淺析企業規章制度的優化完善

于青　李萬青

摘要：規章制度管理在企業和市場的發展中突顯出與管理體系不協調、可操作性不強、執行不到位等問題，本文提出從結合流程、結合管理體系的角度出發完善制度頂層設計，通過培訓宣貫、監督檢查、流程固化等方式加強制度的可操作性和執行力度，同時規章制度也需要動態的維護以適應行業發展和企業變化。

關鍵詞：企業；規章制度；優化完善

1企業管理現狀

在企業發展的過程中，為了規范行為準則，保證良好的工作秩序，企業要建立規章制度，而科學的運營人員、資產、信息等因素才能發揮整體效益。隨著企業的發展和進步，當面對更大的市場和社會關注時，企業更加要注重質量保障、安全環保、職業健康、風險控制等方面的管理，建立側重不同要求的管理體系。規章制度管理和其他體系管理是企業生產經營活動的保障，是企業賴以生存的管理基礎。

1.1規章制度管理

規章制度是依據國家法律法規，為引導、推動、規范、保障企業經營活動的正常開展而制定的需要全體員工共同遵守的規程和行為準則，是以企業名義正式發布、具有普遍約束力的規范性文件。規章制度維護了正常的工作秩序，保證企業經營活動中的各種政策、指令、規范能夠順利實施。規章制度體現了企業管理的原則性和規范性。

規章制度也需要隨著企業發展進行調整和優化，保證科學合理的管理方式。目前，大多數企業制度管理的主體是多個并行的職能部門，按照各自的職責分工和管理要求制定、修訂相應的規章制度，并貫徹落實。

1.2其他體系管理

隨著企業的發展，勢必要引入先進的管理理念，不同的體系管理為企業發展提供了堅實的基礎，體系管理的運用提高了相關業務的系統性、可靠性，也為企業的市場開拓做出了貢獻。

質量管理體系為實現質量目標而建立，應用最廣泛的是國際標準化組織制定的IS09000族系列標準，許多企業據此制定了質量手冊或質量管理體系程序，質量管理體系規定了企業的質量方針和質量目標，描述了企業質量管理體系的過程、方法和各項要求，適用于不同規模和性質的機構，適用于不同類型的產品，能夠對質量有關活動進行系統控制。

五部委發布的《企業內部控制基本規范》和《企業內部控制應用指引》為企業的風險控制提供了基本準則，許多企業在此基礎上形成了風險內控體系，風險內控體系管理利用企業內部分工而產生的相互依靠并相互制約的關系，建立了一系列具有控制職能的方法和措施，確保業務運行的有效性，在一定程度上保護了企業的經濟資源安全、完整。

HSE管理體系即健康、安全與環境管理體系，其主要目標是保護人類身體健康，注重生產安全與環境保護，從這三點出發構建具有標準性的管理思想與方法。HSE管理體系始終將職工健康，確保生產安全放在第一位，重視生產中可能出現的安全事故，預見性的對安全隱患進行排查，并且針對性的制定控制手段。HSE管理體系對減少人身傷亡、財產損失和環境污染起到了重要作用，降低了企業運行成本、提高了員工滿意度和社會認可度。

2制度管理存在的問題

2.1管理體系與規章制度交叉

其他管理體系的認證為企業發展提供了極大幫助，然而隨著企業不斷發展，認證體系的規定、上級要求、內部規章制度的數量都在增加，管理文件增多導致多種體系和規章制度存在一定程度的交叉并存現象。基層單位為了應對來自不同管理體系和規章制度的要求，不得不進行一部分重復性工作。甚至當不同管理要求的標準、流程出現沖突時，基層人員為繼續辦理業務使用了“兩張皮”的辦法。這嚴重增加了管理成本和管理風險，降低了管理效率。

2.2制度可操作性不強

規章制度的發布是為了貫徹落實，但在實踐中發現部分本應用于指導操作的規章制度卻過于原則化，不能具體明確制度適用范圍和業務流程的要求，導致基層員工對制度內容理解出現分歧，相應的業務主管部門通過解釋和補充說明來維持業務進行。這造成基層員工對管理部門有意見，不利于企業內部團結發展，也確實降低了工作效率。

2.3制度執行不到位

制度執行不到位是一個老生常談的問題。規章制度的要求如果不能被認真貫徹，首先是業務運行未受控制，制度約束目的無法實現，存在管理風險；向長遠看，對企業的威信將產生不良影響，進而有可能動搖員工對其他規定的支持。

制度編制時的可操作性不強是造成制度執行不到位的原因之一，但主要原因還在于部分企業在思想上對于制度執行不夠重視，規章制度的宣貫培訓和執行監督檢查亟待加強。

2.4制度有效性

企業需要保持與全行業的溝通和學習，為適應行業發展和社會變化在管理上做出相應調整，這是規章制度要進行更新的必然因素。此外還有國家法律法規的修訂、上級要求的變化、新的認證需求、突發事件等推動制度更新的偶然因素。這就要求企業時刻加強與外在的溝通，針對環境變化對制度的相應方面進行及時調整，與現行法規或行業現狀不符的條款要及時修訂，做到與時俱進。但實際上許多企業并沒有及時修訂更新規章制度，而是采用額外下發補充文件的形式提出新要求，由于宣貫不到位或者其他管理原因，不能保證每個查閱制度的員工能了解到全面、具體、現行有效的信息，這是新舊文件未合一的弊端。甚至有些企業幾乎不對規章制度進行有效性審核與維護，這也在側面反映出了制度執行不到位的情況。已經不合現狀但還掛著有效標簽的規章制度反而會成為業務發展的障礙，必須對其進行修訂或廢止。

