職業學院檔案管理信息化建設研究

張娟 山東外貿職業學院泰安校區

一、職業院校檔案管理信息化建設的重要性

檔案信息資源在職業院校的發展中有著不可缺少的重要意義，對檔案管理的強化也是非常必要的，這不僅僅可以為社會提供開放的信息資源，還可以給學校師生提供開放的信息檔案資源，使相關的資源能夠為教師的教研工作和行政管理工作提供更好的服務。在職業院校的檔案管理中，對檔案管理的信息化建設進行不斷的加強，要充分的利用檔案的價值，這樣可以共享檔案信息資源，并且可以有效的提升相關的檔案信息的服務水平，從而充分的發揮檔案管理的共享效益和社會效益。隨著社會科技的不斷發展，社會也進入到了信息化的時代，這就不斷的給職業學院的檔案管理有了很大的沖擊，這就使得職業學院檔案的信息化建設成了必然的方向，這也是檔案管理必要的需求，從而保證職業學院能夠更好的發展以及良好的社會效益。

二、職業學院信息化檔案管理現狀

隨著我國檔案事業的不斷發展，對職業學院的檔案信息化要求也成了最重要的任務，計算機的應用已經進入到了千家萬戶，并也成為了社會信息化最重要的特征，在不同的領域也有了非常普遍的應用，尤其是在學校檔案管理上的應用，對人們的工作方式也有了非常大的改變。在職業學院的檔案管理中，也由于信息化有了非常深刻的改變，也為相關的檔案管理工作制造了非常大的挑戰，這就需要在學校檔案管理工作中，要有新的管理理念和方法，采用適應時代的先進的技術，從而能夠實現職業學院檔案管理的信息化建設。

對檔案信息化管理的規范進行合理的加強是職業院校中檔案管理工作信息化建設非常重要的工作，相關的規定的制定要根據相關的學校的檔案管理需求進行嚴格的制定，能夠使得相關的規定更好的服務于檔案管理的信息化建設。不僅要對職業院校的信息采集和管理進行嚴格的規定，還要對相關的電子文件的歸檔和整理工作進行不斷的完善規定，能夠使得職業學院的檔案管理信息化建設有章可循，保證其能夠更加順利的進行。

隨著職業院校不斷的發展，檔案管理也在不斷變化，尤其是檔案的載體也有了很大的變化，從傳統的紙質形勢，已經開始演變成機讀型的檔案管理。隨著時代的推移和社會科技的進步，很大程度上改變了院校檔案工作的利用當時，所利用率也在不斷的增大，也拓寬了相關的內容。檔案工作人員也從原來的檔案工作者，轉變為檔案信息的傳遞者和檔案信息的生成者。

雖然科技在不斷的進步，但是，很多的職業院校并沒有在檔案信息管理中合理的利用先進的技術，導致了不健全的檔案管理制度，從而阻礙了職業學院檔案管理信息化的建設。很多的職業院校也開始對檔案管理信息化建設進行不斷的重視，要想能夠更好的適應社會的發展，以及學校對檔案管理的要求，就要在對檔案管理的過程中，更新相關的信息檔案的理念，完善各項制度，并對相關的檔案管理工作人員的技術進行定期的培訓，并提高其綜合素質。

三、職業院校檔案管理信息化建設有效途徑

(一)構建檔案管理信息化平臺

要想保證職業學院的檔案管理能夠順利的進行，就要保證建立合理的檔案管理信息化的平臺，并且保證相關平臺是更加的合理化。首先，職業院校要購置更加先進的設備，保證檔案管理信息化建設更加有序的進行，如檔案信息管理軟件，數據庫服務器等等設備，只有保證這些硬件設備的先進化，才能夠保證檔案管理信息基礎建設得到有效的推進，最重要的就是對數據庫的建設工作。在實際的檔案管理工作中，職業院校要根據自身的需求，對相關的數據庫進行不斷的改進，這樣可以更好的對檔案進行有效的應用。職業學院要對相關的網絡建設進行不斷的加強，特別要加強檔案數據庫之間的聯系，這樣可以達到相關的信息能夠實現共享化，從而能夠更加充分的發揮檔案信息的服務功能。另外，職業院校要對傳統的信息檔案管理進行不斷的改善，使其能夠更加有效的轉化到現代化的檔案管理，實現檔案管理信息化和數字化，從而有效的提高檔案管理的相關水平。

(二)進一步規范檔案信息化管理

為了能夠在檔案管理上實現信息化的建設，職業院校要對檔案管理進行統一的網上錄入標準。由于高校的檔案信息管理非常的復雜，并且相關的內容非常的豐富，這就需要在實際的檔案管理中更加的規范操作，形成正式的信息查詢系統。另外，還需要對相關的檔案管理制度進行完善，從而保證檔案管理的信息化能夠更有序的進行。在實際操作中，要結合職業學院的實際需求，構建更加合理的檔案管理系統。另外，為了確保檔案信息的安全性，要積極的制定相關的檔案安全管理制度，并制定的電子文檔的安全管理制度，以及電子文檔的查閱審批制度等等，尤其需要進一步完善電子文檔的歸檔制度，并嚴格要求相關的管理人員對制度進行嚴格的執行，從而保證檔案管理能夠更加快速的向信息化邁進。

(三)加強檔案管理人才隊伍建設

在職業學院的檔案管理中，主要的執行者就是檔案的管理人員，這就需要對相關的檔案管理人員隊伍進行不斷的加強，能夠保證檔案管理的信息化建設。在職業學院管理的工作中，職業院校必須要重視信息技術人才的培養工作，才能夠保證檔案管理人員能夠熟練的掌握信息技術，能夠對信息技術進行靈活的應用，更好的實現檔案信息化管理。必須要積極的引用優秀的信息技術人才，從根本上提高檔案管理人員的信息素質，促進檔案管理信息化的進程。

四、結語

目前，我國職業院校得到了空前的發展，對于檔案管理工作提出了更高的要求，為了能夠緊跟時代發展的步伐，必須要積極的結合先進的信息技術和網絡技術實現檔案管理信息化建設，最終才能夠提高檔案的利用效率和價值，促進我國職業院校的進一步發展。