淺談干部人事檔案的規(guī)范化管理措施

余志勇

【摘要】結(jié)合干部人事檔案管理工作特點(diǎn)，對(duì)干部人事檔案管理進(jìn)行有效的規(guī)劃，是新時(shí)代提高干部人事檔案管理工作水平的根本方法，但在干部人事檔案規(guī)范化管理實(shí)施過(guò)程中存在一定問(wèn)題，如何找出問(wèn)題存在的原因并提出解決措施，是提高干部人事檔案規(guī)范化管理水平的關(guān)鍵，也是對(duì)干部人事檔案管理員工作水平的考驗(yàn)。本文通過(guò)對(duì)干部人事檔案規(guī)范化管理工作中面臨的問(wèn)題進(jìn)行分析，淺談干部人事檔案規(guī)范化管理措施。

【關(guān)鍵詞】干部人事檔案；規(guī)范化；管理；問(wèn)題；措施

2012年10月至今，本人負(fù)責(zé)干部人事檔案的管理工作，本區(qū)教育系統(tǒng)的干部人事檔案多達(dá)5900多冊(cè)，在本人堅(jiān)持不懈多年的努力下，把積累了10多年、將近4萬(wàn)多份的零星紙質(zhì)材料都?xì)w進(jìn)了每位教職工的檔案里，將原有1間30多平米的檔案室整理的井井有條，并變成現(xiàn)在擁有3間合計(jì)100多平米達(dá)標(biāo)的檔案庫(kù)。且把原來(lái)按姓氏劃分的檔案管理方法改為按學(xué)校、單位的保管方法，更人性化、科學(xué)化，能夠在很大程度上減少干部人事檔案查找時(shí)間，幫助單位和個(gè)人更有效地查閱檔案，但是，在整理和管理檔案的過(guò)程中發(fā)現(xiàn)有很多問(wèn)題，并在解決問(wèn)題過(guò)程中整理出一套切實(shí)可用的干部人事檔案規(guī)范化管理方法，希望能夠?yàn)槲覈?guó)干部人事檔案規(guī)范化管理提供借鑒。

一、干部人事檔案規(guī)范化管理面臨的問(wèn)題

（一）檔案材料整理、分類困難。收集、整理干部人事檔案材料是干部人事檔案管理工作的基礎(chǔ)，收集、整理檔案工作質(zhì)量的好壞直接影響干部人事檔案的分類存放。隨著干部制度的改革，個(gè)人的身份、學(xué)歷、資歷、獎(jiǎng)懲情況等資料不斷增加，給干部人事檔案管理工作帶來(lái)很大挑戰(zhàn)，在實(shí)際工作中，盡管有很多的單位能夠主動(dòng)按時(shí)交接材料，但仍有很多單位不能及時(shí)交接材料，甚至是滯留多年未交，對(duì)當(dāng)年當(dāng)月干部人事資料的歸檔造成不良影響，導(dǎo)致后期交接人事資料時(shí)不能夠準(zhǔn)確歸檔，很多干部資料不能得到合理的利用。在干部人事檔案管理難的情況下，建立了檔案管理員聯(lián)絡(luò)制度，雖然一定程度上改善了檔案管理難的情況，但仍然沒(méi)有徹底改變這種情況，主要是因?yàn)橛行┤耸赂刹坎恢匾暀n案管理工作，有些單位頻繁更換人事檔案管理員等，不利于干部人事檔案的收集、整理與分類存放。

（二）檔案存放空間有限。本人所管理的干部人事檔案存放空間原只有一間30多平米的檔案室，對(duì)于5900多冊(cè)干部人事檔案分類存放有很大困難，將近4萬(wàn)多份的干部人事資料雜亂無(wú)章地堆放著，給干部人事檔案管理工作帶來(lái)很大難度，更不利于健全干部人事檔案，也給干部人事檔案的查閱與利用帶來(lái)一定影響。相信我國(guó)還有很多單位的干部人事檔案存放空間有所限制，不利于干部人事資料的完整存檔，造成很多干部人事檔案殘缺，為個(gè)人資料的使用帶來(lái)負(fù)面影響，而很多單位檔案室空間有限，不能夠把所有的干部人事檔案分類存放，但本人在整理本區(qū)教育系統(tǒng)干部人事檔案時(shí)，根據(jù)干部人事檔案的多少，在合理利用現(xiàn)有的30多平檔案室空間基礎(chǔ)上，又整理出兩間檔案室，現(xiàn)擁有3間合計(jì)100多平米的檔案室，方便本管理區(qū)的干部人事檔案更有條理地存放。

