付出很大的精力，只能在本職工作之余，抽出部分時(shí)間來完成各項(xiàng)檔案工作，因此，關(guān)于檔案的管理與保護(hù)等工作無論是從知識層面還是技術(shù)層面來說都缺乏專業(yè)性。3.實(shí)體檔案維護(hù)措施不到位。我校自1951年成立之初就有檔案隨之產(chǎn)生，而這些年代久遠(yuǎn)的檔案不管是在檔案本身材質(zhì)、筆跡，還是保管條件上都存在很大的問題，部分甚至出現(xiàn)了褪色、脆化現(xiàn)象，這對于我們今后保管利用這些紙質(zhì)檔案產(chǎn)生了很大的影響。4.檔案計(jì)算機(jī)管理數(shù)據(jù)保護(hù)不安全。隨著電子計(jì)算機(jī)在檔案工作中的應(yīng)用和普及，計(jì)算機(jī)技術(shù)及計(jì)算機(jī)在檔案管理中的應(yīng)用是當(dāng)今時(shí)代檔案工作必備的環(huán)節(jié)，而隨之產(chǎn)生的信息安全成為我們必須考慮的問題。

三、優(yōu)化學(xué)校檔案管理與保護(hù)的途徑

（一）強(qiáng)化硬件設(shè)施，提高實(shí)體檔案保護(hù)的全面性。針對我校檔案硬件設(shè)施方面的薄弱環(huán)節(jié)，通過學(xué)校各領(lǐng)導(dǎo)層面的協(xié)助，可以得到有效改善：1.改裝庫房窗戶，阻斷光照，解決檔案庫房的光照問題。2.庫房內(nèi)增添消防設(shè)備，如干粉滅火劑、二氧化碳滅火劑等。3.購置檔案專用防蛀、防霉藥物，放置于檔案柜中。4.使用紫外線燈對有需要的檔案進(jìn)行照射殺菌，等等。

（二）開設(shè)檔案工作相關(guān)知識培訓(xùn)，提高檔案工作相關(guān)人員素質(zhì)。學(xué)校內(nèi)除了少數(shù)檔案工作人員外，主要承擔(dān)各科室文件資料收集工作的負(fù)責(zé)人是不具備檔案專業(yè)知識的，因此，需要相對專業(yè)的檔案工作人員定期對其進(jìn)行相關(guān)知識的培訓(xùn)，并且根據(jù)科室要求進(jìn)行現(xiàn)場指導(dǎo)，這樣才能保證收集的文件資料具有連續(xù)性和完整性。

（三）學(xué)習(xí)檔案保護(hù)技術(shù)知識，增強(qiáng)檔案工作人員的檔案保護(hù)技術(shù)能力。對于具備一定檔案知識基礎(chǔ)的檔案工作人員，需要通過進(jìn)一步的學(xué)習(xí)來增強(qiáng)自己的專業(yè)技術(shù)能力，尤其是檔案保護(hù)技術(shù)中檔案修復(fù)的技術(shù)，因?yàn)樵跈n案的保管和利用過程中，由于理化因素及有害生物的影響，使檔案制成材料受到不同程度的損害，為了延長檔案的壽命，必須對破損檔案進(jìn)行修復(fù)。

（四）管控、備份檔案數(shù)據(jù)庫，提高檔案計(jì)算機(jī)管理安全性。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的安全性與使用人數(shù)和設(shè)備連接數(shù)的平方成反比。絕對安全的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)是不存在的，絕對安全的網(wǎng)絡(luò)也是不可能實(shí)現(xiàn)的。我們當(dāng)前所能改善的檔案計(jì)算機(jī)管理安全問題主要有三個(gè)部分：檔案管理計(jì)算機(jī)系統(tǒng)物理安全、檔案數(shù)據(jù)安全、網(wǎng)絡(luò)安全。

【參考文獻(xiàn)】

[1]馮惠玲，張輯哲.檔案學(xué)概論[M].北京：中國人民大學(xué)出版社，2005.