構建高校檔案工作新模式的探索與實踐

田 萌

（赤峰學院 美術學院，內蒙古 赤峰 024000）

在以往高校各項工作開展的過程中，大部分的精力都集中在了教育教學工作領域，其它方面的工作都被忽視.在這樣的情況下，高校的檔案工作自然不受重視，在檔案工作落實中，工作人員的檔案意識較為薄弱，工作態度不認真，不嚴謹，而同時相關的檔案工作制度也不完善，在這一系列問題的影響下，高校所開展的檔案工作效果并不理想.但隨著高校的發展，國家提出了均衡發展要求，要求高校在重點開展教育工作的前提下，均衡開展其它工作，確保各項工作的落實效果.在這一背景下，高校的檔案工作迎來了新的機遇，而如何做好檔案工作也成為了高校發展中的目標.

1 高校檔案工作中存在的問題

在對高校開展的檔案工作進行分析中可以看出，檔案工作在落實過程中出現了一系列的問題，這些問題的存在，嚴重影響了檔案工作的落實效果，面對這樣的情況，本文對高校檔案工作中存在的問題進行了具體的分析，分析內容如下所示：

1.1 檔案管理意識薄弱

在我國教學體系中，高校是作為高端人才培養的教育機構而存在的，因此很多高校在發展過程中，將提高考研率、提高科研率作為主要的發展目標，為了實現這些目標，高校將大部分的人力、物力等資源都投入到了這些工作中，從而導致了其它方面的工作，比如說檔案工作的各方面資源不充足.這就導致了高校的檔案工作在落實中受到了諸多的冷遇，從而嚴重影響了檔案工作的落實效果[1].

1.2 檔案工作手段落后

在21世紀，檔案的應用價值越來越高，但在檔案管理中，管理工作的落實卻面臨著諸多的問題.在檔案管理過程中，高校檔案管理團隊所采用的管理手段較為落后，以人工管理為主，而且檔案的存儲都是以紙質形式存在的.這樣的檔案管理，不僅容易出現錯誤，而且檔案保存也是極為不易的.

1.3 檔案開發利用層次低

在對高校開展的檔案管理工作進行分析中可以看出，在檔案管理過程中，管理人員只是將檔案集中存儲起來，并沒有對檔案進行具體的分析，沒有將檔案中存在的價值挖掘出來.所以保存的檔案其開發利用層次較低.對檔案的低層次開發和利用，導致檔案的應用價值沒有體現出來，如此就讓高校領導以及工作人員產生了檔案管理是無用功的錯覺，進而形成了惡性循環，檔案管理工作的開展逐漸地陷入困境.

1.4 檔案管理團隊綜合素質較差

高校作為培養精英人才的主要陣地，高校中的工作人員都是高學歷的，經受過高等教育的，尤其是各學科教師，都是研究生以上的學歷.但在高校的師資團隊中，也有相對來說水平較低的工作人員，檔案管理工作人員就是其中之一.因為高校對檔案管理工作不重視，所以在招聘檔案管理人員過程中，要求并沒有招聘教師那樣嚴格，甚至有些高校為了減少人力資源經費支出，采用的是檔案管理兼任的方式，這樣的檔案管理團隊，其專業化檔案管理素質較差，因此檔案管理工作的落實效果不盡如人意[2].

2 高校檔案工作模式的構建

在現代化高校教育教學發展過程中，高校注重的是全面化發展，因此高校提高了對檔案管理工作的重視程度，為了確保這一工作的落實質量，高校對檔案工作模式進行了創新.在檔案工作模式創新中，形成了以下幾種工作模式：

2.1 發展型檔案工作模式

在高校檔案工作模式構建過程中，發展型檔案工作模式的構建是非常有必要的，而在此模式構建中，應從集中式、統一化管理與檔案管理人員素質的提高入手.

首先，應采用集中式、統一化管理方式.在高校檔案管理中，需要管理的檔案內容越來越多，而且檔案管理的內容也更加的復雜，在這樣的情況下，就應采用集中式的管理，將所有的檔案集中在一起，然后對檔案進行分類，杜絕重復填寫和備案，實現檔案的分類存儲目標.在統一化管理過程中，確保檔案管理的標準是統一的是非常有必要的[3].在各項管理標準統一，審核指標統一的情況下，各高校檔案管理工作的開展才能處于同一平臺中，這樣有助于管理經驗的溝通和交流，有利于管理水平的提高.

其次，對檔案管理人員綜合素質進行提升.在檔案管理工作開展中，想要實現發展型的檔案管理，那么檔案管理人員的綜合素質是極為關鍵的影響因素.面對這一情況，高校在開展發展型檔案管理工作過程中，就應對現有的檔案管理人員進行專業化培訓，提高其專業工作水平，同時在培訓中，應將現代化的檔案管理技術傳授給管理人員，以此來提高管理人員的技術化管理水平.