（三）人事檔案管理軟件應(yīng)用難。隨著科技的發(fā)展，我國(guó)很多干部人事檔案管理單位的檔案管方法，都使用了檔案管理軟件，其既可以自成系統(tǒng)，也可以與本單位的OA辦公自動(dòng)化管理系統(tǒng)相結(jié)合，形成更加完善的現(xiàn)代化檔案信息管理網(wǎng)絡(luò)，但在實(shí)際應(yīng)用中，卻不完全是這樣，對(duì)于管理軟件應(yīng)用前的干部人事檔案管理沒(méi)有及時(shí)的進(jìn)行對(duì)應(yīng)資料的歸檔，不能將個(gè)人全面資料信息輸入到網(wǎng)絡(luò)管理軟件中，不能很好的解決干部人事檔案查閱費(fèi)時(shí)費(fèi)力的問(wèn)題，即使是對(duì)干部人事資料進(jìn)行完善的歸檔與輸入，只能查詢個(gè)人檔案信息大體目錄，更不能對(duì)干部人事檔案的全面資料進(jìn)行查閱與打印，不能發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)管理軟件電子檔案管理的作用，也在一定程度上限制了干部人事檔案管理工作人員的檔案規(guī)范化管理建設(shè)，同時(shí)也沒(méi)有減輕檔案管理工作人員的工作量與工作力度。

二、干部人事檔案規(guī)范化管理實(shí)施路徑

（一）人性化干部人事檔案管理工作。開(kāi)展規(guī)范化干部人事檔案規(guī)范化管理的重心是管理工作人員，要人性化管理，結(jié)合相關(guān)文件要求，加強(qiáng)干部人事檔案的收集、整理、審核與分類保管等工作，方便后期相關(guān)人員對(duì)干部人事檔案的查閱與利用，規(guī)范化檔案管理的實(shí)質(zhì)就是為整個(gè)檔案管理工作制定一套管理制度，并要求檔案管理人員必須執(zhí)行。但是，要結(jié)合管理人員的實(shí)際工作情況，不能在干部人事檔案不齊全的情況下，為滿足查閱利用的要求而讓管理人員編造人事資料，不能在各單位送來(lái)虛假干部人事資料時(shí)要求管理人員強(qiáng)行入檔，影響檔案管理人員工作的公正性與積極性。同時(shí)，在規(guī)范化干部人事檔案管理工作開(kāi)展的過(guò)程中，不能為滿足規(guī)范化管理而盲目要求檔案管理人員背棄職業(yè)道德而對(duì)個(gè)別干部人事檔案做虛假資料，影響各級(jí)干部隊(duì)伍的純潔度，不利于我國(guó)黨風(fēng)黨政的建設(shè)，因此，在規(guī)范化干部人事檔案管理工作開(kāi)展過(guò)程中，必須做到人性化管理，最大限度地保證檔案管理人員工作的積極性，才能夠有效保障干部人事檔案的真實(shí)性、有效性與完整性。

（二）科學(xué)化干部人事檔案管理空間規(guī)劃。科學(xué)化規(guī)劃?rùn)n案存放空間是干部人事檔案管理規(guī)范化的基礎(chǔ)，根據(jù)檔案管理工作的性質(zhì)，以及管理單位的實(shí)際情況，對(duì)檔案管理工作原則、方法以及細(xì)節(jié)作出具體規(guī)定，使檔案管理工作有序進(jìn)行，為更好地利用檔案室的空間科學(xué)合理地規(guī)劃?rùn)n案分類存放，也可利用科學(xué)技術(shù)手段進(jìn)行規(guī)劃，為檔案室空間合理利用提供可參考意見(jiàn)，在科學(xué)化規(guī)劃?rùn)n案室空間的同時(shí)，也要求管理人員認(rèn)清管理工作的本質(zhì)與規(guī)律，根據(jù)前輩們?cè)诠芾砉ぷ髦蟹e累的經(jīng)驗(yàn)，結(jié)合自身管理工作實(shí)際情況，分析現(xiàn)存的檔案管理空間規(guī)劃是否科學(xué)合理，如有更科學(xué)合理的方式，要及時(shí)提出并作出修改，以更高效地完成干部人事檔案管理工作，為其自身檔案管理工作積累經(jīng)驗(yàn)，也為更加科學(xué)合理的檔案管理制度與空間規(guī)劃制度的出臺(tái)提供切實(shí)有效的幫助。另外，科學(xué)化干部人事檔案管理空間也能夠?yàn)楣芾砣藛T的干部人事檔案重新整理提供有效幫助，在科學(xué)合理的空間利用規(guī)劃下，管理人員對(duì)資料進(jìn)行整理歸檔時(shí)，能夠準(zhǔn)確地找到檔案的所在，為資料的歸檔節(jié)省時(shí)間，為管理人員減少工作量。

