淺析企業(yè)規(guī)章制度的優(yōu)化完善

于青　李萬青

摘要：規(guī)章制度管理在企業(yè)和市場的發(fā)展中突顯出與管理體系不協(xié)調(diào)、可操作性不強(qiáng)、執(zhí)行不到位等問題，本文提出從結(jié)合流程、結(jié)合管理體系的角度出發(fā)完善制度頂層設(shè)計(jì)，通過培訓(xùn)宣貫、監(jiān)督檢查、流程固化等方式加強(qiáng)制度的可操作性和執(zhí)行力度，同時(shí)規(guī)章制度也需要動態(tài)的維護(hù)以適應(yīng)行業(yè)發(fā)展和企業(yè)變化。

關(guān)鍵詞：企業(yè)；規(guī)章制度；優(yōu)化完善

1企業(yè)管理現(xiàn)狀

在企業(yè)發(fā)展的過程中，為了規(guī)范行為準(zhǔn)則，保證良好的工作秩序，企業(yè)要建立規(guī)章制度，而科學(xué)的運(yùn)營人員、資產(chǎn)、信息等因素才能發(fā)揮整體效益。隨著企業(yè)的發(fā)展和進(jìn)步，當(dāng)面對更大的市場和社會關(guān)注時(shí)，企業(yè)更加要注重質(zhì)量保障、安全環(huán)保、職業(yè)健康、風(fēng)險(xiǎn)控制等方面的管理，建立側(cè)重不同要求的管理體系。規(guī)章制度管理和其他體系管理是企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營活動的保障，是企業(yè)賴以生存的管理基礎(chǔ)。

1.1規(guī)章制度管理

規(guī)章制度是依據(jù)國家法律法規(guī)，為引導(dǎo)、推動、規(guī)范、保障企業(yè)經(jīng)營活動的正常開展而制定的需要全體員工共同遵守的規(guī)程和行為準(zhǔn)則，是以企業(yè)名義正式發(fā)布、具有普遍約束力的規(guī)范性文件。規(guī)章制度維護(hù)了正常的工作秩序，保證企業(yè)經(jīng)營活動中的各種政策、指令、規(guī)范能夠順利實(shí)施。規(guī)章制度體現(xiàn)了企業(yè)管理的原則性和規(guī)范性。

規(guī)章制度也需要隨著企業(yè)發(fā)展進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，保證科學(xué)合理的管理方式。目前，大多數(shù)企業(yè)制度管理的主體是多個并行的職能部門，按照各自的職責(zé)分工和管理要求制定、修訂相應(yīng)的規(guī)章制度，并貫徹落實(shí)。

1.2其他體系管理

隨著企業(yè)的發(fā)展，勢必要引入先進(jìn)的管理理念，不同的體系管理為企業(yè)發(fā)展提供了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，體系管理的運(yùn)用提高了相關(guān)業(yè)務(wù)的系統(tǒng)性、可靠性，也為企業(yè)的市場開拓做出了貢獻(xiàn)。

質(zhì)量管理體系為實(shí)現(xiàn)質(zhì)量目標(biāo)而建立，應(yīng)用最廣泛的是國際標(biāo)準(zhǔn)化組織制定的IS09000族系列標(biāo)準(zhǔn)，許多企業(yè)據(jù)此制定了質(zhì)量手冊或質(zhì)量管理體系程序，質(zhì)量管理體系規(guī)定了企業(yè)的質(zhì)量方針和質(zhì)量目標(biāo)，描述了企業(yè)質(zhì)量管理體系的過程、方法和各項(xiàng)要求，適用于不同規(guī)模和性質(zhì)的機(jī)構(gòu)，適用于不同類型的產(chǎn)品，能夠?qū)|(zhì)量有關(guān)活動進(jìn)行系統(tǒng)控制。

