公共服務體系下的高校檔案管理研究

（國防大學政治學院西安校區，陜西 西安 710016）

2008年我國頒布的《高等學校檔案管理辦法》明確提出加強檔案工作的規范化、制度化建設，是辦好高等院校的基礎性工程，檔案建設要納入高校發展建設規劃之中，在實踐中不斷完善。高校檔案管理工作內容多樣，包括檔案收集、鑒定、分類、整理、保管以及轉遞和利用等，具有較高的專業性和復雜性，與高校管理人才資源、教學資源等的配置具有密切的聯系，其重要性不言而喻。公共服務理論強調公眾事業面向公眾服務的屬性，可以指導未來高校檔案管理工作的發展方向。

一、新公共服務理論

新公共服務理論強調公共服務模式，包括以下幾個方面的內容：

一是近代西方公民權理論。近代西方公民權理論產生于啟蒙運動時期，強調人民主權和人人平等，認為國家由全體公民所有，而非封建獨裁統治者的“私產”，因此國家應當提供公共服務，且公共服務的目標是讓全體公民都能平等、有機會享有，即非排他性和非競爭性。基于公民權理論，西方國家強調政府提供公共服務，每個公民都有機會和權利享受，除非因被法律制裁而失去公民權。

二是社區和公民理論。現代社會的一個特點是社區治理，于個人和家庭而言，社區是集體，于國家而言，社區是微觀個體，因此社區實際上是國家和個人家庭之間的聯接紐帶，社區面向公民提供的服務具有一定的排他性，即優先或全部只向社區內的居民提供。但同時，社區給公民充分的機會參與到社區公共服務事業中，從而實現自我管理、自我服務。

三是組織人本主義。組織人本主義強調政府要將對公共服務的管理權下放到公民團體，盡可能減少行政力量對公共管理的干預。組織人本主義的出現，是管理學的里程碑，標志著管理學理論開始試圖改變傳統社會組織嚴格的等級界限，認識到政府要為公民提供服務，特別是不斷支持公民組織的發展壯大，更好地為公民提供公共服務。

二、新公共服務理論下高校檔案管理工作存在的問題

（一）材料不齊備

2009年，中央組織部下發《干部人事檔案材料收集歸檔規定》，明確要求高校應當做好檔案建立、歸置以及整理等工作，在充實檔案內容，優化檔案形式方面功夫下足，落實到位。高校的檔案材料一般包括教職員工的簡歷、學生的求學經歷、政審材料、黨團材料、獎懲記錄以及職位、工薪待遇的變動和其他有必要納入檔案的材料。特別是對進入組織部管理的領導干部，教授和博士等高水平人才等，這些人員的檔案材料是檔案管理的重點。

但在實踐中，高校的檔案管理普遍存在問題是檔案不齊備，特別是一些歷史比較久的資料檔案，由于各種原因，有的遺失，有的不完備，有的真實性尚待考察，而且檔案的負責部門也比較散亂，有的教職員工是從本校畢業后直接任教的，有的是外聘的，有的是納入事業編制的，有的是合同聘任的，檔案分散在不同部門管理，整合起來難度大，檔案資料不齊備的問題比較突出。

（二）內容不準確

高校教職員工的檔案強調“三齡兩歷”，即年齡、工齡、黨齡和學歷、經歷等，這是高校檔案最基本的內容，也是人事檔案中最基本的信息，是人事組織部門調閱檔案時比較看重的方面，因此檔案的內容準確性是最基本的前提。而根據近年來中央巡視組對高校的巡視反饋來看，高校檔案管理對檔案真實性的把關存在較為嚴重的漏洞。例如2012年廈門大學教授傅瑾被曝出其哥倫比亞大學博士檔案造假，2016年上海大學李祖齊偽造學歷檔案，實施詐騙案等。檔案內容不準確，甚至造假導致信息失真，不僅不利于高校的日常管理，還會誤導高校管理部門和組織部門正常的人才選拔培養工作，造成巨大的負面影響。