3制度管理的優化完善

3.1完善制度頂層設計

管理體系與規章制度相互交叉的問題如何解決？分別審視二者，管理體系大多是國際通用的、社會公認的，管理體系的要求不能隨意改變；而規章制度是為了保障企業經營活動建立的符合國家法律法規等要求的規范性文件。因此該問題只能通過完善規章制度的頂層設計來解決。

企業的發展與學習先進管理方法密不可分，然而學習不能生搬硬套、照本宣科，在建立企業內部規章制度時應當充分的與多種管理體系要求相結合，做到這一點需要全面的梳理企業的業務流程，在流程中的每個環節都應融入管理體系的具體要求，識別流程環節中的風險點，設置控制措施，最后整理提煉到相應的規章制度中。通過對流程的梳理和控制，將管理體系的要求充分消化吸收，融入自身業務當中，固化形成規章制度。如此一來，管理體系和規章制度相互交叉、矛盾的現象不復存在了，制度建設的合規性得到了加強，基層員工不必再關注更多的管理體系要求，只需遵守規章制度即可。

3.2提高制度操作性

對于規章制度的操作性，可以通過建立分層級制度的方式來明確。第一層級的制度是針對某項基本業務管理活動制定的全面、系統、通用的規范性文件，是需要全體成員共同遵守的辦事規程或行動準則，重在法規性和原則性；第二層級的制度是為貫徹執行第一層級制度而提出的具體方法、步驟和措施，或者詳細的指導意見，或者就某一類別管理活動所涉及的具體權限、流程做出的約束，重在可操作性。

在編制制度時，首先應明確制度的層級定位，原則性的制度暫且不論，涉及到具體業務操作的制度，必須明確適用范圍、職責分工以及操作流程，力求做到量化、細化。此外，在制度發布之前應充分征求相關管理人員和基層人員的意見，采納了基層提出的可行建議的制度可操作行更強，也更容易推行。

3.3改善制度執行狀況

法治社會應當是“有法可依，有法必依”，規章制度也應做到如此。規章制度如果發布了卻得不到執行，就只是一紙空文。為了改善制度執行不到位的現狀，可以從以下幾個方面人手。

一是避免管理文件冗余或沖突，提高規章制度的可操作性；

二是針對性的宣貫培訓。制度首先要被員工了解才能執行，許多企業都做過制度培訓，但大面積的統一培訓或者發布通知等線上文字培訓往往流于形式。管理部門所做的制度培訓內容要與受眾相適應，例如對領導的培訓要簡明扼要，注重原則性和職責劃分；對于基層員工的培訓要細化分解，緊密聯系本崗位工作中的具體要求。優秀的培訓者應站在被培訓者的立場上進行講解，事半功倍；

三是加強規章制度執行的監督檢查。制度執行不到位的原因復雜，難以從根本上解決，因此建立良性的監督檢查機制以約束員工行為是十分必要的。制度的監督檢查首先要由相對獨立，沒有利害關系的部門負責；其次監督檢查的工作原則要明確，深入調研，眼見為實，明確記錄；最關鍵的是，要堅持依據事先制定的監督檢查規定，依據監督檢查結果進行考核獎懲，增加規章制度的權威性。獎懲分明可以激勵員工遵守制度，抑制鉆空子行為，堅持規章制度的監督檢查，能夠保證規章制度得到更好的執行；

四是對于操作流程比較固定的業務，可以推行流程信息化管理，所有資料的提交和審批環節都在信息化系統中進行，在業務流程中嚴格落實規章制度要求，信息化管理可以固化操作流程，減少人為操作的空間，真正做到“必須落實制度才能辦理業務”，風險控制和制度權威性都得到了保障。

3.4保證制度的有效性

規章制度的有效性維護應從明確制度的動態管理流程開始，對于制度的編制、修訂、作廢都應該有一套明確的管理流程，包括對“編制（修訂、作廢）草案提交”“評審”“簽署”“發布”等環節的控制。在此基礎上，制度管理人員及時識別制度中不再適用的條款，將其作廢或者修訂，避免失效制度阻礙業務運行。

明確制度動態管理流程后，還可以進一步推進制度的信息化管理，信息化管理的優勢在于便捷性和公開性，提高制度管理的效率，并且可以向全體員工提供查閱制度的平臺，有利于制度的推行。

4結束語

規章制度是衡量企業整體管理水平的重要標志。通過完善制度頂層設計、提高制度的可操作行、并注重加強制度的執行和有效性維護等方式對企業規章制度進行優化完善，有助于企業優化組織結構、明確崗位職責、更高效地調度生產資源，提高管理能力。制度建設是一個以終為始、與時俱進的過程，需要企業抱以足夠的重視，讓規章制度真正成為企業生產經營的保障。