五部委發(fā)布的《企業(yè)內(nèi)部控制基本規(guī)范》和《企業(yè)內(nèi)部控制應(yīng)用指引》為企業(yè)的風(fēng)險(xiǎn)控制提供了基本準(zhǔn)則，許多企業(yè)在此基礎(chǔ)上形成了風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控體系，風(fēng)險(xiǎn)內(nèi)控體系管理利用企業(yè)內(nèi)部分工而產(chǎn)生的相互依靠并相互制約的關(guān)系，建立了一系列具有控制職能的方法和措施，確保業(yè)務(wù)運(yùn)行的有效性，在一定程度上保護(hù)了企業(yè)的經(jīng)濟(jì)資源安全、完整。

HSE管理體系即健康、安全與環(huán)境管理體系，其主要目標(biāo)是保護(hù)人類身體健康，注重生產(chǎn)安全與環(huán)境保護(hù)，從這三點(diǎn)出發(fā)構(gòu)建具有標(biāo)準(zhǔn)性的管理思想與方法。HSE管理體系始終將職工健康，確保生產(chǎn)安全放在第一位，重視生產(chǎn)中可能出現(xiàn)的安全事故，預(yù)見性的對安全隱患進(jìn)行排查，并且針對性的制定控制手段。HSE管理體系對減少人身傷亡、財(cái)產(chǎn)損失和環(huán)境污染起到了重要作用，降低了企業(yè)運(yùn)行成本、提高了員工滿意度和社會認(rèn)可度。

2制度管理存在的問題

2.1管理體系與規(guī)章制度交叉

其他管理體系的認(rèn)證為企業(yè)發(fā)展提供了極大幫助，然而隨著企業(yè)不斷發(fā)展，認(rèn)證體系的規(guī)定、上級要求、內(nèi)部規(guī)章制度的數(shù)量都在增加，管理文件增多導(dǎo)致多種體系和規(guī)章制度存在一定程度的交叉并存現(xiàn)象。基層單位為了應(yīng)對來自不同管理體系和規(guī)章制度的要求，不得不進(jìn)行一部分重復(fù)性工作。甚至當(dāng)不同管理要求的標(biāo)準(zhǔn)、流程出現(xiàn)沖突時(shí)，基層人員為繼續(xù)辦理業(yè)務(wù)使用了“兩張皮”的辦法。這嚴(yán)重增加了管理成本和管理風(fēng)險(xiǎn)，降低了管理效率。

2.2制度可操作性不強(qiáng)

規(guī)章制度的發(fā)布是為了貫徹落實(shí)，但在實(shí)踐中發(fā)現(xiàn)部分本應(yīng)用于指導(dǎo)操作的規(guī)章制度卻過于原則化，不能具體明確制度適用范圍和業(yè)務(wù)流程的要求，導(dǎo)致基層員工對制度內(nèi)容理解出現(xiàn)分歧，相應(yīng)的業(yè)務(wù)主管部門通過解釋和補(bǔ)充說明來維持業(yè)務(wù)進(jìn)行。這造成基層員工對管理部門有意見，不利于企業(yè)內(nèi)部團(tuán)結(jié)發(fā)展，也確實(shí)降低了工作效率。

2.3制度執(zhí)行不到位

制度執(zhí)行不到位是一個老生常談的問題。規(guī)章制度的要求如果不能被認(rèn)真貫徹，首先是業(yè)務(wù)運(yùn)行未受控制，制度約束目的無法實(shí)現(xiàn)，存在管理風(fēng)險(xiǎn)；向長遠(yuǎn)看，對企業(yè)的威信將產(chǎn)生不良影響，進(jìn)而有可能動搖員工對其他規(guī)定的支持。

制度編制時(shí)的可操作性不強(qiáng)是造成制度執(zhí)行不到位的原因之一，但主要原因還在于部分企業(yè)在思想上對于制度執(zhí)行不夠重視，規(guī)章制度的宣貫培訓(xùn)和執(zhí)行監(jiān)督檢查亟待加強(qiáng)。

