企業(yè)人事檔案管理與人力資源開(kāi)發(fā)探討

于紅 郭嵩

摘要：企業(yè)人事檔案管理是企業(yè)實(shí)現(xiàn)更好人力資源管理的重要途徑，對(duì)企業(yè)發(fā)展具有重要意義。通過(guò)人事檔案管理能夠有效整合企業(yè)內(nèi)的人力資源，使人才資源能夠得到合理配置和安排。本文基于企業(yè)人事檔案管理與人力資源開(kāi)發(fā)的角度，探討人事檔案管理對(duì)于人資開(kāi)發(fā)的促進(jìn)作用，以及存在的問(wèn)題和改進(jìn)措施。

關(guān)鍵詞：人事檔案；人力資源；企業(yè)管理

前言：隨著我國(guó)經(jīng)濟(jì)的飛速發(fā)展，為人才合理流通提供了良好的環(huán)境，企業(yè)可以借助當(dāng)前社會(huì)的這種人力資源優(yōu)勢(shì)，挖掘更利于企業(yè)發(fā)展的人才。同時(shí)企業(yè)也不能忽視自身內(nèi)部的人力資源管理和利用，通過(guò)企業(yè)人事檔案管理，能夠幫助人事部門挖掘和發(fā)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部人才，實(shí)現(xiàn)更科學(xué)、合理的人力資源配置。本文對(duì)人事檔案管理制度、員工培訓(xùn)、以及人資管理工作方式等內(nèi)容進(jìn)行研究。

一、人事檔案管理有效促進(jìn)企業(yè)人力資源開(kāi)發(fā)

現(xiàn)代人資管理理論認(rèn)為，其管理問(wèn)題就是在企業(yè)不斷發(fā)生變動(dòng)的環(huán)境下，通過(guò)整合現(xiàn)有資源，實(shí)現(xiàn)更好的人員配置，激發(fā)企業(yè)員工的潛力，達(dá)到優(yōu)化人力資源管理的目的。

人事檔案是企業(yè)管理層評(píng)估員工能力、潛力的主要信息依據(jù)，它存儲(chǔ)著企業(yè)員工在各項(xiàng)工作的具體表現(xiàn)和成績(jī)，又能夠反映出現(xiàn)如今人力資源現(xiàn)狀，是企業(yè)管理考察員工的重要依據(jù)。

有效的人事檔案管理對(duì)于人力資源具有三大方面的促進(jìn)作用：第一，發(fā)揮企業(yè)人力資源效力，基于企業(yè)經(jīng)營(yíng)情況和發(fā)展戰(zhàn)略需求發(fā)現(xiàn)人才、安排人才；第二，促進(jìn)人力資源合理配置，通過(guò)信息共享，促進(jìn)企業(yè)內(nèi)各部門、各系統(tǒng)、各組織之間人才合理流通，避免人力資源浪費(fèi)；第三，科學(xué)且規(guī)范地預(yù)測(cè)人力資源需求，企業(yè)的經(jīng)營(yíng)情況并非一成不變，有上升期或下降期，因此有效的人事檔案管理能夠促進(jìn)人力資源管理，結(jié)合當(dāng)前企業(yè)發(fā)展的實(shí)際情況，制定切合的人力資源開(kāi)發(fā)方案，進(jìn)而推動(dòng)企業(yè)的可持續(xù)發(fā)展。

二、人事檔案管理在人力資源開(kāi)發(fā)中存在的問(wèn)題

（一）人事檔案資料不夠真實(shí)

部分企業(yè)人資管理工作不夠嚴(yán)謹(jǐn)，使得相關(guān)檔案材料缺乏準(zhǔn)確性和真實(shí)性，檔案內(nèi)容贊揚(yáng)居多，而員工過(guò)失和缺點(diǎn)方面的內(nèi)容較少或不做記述，如此一來(lái)，檔案對(duì)企業(yè)人力資源管理和開(kāi)發(fā)參考價(jià)值較低，不利于企業(yè)人員的安排和調(diào)動(dòng)。

（二）人事檔案管理方式不靈活

由于大部分企業(yè)的人事檔案都是用紙質(zhì)材料進(jìn)行保存，某些大型企業(yè)還設(shè)有相應(yīng)的檔案管理部門，并制定出嚴(yán)格且繁瑣的檔案使用申報(bào)制度。當(dāng)企業(yè)內(nèi)部出現(xiàn)人事變動(dòng)或員工離職的情況，人事部門對(duì)這些人事檔案進(jìn)行處理時(shí)，會(huì)因?yàn)闄n案管理部門繁瑣的申報(bào)制度而降低人事檔案管理工作的效率。此外，部分企業(yè)只采用紙質(zhì)材料存儲(chǔ)人事信息，未能很好地與人事部門的新技術(shù)工作環(huán)境相結(jié)合，人事部門的工作人員需要將計(jì)算機(jī)上的電子信息轉(zhuǎn)換為紙質(zhì)材料進(jìn)行保存，如果人事檔案需要修改時(shí)仍要重復(fù)上述操作。

