工程項目檔案管理體系分析

張靜

[摘要]工程項目管理具有技術密集、時間長、工程管理環節多、施工隊伍復雜等特點，為確保工程質量和檔案資料的完整、真實、系統、規范，建設單位要依法治檔，嚴格執行《檔案法》、國家有關部門對工程項目檔案的規定，嚴格執行檔案工作與工程項目建設三同步制度，加強對設計、施工、監理單位的工程項目資料實行統一領導、統一管理。既：成立領導機構“檔案工作領導小組”，負責協調公司管理范圍內的檔案工作；設置負責日常檔案工作的管理機構；設置竣工辦負責設計、施工、監理單位對工程項目竣工資料的整編與歸檔。檔案工作實行統一領導、統一制度、分級管理、集分結合的檔案管理體系。

[關鍵詞]工程項目 檔案管理

一、建立檔案管理責任體系

（一）項目檔案管理納入各參建單位質量行政領導人責任制

各參建單位要依照《檔案法》、和《國務院關于加強基礎設施工程質量管理的通知》要求，建立和落實建設項目檔案工作領導責任制，按照項目所屬關系，將檔案工作納入工程質量行政領導人責任制和參建單位工程質量領導人責任制，把建設項目檔案工作確實抓緊抓好。

（二）建設項目檔案工作納入項目責任單位經濟責任制和年終績效考核內容之中

是對建設單位內部檔案工作的約束和控制手段。建設單位每年將檔案管理目標、年度歸檔計劃、整編要求、利用成果、系統運用情況等細劃成系數，列入到項目責任單位經濟責任制年終績效考評的內容，根據考核結果獎懲兌現。

（三）檔案工作納入各級領導、業務人員職責范圍之中

工程項目檔案是工程質量管理的有機組成部分，各級領導、工程技術人員在工程建設管理期間，同時更要注重對工程檔案的同步管理，將檔案工作納入各級領導和工程技術人員年終目標考核之中，嚴把督導關，應用職能手段提前控制。

（四）利用市場經濟手段確保工程檔案的質量

建設單位在工程項目與設計、施工、監理單位簽定合同時，合同條款必須明確歸檔要求及質量，項目檔案驗收不合格，檔案部門不審簽、財務部門不予結算，運用經濟手段超前控制。

二、建立檔案保管體系

檔案保管工作就是將本單位的全部檔案按照歸檔要求，集中到檔案室有序地排架、便于查閱利用、采取安全防護措施以延長檔案壽命的工作。

（一）檔案庫房的管理

檔案室應對存放檔案資源的庫房進行日常的科學管理。合理配置溫濕度計、去濕機、除塵器、滅火器等設備；合理檔案柜架，并進行統一編號，確定檔案存放位置；記錄庫內溫濕度狀況，根據需要不失時機地采取通風、去濕、降溫等控制，調節溫濕度措施；采取防霉驅蟲、防塵、防火、防光和防盜措施；對照明、儀器管理和檔案狀況的檢查以及保持庫房的清潔衛生等。

（二）檔案專門技術處理

為了延長檔案壽命，檔案人員對歸檔的檔案進行嚴格檢查，對受潮、干枯的檔案進行去濕和補水處理；對于破損的檔案應進行必要的修裱復制等技術處理。

（三）檔案流動過程中的安全保護

為了有效地保護檔案，防止檔案丟失，檔案部門制定了系統的檔案保管、借閱、復印、接受、移交制度，確保檔案的安全保管和有效利用。

四、建立檔案資源的開發、利用體系

工程管理企業具有地域分散、人員流動大、專業復雜等特點，建立檔案信息系統是水電開發企業的有利選擇。

（一）建立文檔一體化信息系統

“文檔一體化”信息系統是先進的計算機網絡技術與文書、檔案管理的優良傳統相融合的產物，它以電子行文的方式和星型、網絡拓撲型等多種流轉模式及動態跟蹤流轉情況的功能，對傳統的公文管理進行了改革；以自動分類、自動立卷、自動標引、自動編目、自動統計為基礎，自動標識為重點，對傳統檔案管理進行了革新，以數據共享為前提，以單極引導的方式實現了“文檔一體化”；檔案系統Lotus Domino軟件為平臺，采取B/C為主、c/s為輔的混合計算模式，集成了Msomceranjian軟件作為客戶端文件編輯和報表輸出工具，實現了與公文系統等辦公系統的接口，實現了網上歸檔，實現了文書檔案從產生、收集、整理、利用、銷毀，整個生命周期的管理。系統支持XML/TXT/DOC/PDF/JBP/GIF/TIF/等多種數據格式，支持Windows/IBM AIX/HPUnix/Linux/OS/2等多種操作系統。在資源共享上，建立了兩個利用平臺。一個是現行文件電子閱文中心；一個是檔案目錄中心。使整個文書管理與檔案管理形成有機的整體，便于對文件、檔案資料的有效利用。

（二）創新服務形式，便于檔案資源利用

（1）閱覽服務。公司檔案部門設置現行文件閱覽室和檔案資料閱覽是室，向公司內部各單位、部門提供現行文件服務。閱覽服務具有簡便、快捷、質量、直接的特點，是最基本、最普遍、最簡便的現行文件和檔案資料服務形式。

（2）網絡服務。建立文檔信息系統，實現網上辦文、流轉、借閱等功能。網絡服務具有傳播速度快、利用方便、不受地域限制、內容更新快的特點，是一種現代化的服務方式。

（3）編研服務。為了更好地為各項管理工作服務，檔案部門利用信息資源按專業、時間、行文單位進行編研，滿足利用需求。編研服務是一種較高層次的現行文件、檔案資料服務方式，具有周期長、主動性、系統性、時效性、史料性強，技術含量高等特點。

（4）咨詢服務。文書、檔案人員根據利用者的要求，以現行文件和檔案資料為依據，通過綜合分析、以解答問題的形式，為利用者服務。