（三）數(shù)字化干部人事檔案管理方法。在干部人事檔案規(guī)范化管理的過(guò)程中，利用電子網(wǎng)絡(luò)技術(shù)實(shí)現(xiàn)檔案管理的電子化，是提高干部人事檔案管理有效年限的重要路徑。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案材料存放容易出現(xiàn)發(fā)霉、變黃、破損等情況，所以，規(guī)范化檔案管理工作中利用計(jì)算機(jī)技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)技術(shù)，創(chuàng)建電子檔案庫(kù)，通過(guò)對(duì)現(xiàn)有的人事檔案管理軟件進(jìn)行升級(jí)，將干部的人事資料詳細(xì)輸入到電腦的同時(shí)，應(yīng)保證其真實(shí)性，做好備份，促進(jìn)干部人事檔案的動(dòng)態(tài)管理與長(zhǎng)期保存，并且，管理人員可以通過(guò)對(duì)干部人事檔案存放位置進(jìn)行編號(hào)，在電腦中輸入編號(hào)就可以準(zhǔn)確無(wú)誤地找到需要的干部人事資料，為相關(guān)人員對(duì)干部人事檔案的查閱與利用提供方便，也為管理人員節(jié)省大量翻找紙質(zhì)檔案的時(shí)間，減輕管理人員的工作量，另外，通過(guò)電腦查找干部人事檔案也方便相關(guān)人員打印干部人事檔案，更便于查閱與使用，也能夠推動(dòng)干部人事檔案規(guī)范化管理工作有效進(jìn)行。

（四）合理化干部人事檔案分類保管。在干部檔案規(guī)范化管理工作開(kāi)展過(guò)程中，既已對(duì)檔案存放空間科學(xué)規(guī)劃，那么，也可對(duì)檔案分類保管條件重新規(guī)劃，由傳統(tǒng)的按名字首字母順序編號(hào)改為按單位、學(xué)校進(jìn)行編號(hào)，在單位與學(xué)校編號(hào)后按名字首字母編號(hào)，對(duì)編號(hào)所在的區(qū)進(jìn)行編號(hào)，輸入電腦，那么，在調(diào)閱與使用時(shí)，在電腦中輸入名字就獲得檔案的同時(shí)顯示檔案編號(hào)，再進(jìn)行紙質(zhì)檔案的查找時(shí)，將會(huì)事半功倍，因?yàn)橛行﹩挝徽{(diào)閱干部人事檔案只看紙質(zhì)檔案原件，所以這種檔案存放與查閱方式更合理，更規(guī)范。本人在進(jìn)行檔案規(guī)范化管理時(shí)，把本區(qū)教育系統(tǒng)的干部人事檔案按著學(xué)校、單位方式分類保管，并按照名字首字母的順序進(jìn)行存放，更人性化、科學(xué)化、合理化，并為以后的檔案查閱、調(diào)取提供更多方便，更省時(shí)省力，對(duì)干部人事檔案規(guī)范化管理工作有效進(jìn)行將起到推動(dòng)性作用。

三、結(jié)語(yǔ)

總而言之，干部人事檔案的規(guī)范化管理，是適應(yīng)新時(shí)代發(fā)展的必要途徑，也是各檔案保管單位適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的必要途徑。各檔案管理單位要想規(guī)范化管理干部人事檔案，就應(yīng)做到人員上的人性化管理，存放空間上的科學(xué)規(guī)劃，分類保管上的合理化，調(diào)閱上的數(shù)字化，只有滿足以上條件，并在此基礎(chǔ)上，實(shí)現(xiàn)干部人事檔案零散資料的歸檔，干部人事檔案的有序存放。并且在重新整理過(guò)程中要保證干部人事檔案的真實(shí)性，同時(shí)應(yīng)根據(jù)管理人員的實(shí)際工作情況，給予管理人員一定的自由發(fā)揮空間，為管理人員的工作創(chuàng)造可升值的空間，為規(guī)范化干部人事檔案的管理順利實(shí)施作出實(shí)際工作成果，為干部人事檔案管理制度的完善作出貢獻(xiàn)，推動(dòng)干部人事檔案規(guī)范化管理建設(shè)。

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