2.4制度有效性

企業(yè)需要保持與全行業(yè)的溝通和學(xué)習(xí)，為適應(yīng)行業(yè)發(fā)展和社會變化在管理上做出相應(yīng)調(diào)整，這是規(guī)章制度要進(jìn)行更新的必然因素。此外還有國家法律法規(guī)的修訂、上級要求的變化、新的認(rèn)證需求、突發(fā)事件等推動制度更新的偶然因素。這就要求企業(yè)時(shí)刻加強(qiáng)與外在的溝通，針對環(huán)境變化對制度的相應(yīng)方面進(jìn)行及時(shí)調(diào)整，與現(xiàn)行法規(guī)或行業(yè)現(xiàn)狀不符的條款要及時(shí)修訂，做到與時(shí)俱進(jìn)。但實(shí)際上許多企業(yè)并沒有及時(shí)修訂更新規(guī)章制度，而是采用額外下發(fā)補(bǔ)充文件的形式提出新要求，由于宣貫不到位或者其他管理原因，不能保證每個查閱制度的員工能了解到全面、具體、現(xiàn)行有效的信息，這是新舊文件未合一的弊端。甚至有些企業(yè)幾乎不對規(guī)章制度進(jìn)行有效性審核與維護(hù)，這也在側(cè)面反映出了制度執(zhí)行不到位的情況。已經(jīng)不合現(xiàn)狀但還掛著有效標(biāo)簽的規(guī)章制度反而會成為業(yè)務(wù)發(fā)展的障礙，必須對其進(jìn)行修訂或廢止。

3制度管理的優(yōu)化完善

3.1完善制度頂層設(shè)計(jì)

管理體系與規(guī)章制度相互交叉的問題如何解決？分別審視二者，管理體系大多是國際通用的、社會公認(rèn)的，管理體系的要求不能隨意改變；而規(guī)章制度是為了保障企業(yè)經(jīng)營活動建立的符合國家法律法規(guī)等要求的規(guī)范性文件。因此該問題只能通過完善規(guī)章制度的頂層設(shè)計(jì)來解決。

企業(yè)的發(fā)展與學(xué)習(xí)先進(jìn)管理方法密不可分，然而學(xué)習(xí)不能生搬硬套、照本宣科，在建立企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度時(shí)應(yīng)當(dāng)充分的與多種管理體系要求相結(jié)合，做到這一點(diǎn)需要全面的梳理企業(yè)的業(yè)務(wù)流程，在流程中的每個環(huán)節(jié)都應(yīng)融入管理體系的具體要求，識別流程環(huán)節(jié)中的風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)，設(shè)置控制措施，最后整理提煉到相應(yīng)的規(guī)章制度中。通過對流程的梳理和控制，將管理體系的要求充分消化吸收，融入自身業(yè)務(wù)當(dāng)中，固化形成規(guī)章制度。如此一來，管理體系和規(guī)章制度相互交叉、矛盾的現(xiàn)象不復(fù)存在了，制度建設(shè)的合規(guī)性得到了加強(qiáng)，基層員工不必再關(guān)注更多的管理體系要求，只需遵守規(guī)章制度即可。

3.2提高制度操作性

對于規(guī)章制度的操作性，可以通過建立分層級制度的方式來明確。第一層級的制度是針對某項(xiàng)基本業(yè)務(wù)管理活動制定的全面、系統(tǒng)、通用的規(guī)范性文件，是需要全體成員共同遵守的辦事規(guī)程或行動準(zhǔn)則，重在法規(guī)性和原則性；第二層級的制度是為貫徹執(zhí)行第一層級制度而提出的具體方法、步驟和措施，或者詳細(xì)的指導(dǎo)意見，或者就某一類別管理活動所涉及的具體權(quán)限、流程做出的約束，重在可操作性。

在編制制度時(shí)，首先應(yīng)明確制度的層級定位，原則性的制度暫且不論，涉及到具體業(yè)務(wù)操作的制度，必須明確適用范圍、職責(zé)分工以及操作流程，力求做到量化、細(xì)化。此外，在制度發(fā)布之前應(yīng)充分征求相關(guān)管理人員和基層人員的意見，采納了基層提出的可行建議的制度可操作行更強(qiáng)，也更容易推行。

3.3改善制度執(zhí)行狀況

法治社會應(yīng)當(dāng)是“有法可依，有法必依”，規(guī)章制度也應(yīng)做到如此。規(guī)章制度如果發(fā)布了卻得不到執(zhí)行，就只是一紙空文。為了改善制度執(zhí)行不到位的現(xiàn)狀，可以從以下幾個方面人手。

