探索信息化背景下傳統檔案管理工作的改革

張善勇

【摘要】隨著21世紀網絡信息化的迅猛發展，傳統檔案管理技術與企業類型多樣化、員工數量的增多之間的矛盾不斷涌現。傳統管理技術已經無法滿足現有工作要求，利用計算機技術實現檔案管理工作的信息化這一任務刻不容緩。同時傳統檔案管理工作繁瑣，日后不方便查閱，造成許多不必要的麻煩。通過本文對信息化背景下檔案管理工作的改革原因與改革方向的探析提出建議，希望能促進傳統檔案管理工作的發展，提高工作效率與工作質量，進而更好地為大眾服務。

【關鍵詞】社會信息化；檔案管理；改革

隨著社會生活節奏的加快，傳統手寫記錄信息的方式已經不適合現代化的進程。延長信息儲存時限，精確信息內容，提高服務效率與工作質量是檔案管理者所必須重視的問題。而檔案信息化就是檔案員在管理部門的正確引導下，運用先進技術對檔案進行系統化、精準化、簡易化的處理。在信息化的背景下，檔案管理工作理應跟隨時代的腳步，應用現代信息技術，朝著信息數字化的方向發展。

一、傳統檔案管理工作中存在的問題

在信息化時代之前，傳統檔案主要以紙質檔案為主，檔案管理人員負責各部門文件的收集整理、鑒定組卷、分類歸檔，因工作量大、辦理管理的手續繁瑣、消耗大量的人力物力資源，卻又容易丟失破損，促使檔案管理者不得不尋求更為有效的管理方法。在現實生活中，有些單位部門因對檔案管理不重視與法治建設理念薄弱造成檔案系統的不完整，基本信息缺失；還有的地方檔案管理劃分紊亂，信息儲存不完整，查找交接存在嚴重困難，影響檔案管理質量與辦事效率。檔案管理方式單一、收集資料形式單調落后、檔案管理者工作經驗的欠缺導致傳統的檔案管理方式遭淘汰。

二、新時期檔案管理工作的改革方向

（一）改變舊時代思想，發展創新精神。網絡信息化時代，人們追求方便快捷獲取信息的方式，那么與人們生活密切相關的檔案管理應率先步入現代進程中。國家檔案局原局長楊冬權曾說：“過去我們對檔案服務功能的認識存在一個誤區，即重視為歷史服務的功能而輕視檔案為現實服務的功能，也就是重視檔案為黨和國家積累史料，提供歷史經驗，傳承歷史文明方面的功能，而忽視通過建設檔案對人、財、物、事進行管理從而提高社會管理水平，提高社會效率方面的功能。與此相聯系的又一個認識誤區是重視檔案工作在提供檔案信息服務方面的功能，而忽視在幫助建設和管理檔案方面的功能。”由此可以看出，檔案工作管理者要具有創新精神與時俱進，構建適合社會發展的新型檔案管理制度。

（二）提高工作人員管理能力與信息技術應用能力。優化傳統工作方式，提升管理水平，構建更縝密、更先進、更專業的工作隊伍。不僅要對檔案管理專業知識運用自如，而且掌握一定的計算機辦公技術，有上進心和對新事物的探索與學習能力，工作人員的責任感強弱是辦事效率質量高低的關鍵。牢記檔案工作的基本原則：統一領導，分級管理，從質量上維護檔案的完整性，保證檔案安全，避免天災人禍的損害，便于社會各方面的利用。

（三）形成嚴謹的檔案管理機制，遵循法律法規，加強信息保護工作。信息化時代應順應時代要求，在國家的帶領下，形成屬于自己的管理策略與方針。同時應明白，檔案管理的信息化要做到資源共享，這方便了我們的生活，節約了處理問題的時間，實現了資源互補，但是應注意對必要、私密的信息工作人員應做好保密工作，避免外泄，因為網絡世界的公開自由性，信息化進程階段中，必然出現諸多問題，建設者應考慮全面，細致嚴謹，以防對當事人造成傷害。

三、信息化背景下檔案管理工作改革的意義

隨著我國經濟建設的快速發展，網絡生活是當下大部分群眾的選擇，因此檔案管理工作改革順應了時代發展進程。《關于加強國家檔案管理工作的決定》中提出：“檔案工作的任務就是要統一管理國家檔案的原則下建立國家檔案制度，科學地管理這些檔案，以便于國家機關工作和科學研究工作的利用。”從中我們可以明顯意識到，傳統的檔案管理方式已經不能滿足日益增長的檔案管理工作量的需要，只有適應新形勢的社會需求，立足當下管理形式，不斷提高管理能力，才能滿足社會需求，增進檔案工作者熱情，實現檔案管理的價值，為社會發展與前進作出貢獻。檔案記錄了一段時期重要事件，在經濟、文化不斷發展的今天，我們應牢記“四個自信”的主要內容，做好檔案管理工作，注重對檔案的保護，順應時代的發展，充分發揮檔案管理工作的優勢。

四、結語

通過對傳統檔案管理工作與社會信息化的探析，本文提出了檔案管理工作的前進方向。檔案管理信息化建設是現代化發展的趨勢，這有助于檔案信息處理的方便快捷與服務質量的提高，有利于形成中國特色的檔案管理制度。我國近年來雖然在這方面有了很大的進步，但是本著可持續發展的戰略方針，在信息化的社會背景下要注重循序漸進，逐步實現檔案信息化。

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