三、企業(yè)人事檔案管理的改進(jìn)措施

（一）健全和完善人事檔案管理制度

只有完善的人事管理制度，才能使企業(yè)在經(jīng)營(yíng)過(guò)程中更好地實(shí)現(xiàn)人力資源配置。由于部分企業(yè)的制度缺失，在具體細(xì)則不夠規(guī)范，出現(xiàn)人事檔案真實(shí)性、檔案管理工作機(jī)制缺陷等問(wèn)題。具體表現(xiàn)在，企業(yè)的人事檔案管理時(shí)效性低，人事部門未能及時(shí)更新員工的檔案信息，使得員工在一段時(shí)期內(nèi)的表現(xiàn)未能如實(shí)向管理層匯報(bào)。

此外，根據(jù)國(guó)家出臺(tái)的法律法規(guī)，集合企業(yè)自身的制度體系，制定出更細(xì)化的人資管理工作細(xì)則，使人事部門人員開(kāi)展工作能夠有章可循[1]。

（二）充分利用先進(jìn)技術(shù)提升人事檔案管理質(zhì)量

大部分企業(yè)的人事檔案記錄載體是紙質(zhì)材料，這種方法在一定程度上避免了檔案信息被隨意篡改，但是也為工作人員在檔案記錄、修改、更新檔案帶來(lái)更高的工作量，使得人事檔案管理工作效率低。

針對(duì)此問(wèn)題，首先要利用先進(jìn)的技術(shù)手段，借助計(jì)算機(jī)技術(shù)，整合檔案資源，通過(guò)分類和歸納，使企業(yè)內(nèi)人力資源被充分利用。需要注意的是，人事檔案管理工作硬件環(huán)境的變化，要及時(shí)轉(zhuǎn)變傳統(tǒng)的人事管理理念以及在傳統(tǒng)硬件條件下的工作思路，改變?nèi)肆Y源管理是“管理人”的落后觀點(diǎn)，轉(zhuǎn)變?yōu)椤胺?wù)企業(yè)和員工”的工作理念，促進(jìn)企業(yè)與員工關(guān)系和諧，企業(yè)人才得以合理流通。

除了管理手段的現(xiàn)代化，還要實(shí)現(xiàn)管理理念的現(xiàn)代化、科學(xué)化，結(jié)合自身企業(yè)實(shí)際情況，借鑒其他企業(yè)成功的人事管理檔案的經(jīng)驗(yàn)，應(yīng)用到企業(yè)發(fā)展中來(lái)。

（三）強(qiáng)化人事檔案管理人員的專業(yè)素養(yǎng)

除了要改善人事管理工作的硬件環(huán)境和完善工作管理制度外，人事部門的管理人員要充分認(rèn)識(shí)人事基層工作人員的重要性，他們是進(jìn)行人事檔案管理的一線人員，他們的專業(yè)素養(yǎng)決定了檔案的記錄質(zhì)量。因此企業(yè)管理人員要盡各種方法，提高人事基層工作人員的科學(xué)文化素養(yǎng)、職業(yè)道德修養(yǎng)、業(yè)務(wù)修養(yǎng)等。提高檔案管理人員的素養(yǎng)，能夠促進(jìn)各部門溝通、協(xié)作的質(zhì)量和效率。

此外，還要注重檔案管理人員的服務(wù)意識(shí)，使他們及時(shí)獲知企業(yè)的信息，從而為人事部門管理層提供高質(zhì)量的決策參考依據(jù)。

（四）樹(shù)立競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)

為了更好推進(jìn)檔案管理工作，在明確各崗位人員職責(zé)的前提下，人事部門應(yīng)鼓勵(lì)和允許部門內(nèi)的良性競(jìng)爭(zhēng)，借鑒先進(jìn)的人力資源管理理念，加強(qiáng)人事部門管理和人事檔案管理。因此人事部門應(yīng)強(qiáng)化工作過(guò)程的實(shí)效性意識(shí)，以此縮短反饋信息收集、檔案再利用的時(shí)間周期，從而為企業(yè)提供詳細(xì)、完整、真實(shí)、豐富的高質(zhì)量檔案信息[2]。

（五）深度挖掘人事檔案資源

檔案信息的利用程度越高，意味著人事檔案管理的工作質(zhì)量越好。因此在人事檔案管理工作中，不應(yīng)忽視檔案的利用和資源開(kāi)發(fā)，要及時(shí)轉(zhuǎn)變工作中“重記錄輕使用”的工作理念。

結(jié)論：綜合上述，企業(yè)要充分利用現(xiàn)代化手段改進(jìn)人事檔案管理工作方式，借鑒其他企業(yè)的成功例子，根據(jù)企業(yè)自身情況合理運(yùn)用。因此，企業(yè)要不斷完善自身人事檔案管理機(jī)制，在企業(yè)發(fā)展中充分發(fā)揮其價(jià)值。

參考文獻(xiàn)：

[1]秘莎莉.人事檔案管理在企業(yè)人力資源管理中的作用探討[J].企業(yè)改革與管理，2016（10）：84

[2]楊重.企業(yè)人力資源管理對(duì)人事檔案管理工作的新要求分析[J].科技經(jīng)濟(jì)市場(chǎng)，2015（06）：51

作者簡(jiǎn)介：于紅，女，山東省文登人，漢族，現(xiàn)職稱：助理工程師，學(xué)歷：本科；研究方向：人事檔案管理（從事人力資源管理工作）