2.2 可持續型檔案工作模式

高校的檔案管理工作不是階段性的工作，這一工作是持久性的，所以在對檔案工作模式進行創新中，可以構建可持續型檔案工作模式.在可持續型檔案工作模式構建中，完善的制度、有效的監督與嚴格的懲處等都是不能缺少的要素，因此，在構建可持續型檔案工作模式中，應從多方面入手：

首先，應對檔案管理制度進行完善.在檔案工作開展中，完善的制度是工作的依據，可以為工作的落實提供強有力的支持.因此，高校就應結合發展現狀，對檔案工作制度進行完善.在調整檔案制度過程中，必須要以國家出臺的相關法律法規為基礎，應在此基礎上對制度內容進行具體的細化，將檔案制度逐漸地完善起來，使檔案制度更加的標準化、規范化[4].

其次，做好檔案監督工作.在高校檔案工作開展過程中，有效的監督工作可以對其進行規范和約束，在監督過程中，為了確保監督質量，需要對監督職能進行劃分.在確定監督職能歸屬之后，應對監督的標準和范圍進行確定.在監督過程中，主要是對檔案管理部門是否是按照國家法律規定來開展的管理工作進行監督，若是在監督中發現了違法法律規定的行為，應進行嚴厲的懲處.與此同時，在檔案管理過程中，若是檔案內容涉及到重大科研項目，那么在監督過程中，監督部門需要確定檔案管理部門是對其進行特殊管理的，這樣可以保證重大科研項目的檔案私密性.

再次，提高檔案收集、征集工作水平.在檔案管理中，對檔案資料進行收集和征集是基礎性的工作，若是這一基礎性工作沒有落實到位，那么檔案管理就是一副空架子，沒有實質性的作用.因此在可持續型檔案工作模式構建中，就應提高對檔案收集以及征集工作的重視.在檔案收集中，檔案管理部門應該積極主動，每當學校組織重大活動的時候，檔案工作人員就應及時與活動的領導小組進行溝通，第一時間收集檔案資料，確保收集到的檔案資料是完整的[5].同時，在檔案收集過程中，高校檔案人員還應做好隸屬高校收集范圍內的典型個體檔案、實物檔案的收集工作，拓展檔案資料的收集范圍，以此來保證檔案收集、征集工作的落實效果.

最后，強化檔案資源的源頭建設與歸檔驗收.在高校眾多檔案中，有部分檔案是極為重要的，若是這些重要的檔案保存不到位，檔案泄露將會出現嚴重的問題，所以在對重要檔案進行管理過程中，應從檔案資源源頭開始，做好前期的延伸工作，然后通過跟進式的管理方式，對檔案保存進行跟蹤管理，確保檔案從始至終都是完整且真實的.

2.3 構建多功能檔案工作模式

在現代化社會中，各種高科技不斷涌現，這些高新技術的應用范圍也逐漸地擴大，這樣的社會背景就導致了高校檔案工作在開展中的目標更加多元化，如此一來，高校檔案工作在落實中就需要具備多功能，因此，構建多功能檔案工作模式是非常有必要的.

首先，應拓展服務工作領域.在高校檔案工作開展中，檔案部門為了更好地落實檔案工作，就應拓展服務工作領域，面向校內的工作人員、學生來提供服務工作，同時還應面向社會，通過對檔案信息的深層次開發和利用來實現檔案價值的挖掘，確保檔案工作可以為社會發展做出貢獻.

其次，舉辦檔案展覽.在高校檔案信息中，有很多檔案信息的社會價值是非常突出的，將這部分檔案公開，通過讓更多的人閱覽檔案，可以滿足社會公眾對高校檔案信息的需求.在檔案展覽過程中，可以采用多樣化的展覽方式，既可以通過巡回展覽方式來進行展覽，也可以通過在固定展覽所的方式進行展覽.無論是哪一種展覽方式，都能夠發揮一定的作用，讓更多的人了解檔案，通過閱覽檔案挖掘出其存在的價值.

結束語

綜上所述，在高校檔案工作開展過程中，檔案信息的價值越來越突出，對檔案信息進行深入地應用，挖掘出其存在價值勢在必行.就以往高校開展的檔案工作進行分析中可以看出，檔案工作手段較為落后，而且在人力資源方面，資金方面都存在問題，面對這一現實情況，就應對檔案工作模式進行創新.在實際創新檔案工作模式中，可以構建發展型、可持續型以及多功能型檔案工作模式，這些檔案工作模式的有效應用，可以切實的提高高校檔案工作水平，保證檔案工作質量，如此一來，高校檔案工作目標才能順利實現，檔案管理的價值才可以充分地體現出來.