一是避免管理文件冗余或沖突，提高規(guī)章制度的可操作性；

二是針對性的宣貫培訓(xùn)。制度首先要被員工了解才能執(zhí)行，許多企業(yè)都做過制度培訓(xùn)，但大面積的統(tǒng)一培訓(xùn)或者發(fā)布通知等線上文字培訓(xùn)往往流于形式。管理部門所做的制度培訓(xùn)內(nèi)容要與受眾相適應(yīng)，例如對領(lǐng)導(dǎo)的培訓(xùn)要簡明扼要，注重原則性和職責(zé)劃分；對于基層員工的培訓(xùn)要細(xì)化分解，緊密聯(lián)系本崗位工作中的具體要求。優(yōu)秀的培訓(xùn)者應(yīng)站在被培訓(xùn)者的立場上進(jìn)行講解，事半功倍；

三是加強(qiáng)規(guī)章制度執(zhí)行的監(jiān)督檢查。制度執(zhí)行不到位的原因復(fù)雜，難以從根本上解決，因此建立良性的監(jiān)督檢查機(jī)制以約束員工行為是十分必要的。制度的監(jiān)督檢查首先要由相對獨(dú)立，沒有利害關(guān)系的部門負(fù)責(zé)；其次監(jiān)督檢查的工作原則要明確，深入調(diào)研，眼見為實(shí)，明確記錄；最關(guān)鍵的是，要堅(jiān)持依據(jù)事先制定的監(jiān)督檢查規(guī)定，依據(jù)監(jiān)督檢查結(jié)果進(jìn)行考核獎懲，增加規(guī)章制度的權(quán)威性。獎懲分明可以激勵員工遵守制度，抑制鉆空子行為，堅(jiān)持規(guī)章制度的監(jiān)督檢查，能夠保證規(guī)章制度得到更好的執(zhí)行；

四是對于操作流程比較固定的業(yè)務(wù)，可以推行流程信息化管理，所有資料的提交和審批環(huán)節(jié)都在信息化系統(tǒng)中進(jìn)行，在業(yè)務(wù)流程中嚴(yán)格落實(shí)規(guī)章制度要求，信息化管理可以固化操作流程，減少人為操作的空間，真正做到“必須落實(shí)制度才能辦理業(yè)務(wù)”，風(fēng)險(xiǎn)控制和制度權(quán)威性都得到了保障。

3.4保證制度的有效性

規(guī)章制度的有效性維護(hù)應(yīng)從明確制度的動態(tài)管理流程開始，對于制度的編制、修訂、作廢都應(yīng)該有一套明確的管理流程，包括對“編制（修訂、作廢）草案提交”“評審”“簽署”“發(fā)布”等環(huán)節(jié)的控制。在此基礎(chǔ)上，制度管理人員及時(shí)識別制度中不再適用的條款，將其作廢或者修訂，避免失效制度阻礙業(yè)務(wù)運(yùn)行。

明確制度動態(tài)管理流程后，還可以進(jìn)一步推進(jìn)制度的信息化管理，信息化管理的優(yōu)勢在于便捷性和公開性，提高制度管理的效率，并且可以向全體員工提供查閱制度的平臺，有利于制度的推行。

4結(jié)束語

規(guī)章制度是衡量企業(yè)整體管理水平的重要標(biāo)志。通過完善制度頂層設(shè)計(jì)、提高制度的可操作行、并注重加強(qiáng)制度的執(zhí)行和有效性維護(hù)等方式對企業(yè)規(guī)章制度進(jìn)行優(yōu)化完善，有助于企業(yè)優(yōu)化組織結(jié)構(gòu)、明確崗位職責(zé)、更高效地調(diào)度生產(chǎn)資源，提高管理能力。制度建設(shè)是一個以終為始、與時(shí)俱進(jìn)的過程，需要企業(yè)抱以足夠的重視，讓規(guī)章制度真正成為企業(yè)生產(chǎn)經(jīng)營的保障。