議信息化社會對傳統檔案信息服務模式的挑戰

楊柳

摘要：隨著信息重要性在社會經濟活動各個領域得到體現，社會信息化客觀上要求提高檔案信息資源的信息化程度，即促進社會實踐對檔案信息資源的利用。

關鍵詞：信息服務模式；挑戰；要求

農業社會、工業社會的檔案信息服務工作之所以發展緩慢，與其對應的社會實踐信息化程度較低有直接關系。隨著信息重要性在社會經濟活動各個領域得到體現，社會信息化客觀上要求提高檔案信息資源的信息化程度，即促進社會實踐對檔案信息資源的利用。傳統的檔案存在方式及服務模式阻礙了社會對檔案信息資源的知曉，不利于社會全面準確地掌握檔案信息資源，更不便于社會對檔案信息資源的利用。在信息化社會中，人們開始享受科技帶來的便利，社會上各種服務行業的運作方式都發生了變化，效率、便捷、公眾滿意度成為衡量服務行業成功與否的重要指標。信息化對傳統檔案信息服務工作提出了挑戰，具體體現在：

一、社會實踐環境的改變對傳統檔案信息服務理念、意識的挑戰

檔案工作來源于社會需求，服務于社會需求。傳統社會本身的封閉性與檔案工作最初產生的原因，才使傳統的檔案信息服務具有的單向性，即對上的“資政”作用，使得檔案信息服務在理念上帶有“民可使知之，不可使由之”的色彩，這種狹窄的服務范圍與傳統社會對信息需求的薄弱相適應，所以傳統的檔案信息服務在傳統社會仍然能夠得到發展并實現其應有價值。但這種保守、狹隘的服務念如果沿襲下來必然對當前的檔案信息服務工作造成巨大困擾，因為檔案信息服務賴以存在的根基——社會實踐環境發生了改變。開放的、自由的信息化社會需要開放的、便捷的檔案信息服務。

此外，市場經濟賦予社會行為主體較充分的自由使社會發展日益多元化與個性化，社會實踐領域拓寬，新的工作領域、工作方式的出現，使檔案信息需求主體發生變化，即除了政府部門和歷史研究部門外，教育與科研工作者、各類經營者、公眾也可能是出于獵奇的心理踏入檔案館的大門，希望借助一定的現代化設施，如縮微機、計算機網絡等，來獲取更為詳盡的第一手材料，希望能夠置身于快捷和舒適的服務環境中和廣大民眾成為重要的檔案信息利用群體。這表明源于社會并服務于社會的檔案工作真正向公眾回歸，日益成為社會公共服務事業，傳統的狹窄的服務理念需要拓寬，并發生轉變。同時，隨著信息技術、信息產業的發展與信息價值被社會肯定，不斷出現一些新情況、新問題，這就對檔案信息服務部門的創新意識、開放意識，對傳統單一的服務方向都提出要求。創新意識與開放意識作為檔案信息服務工作中的具體意識，正是在服務理念這種管理思想的基礎上建立的，這是社會信息化環境的變遷給檔案信息服務工作帶來的動力與契機，促使其必須改變。

二、信息文明要求的公平、自由給檔案信息服務制度帶來新的要求

一方面，信息的共享性與自由傳遞性對傳統檔案信息服務制度的挑戰。傳統檔案信息服務的基本理念是“資政”，傳統檔案管理工作基本上屬于檔案實體管理，采用封閉或半封閉的管理方式，檔案信息服務采取的是等客上門的被動服務。檔案信息服務制度中也沒有考察、反饋制度，檔案信息服務部門不關心具體的利用效果，不存在與外界的溝通；在服務制度上，也不注重利用者的參與，這給利用者帶來不便的同時，也影響了檔案信息服務效果；在編研中，檔案信息服務部門習慣將借閱等服務活動同編研等活動割裂開，由檔案部門判斷而不是利用者的需求決定編研的具體內容。這就是看堆守攤思想指導下形成的檔案服務工作，即只有服務工作的“外形”，卻沒有服務理念的“核心”作支撐。另一方面，公平自由的獲取信息即利用對象的社會化對檔案信息服務客體內容與數量的要求。信息傳播是現代民主體系的一個關鍵。

傳統的檔案信息服務由于受到農業社會保守文化心態的束縛與維護統治者利益的目的限制，采取了保守的公開信息服務客體的做法，即使為了適應工業化發展的需要對傳統檔案信息服務模式試圖進行調整，使檔案信息服務在方式、設備等“硬件”上發生變化，如：檔案部門利用網絡技術建立網站。但是，由于落后服務理念的固守，使檔案公開數量仍受到嚴格限制，并不能提供給利用者大量檔案信息，為了適應社會環境需要而建立的絕大多數檔案網站扮演的不是信息傳播的角色，而是檔案宣傳者的角色。換言之，目前社會大眾在網上難以直接看到自己所需的檔案信息，所接觸到的一般只是有關檔案部門、檔案信息、檔案信息利用相關情形的介紹。查找工具與參考資料等檔案信息服務偏重于人事處分、政治內容方面，這是傳統的檔案服務工作主要為政治斗爭、無產階級專政、工農業生產、領導開展工作、解決歷史疑難問題服務造成的后果。一旦利用者得不到需求的信息，必然對檔案信息利用產生失望情緒，今后放棄這種獲得信息方式的可能性就非常大。造成檔案信息流通人為受阻，大量檔案信息資源浪費。因此，信息化社會環境下，公眾對信息需求的加大，對自由、平等的利用檔案信息的要求的迫切使檔案信息服務客體必須在內容上充實，進而對檔案信息公開法規上有更高的要求。傳統檔案信息公開憑相關人員個人意志控制的做法將不再可行。

三、社會服務信息化要求服務的高效率與高質量對檔案信息服務方式的挑戰

社會服務信息化從狹義上講，通常指的是社會服務方式的信息化，它包括社會服務手段的信息化和社會服務方法的信息化。從廣義的角度來講，它還包括社會服務主體的信息化、社會服務客體的信息化和社會服務內容的信息化。社會服務主體的信息化牽涉范圍較廣，包括社會服務行業的網絡化、社會服務組織的信息化以及社會服務人員的知識化等。社會服務客體的信息化實質上就是社會生活主體的信息化和知識化。社會服務方式的信息化則是社會服務手段和運作過程的信息化，它包括采用信息技術、網絡技術等為社會服務客體提供服務及其整個信息化的作業過程。目前，社會服務信息化在很大程度上就是指社會服務方式的信息化。可以說，社會服務方式的信息化是社會服務信息化的中心內容。因此，在信息技術不發達階段，檔案部門為社會提供實體性檔案信息服務（檔案原件、復制品及檔案文獻匯編）是可行的。隨著社會信息化程度的提高與服務信息化的發展，新技術、新材料使檔案信息的存在方式得以改變，這使傳統檔案信息的借閱、復印等服務方式不能適應現階段的利用需求。如果把這種服務方式作為主體方式而繼續發揮作用，其有效性與適應性便會出現問題，其最大的問題在于服務的不便性和高成本，進而不利于工作效率的提高。