信息失真主要體現在以下方面，一是經歷造假，特別是一些年代久遠，受當時技術條件限制，沒有電子存檔，只有紙質資料，就會給一些別有用心的人以可乘之機，利用紙質資料造假。例如有意將工作時間填早，甚至偽造工作經歷資料，在黨齡計算方面，由于前些年各地的計算方式和標準不同，就導致部分人為了追求一己私利，進行違規調整；二是學歷造假，例如將夜校、函授、研修班等形式的進修學習變成全日制教育經歷，或偽造國外求學經歷，甚至憑空編造國外學校名稱，妄圖以假亂真。

（三）管理不到位

隨著社會經濟的發展，人才流動越來越頻繁。根據高校檔案管理制度的相關規定，要遵循“檔隨人走”的原則，即教職員工或學生離開高校后，檔案應當及時由其就職的新的單位接收，屬于靈活就業的，應當存放在當地的人才市場或基層社區，不得自行保存，也不得由原單位代管。但這一規定在現實工作中很難真正落到實處。

造成這一問題的原因主要包括兩個方面，一是高校對檔案管理工作不重視，很多高校未設置專門部門或人員崗位，檔案管理工作缺乏足夠的人手和資源，因此工作流于形式，也無法及時跟進人員調動后的檔案轉出工作，而且和人事部門之間的溝通有限，檔案部門往往不了解教職員工的人事變動情況；二是教職員工自己也缺乏對自己檔案的管理的重視，認為這只是單位的事情，與自己無關，這也是錯誤的認識。總之，高校和教職員工個人對檔案管理工作不重視，是導致檔案管理不及時、不到位的原因之一。

三、公共服務體系下高校檔案管理工作的措施建議

首先，檔案管理部門要優化管理和服務理念，由傳統的封閉式管理，向主動服務轉變。例如2017年福建省頒布了《數字檔案共享辦法（草案）》，要求建立“以人為本，適度公開”的檔案管理制度，允許公民按規章制度適度查閱自己的檔案，了解自己的檔案信息。同時加強檔案管理的銜接工作，公民職位發生變動，所在單位發生變更時，檔案管理部門要及時移交檔案，避免“人檔分離”的問題。

其次，要樹立動態的服務和管理理念。現階段高校檔案內容和形式大同小異，主要以教職員工的學歷、經歷為主要內容，但隨著社會經濟發展和高校對人才選拔、培養工作要求的不斷提高，檔案的內容和形式都需要順應時代的發展而不斷創新。檔案的內容應當包括基礎信息、教學科研信息以及能力評價信息三個內容，其中，基礎信息可以概括為“三齡兩歷兩職兩表一協議”。對年齡材料、工齡材料和黨齡材料，這些材料必須經過真實性檢驗，例如到公安戶政部門查詢，發函到原單位或證明人函證工齡信息；教學科研類信息應當包括工作業績的證明文件，以及進修的證明，必須要有翔實的數據和確鑿的證明，否則不得記入檔案；能力評價信息可以因人而異，個性化制定標準，根據實際情況查證后記入檔案。

再有，要樹立公共服務理念，一是為教職員工服務。檔案管理部門應當了解教職員工對檔案管理工作的普遍訴求與個別需求，以人為本，以發展的觀點根據實際情況，及時對相關工作做出必要調整。對教職員工提出的臨時性需求，例如計劃生育調函、出國簽證的收入證明文件、人事組織關系證明等，要建立科學、完善的工作流程，提高檔案管理服務工作的實效性，滿足廣大教職員工的需求。二是為學校發展服務，利用計算機技術和大數據理念，對檔案信息主動管理，結合學校各院系的需求，結合現有的人才架構和學校未來的發展方向，對現有的教師資源進行梳理、整合，找到教師隊伍人才建設的薄弱環節，制定人才隊伍建設的可行性方案，進一步提高教職員工隊伍素質和水平，補足學科短板，促進學校辦學水平的進一步提升。

總之，高校檔案管理工作是高校人事管理工作的重要組成部分。公共服務理論視角下，現階段，我國高校檔案管理工作存在諸如內容不齊備、信息失真以及管理不到位等現實，對高校人才管理和選拔培養造成了一定的負面影響。基于公共服務理論，本文提出了對策建議，包括優化管理和服務理念、樹立動態的服務和管理理念以及樹立公共服務理念等。相信在公共服務理論的指導下，我國高校檔案管理工作一定會日臻完善，為高校檔案管理工作和人才培養發揮更大的價值和作用。