文書檔案管理的特點與創新策略的相關研究

王靜 石家莊學院文學與傳媒學院

針對于文書檔案管理這一工作來說，其本身就具有著較強的客觀性，可以將企業在實際發展中的生產經營、管理強化、研究開發、科學決策等方面的成果詳細、直觀的展現出來，將對企業本身的發展產生直接的影響。因此，在當前的新時期下，針對這一技術性、政治性、服務性并存的工作，也應對其的特點與創新路徑進行研究，以此來適應社會發展，使得管理成效得到持續性的提升。

一、文書檔案管理的主要特點

(一)綜合性

在通常情況下，檔案管理都是要由內部機構加以綜合管理的。從檔案類型上入手，可以將其劃分成基礎檔案、設備檔案、人事檔案、黨務檔案、科學研究檔案等；從來源上看，也包含著上級印發文件、單位制定文件等，這些文件本身都具有著較強的政策性、業務性、指導性及規章性。因此，針對于文書檔案管理這一工作來說，其綜合性的特點是非常明顯的[1]。

(二)專業性

在工作實踐的開展中，文書檔案的形成可以將工作的實際情況直接的反映出來，所以對于檔案內容來說，其本身也具有著專業性這一特點，比如，單位實際的發展計劃、業務拓展計劃等，專業性這一特點都是非常強的。

(三)保密性

在企業的發展中，檔案管理這項工作是非常重要的，其能對各項工作的實際開展起到一個幫助、指導的作用，因此一般都是供企業內部人員應用的，保密性非常強。

(四)階段性

除了以上三點之外，針對于文書檔案管理這一工作來說，其本身也具有著較強的階段性[2]。在現階段，在大部分的事業單位當中，行政管理的科室都是非常多的，并且在文書檔案這一方面比較松散，為了保障文件所具有的連續性和完整性，也會以一年或半年為周期進行管理，具有著階段性這一特點。

二、文書檔案管理的創新策略研究

(一)創新管理觀念，提供正確導向

在文書檔案管理這一工作當中，管理人員本身的素質、水平，將對最終的管理成效產生直接的影響。因此，在現階段，要想實現該管理工作的創新，首先要做的就是制定出完善的管理制度，對管理人員的管理觀念加以扭轉等，使其能深刻的感知到該項工作的重要性，為管理工作的實際開展提供正確的導向。

例如，在時代的高速發展中，信息技術和信息已經成為影響企業發展、管理中非常重要的一項因素，而對于文書檔案來說，其所承載的信息價值，在企業現代化進程中的作用也得到了越來越重要的彰顯。因此，針對于該項管理工作而言，相關的管理者一定要不斷更新自身的管理思想、觀念等，也可以通過一些專業化的培訓，來不斷的提升自身的管理技能、水平等，為管理工作的開展提供正確的觀念導向，促使該項管理工作得到真正的創新。

(二)創新管理方法，提高管理成效

除了管理人員管理觀念的創新外，檔案組卷方法的創新，也是當前檔案管理中非常重要的一個問題，該方法的創新，可以對一直以來檔案信息較為重復、分散、混雜不清的情況起到一個改善的作用，是實現工作創新中的有效路徑。因此，在當前的新形勢下，在開展檔案管理這項工作的過程中，也應注重對該管理方法的創新，促使管理成效得到進一步的增強。

首先，負責檔案管理的辦公室應在此方面發揮出自身的效用，應起到一個帶頭的作用，將分散在各個部門的資料進行綜合性、完整性的整合，并要按照檔案的內容、類型進行合并、分類，為管理工作的順利開展奠定基礎；而在這之后，在前者的基礎上，就可以對這些資料進行具體的甄別，可以按照價值參考、時間排序、事件程度、效果評價等四類進行劃分立卷，在這一過程中，管理人員應充分的發揮好自身的效用，對于一些無價值的文件，一定要在甄別中及時剔除，避免在后續中出現文件重復、混亂的情況。在這樣創新方法的導向下，可以最大化的保障檔案的便于查閱、主題突出、整潔、清晰等，為后續電子文件系統的構建起到非常重要的基礎作用，使得管理工作更具創新性、現代化、實效性等。

(三)創新管理技術，達成管理目標

目前，針對于企業當中的一些檔案來說，大部分的都是交給辦公室來負責的，但辦公室在業務繁雜、工作繁忙的情況下如何實現管理工作的加強，也成為一個非常關鍵的問題。因此，在這其中，一定要促使管理技術的增強，保障管理目標的達成[3]。

例如，在該項管理工作中，一定要全方位的運用好電子技術，可以對一些紙質文件進行信息錄入，掃描、翻拍等，使其形成電子檔案。另外，也可以通過一些辦公軟件的運用，將檔案和文件分門別類的形成系統，以統一編號進行編程，實現在應用中的快速檢索等，使得文書檔案自身的應用價值得到顯著性的提升，使得管理成效大大提升，使得管理目標得以達成。

三、結論

綜上所述，在現階段，在開展文書檔案管理這一工作的過程中，除了要加強對該工作的重視程度外，也應結合實際的管理要求、工作實際等，追求管理觀念、管理技術上的創新，從而將該工作的內涵、價值真正的展現出來，為企業本身的發展提供堅實保障。