淺談科研管理信息系統在企業中的建設

葛磊

【摘 要】科學、實用、先進的科研管理信息化系統已成為增強企業創新動能、提高科研成果產出、加快成果產業化進展的重要手段，企業開展科研項目管理信息化已成為必然的趨勢。本文就企業中科研管理信息化系統的建設全周期入手，對科研管理信息系統在企業中的建設必要性、建設思路、建設價值等進行了詳細論述。

【關鍵詞】科研管理信息系統；信息化；企業

中圖分類號：F272 文獻標識碼： A 文章編號： 2095-2457（2018）31-0233-003

DOI：10.19694/j.cnki.issn2095-2457.2018.31.113

【Abstract】The scientific， practical and advanced scientific research management information system has become an important means to enhance the innovation kinetic energy of enterprises， improve the output of scientific research achievements， and accelerate the progress of industrialization of results. It has become an inevitable trend for enterprises to carry out scientific research project management informationization. This paper starts with the full cycle of the construction of the scientific research management information system in the enterprise， and discusses the necessity， construction ideas and construction value of the scientific research management information system in the enterprise.

【Key words】Scientific research management information system； Informationization； Enterprise

0 引言

在科技與信息飛速發展的時代，科技創新能力是企業發展的核心動能，只有充分發揮企業的創新主體作用，不斷提高企業自主創新能力，才能保持企業在新時期下的核心競爭力。隨著管理理念的逐步發展以及飛速發展的現代電子信息技術、網絡技術在項目管理領域中的廣泛應用，科學、實用、先進的科研管理信息化系統已成為增強企業創新動能、提高科研成果產出、加快成果產業化進展的重要手段，企業開展科研項目管理信息化已成為必然的趨勢。

傳統的科研管理模式信息化程度低，主要依靠人工、紙質文件或簡單辦公軟件等進行科研項目管理。例如大多數企業及科研院所對于科研成果的管理還處于手工處理階段，主要還是采用手工、紙質文檔的方式進行論文著作、專利申報與過程管理等，成果管理的信息化運用僅僅限于最終的統計匯總。這種管理模式不僅流程繁瑣、審批冗長、時效性差，還容易形成信息孤島，不利于管理人員的樹形管理和項目組成員間的橫向溝通，無法較好的服務于科研工作的信息管理和需求[1-2]。

1 科研管理系統建設必要性

科技工作信息化建設一項基礎性、長期性和經常性的工作，其實質就是運用信息技術和現代系統思維以及經濟學、管理學的方法，對企業科研工作中的各要素、各方面進行改造和重新整合。隨著科技項目數量大幅增加，大部分企業及科研院所對科研項目的計劃控制、經費調配保障、成果管理難度加大、矛盾突出，并且任務全過程的粗放管控局面沒有得到顯著改觀，遇到的問題主要體現在：

項目計劃可操作性差：由于項目數量多、任務多，各業務部門或人員承擔多個項目的多項任務，加上不可預見因素多，資源沖突嚴重，往往造成資源調整頻繁，項目計劃往往難以有效保證，急需提升多項目綜合優化的管理水平。

項目進展可視化差：由于項目管理的不規范，加上沒有有效的監控手段，管理者往往缺乏對項目進展進行監控的能力，不能全面了解項目進展和項目成員負荷的實際情況，因此很難及時協調工作，實現閉環管理。

項目溝通不暢：缺乏集成統一的項目溝通平臺，項目執行過程中項目信息、科研數據、成果體系較為分散、存在信息不夠透明、責任不夠明確，對規劃工作目標和內容的認識和理解容易產生不統一。

橫向協同效率較低，管理成本加高。在日常工作運作過程中，需各部門之間共同參與、協作，但當前缺乏有效、快速的橫向聯通，項目計劃任務的傳遞和反饋費時費力，及時性不夠，決策和問題管控滯后。

項目管理與跟蹤困難：項目管理薄弱，技術和管理人員投入大量時間于信息的查找、收集和協調，難以實時、直觀的監視及了解項目進度、計劃結點的產出條目及項目交付等信息。

項目知識管理薄弱：沒能結合不同類型項目特點，建立項目管理的模板庫、知識庫，項目管理完全依賴于項目負責人的個人水平，不能達到組織的共同發展。另外，缺乏項目過程資產庫的管理，導致過程資產不能充分得到利用，組織層面的項目管理在低水平上重復。

為覆蓋科研項目全生命周期，逐步建立共享數據中心，將企業各部門有效聯通，保障各類數據的及時收集、統一整合，達到數據共享、為決策者提供決策依據的目的，提升項目整體管理水平，提高管理效率，故科研項目管理系統建設是很有必要和意義的[3-4]。

2 科研管理系統建設思路

科研項目管理系統遵循實用性、適用性及先進性原則，需以實現科研院所項目全生命周期管理，支撐各部門整體科研計劃推進為核心思路進行建設。一般要求實現的功能有人員管理、項目管理、成果管理、數據查詢分析等功能。

2.1 實現多項目多部門協同管理模式

系統需支持多項目協同管理模式。即在存在多個項目或計劃的前提下，充分協調和分配現有項目資源、獲取最佳項目實施組合，實現以統一數據為核心的全價值鏈集成，滿足多用戶和多部門的共享、協同。這樣既保證每個項目/計劃內上下級工作的配合與協調，又能夠協調各項目/計劃之間的沖突與矛盾。

管理部門將多個項目/計劃進行責任分解，將分解任務下達至各個業務部門，各業務部門針對多個項目的任務包，協調和分配現有資源，再分解任務至具體責任人，從而實現多項目并行協同管理的目標。

2.2 涵蓋項目管理關鍵領域和全過程

根據項目要求組建項目團隊，優化并設計規范統一的管理流程，以計劃管理為核心，覆蓋項目預研、申報、立項、中期檢查、結題、成果管理等全周期過程。通過對任務的進度、經費的協調控制，避免這兩者之間的不協調，使任務目標、時間實現整體最優的目標。同時通過知識管理將項目全過程數據、經驗、結論、教訓積淀，形成經驗共享平臺。

2.3 分層多級計劃任務實現高效協同

體現多層計劃的管理思路，計劃編制采用多級審批與下發，計劃反饋采用層層上報審核。采用多層計劃的方式為各層管理人員提供不同的管理視圖，聚焦不同層面管理人員關注點，步入細節。并且根據計劃目標，實現任務指標量化。

通過將系統分為"決策層"、"管理層"和"執行層"三層，根據三層管理模式，項目經費及計劃實現自上而下的層層分解和分級維護等功能。執行層接收上級分配的任務，執行過程中定期反饋進度及經費執行，而管理層和決策層通過不斷獲取執行數據進行項決策分析。

2.4 基于流程驅控實現職能有形化

工作流實現了根據不同的業務需求自定義工作流程，能夠支撐在大并發用戶量、大數據量應用環境下高效、穩定運行。首先，基于工作流的計劃管理使得計劃協同過程可控；其次，工作流監控使得計劃協同過程可跟蹤；最后，工作流定義使得計劃協同過程規范化。

所有項目執行數據可借助工作流實現在各級部門之間的縱向審批與部門內部的橫向審批，使得組織內各級業務部門在統一軟件平臺上的"職能有形化"。

2.5 精細化的權限體系保障數據安全

制定縝密的安全管理體系，保證跨組織協同的域間信任。使不同的職能管理部門、不同角色、不同人員分別擁有不同的系統功能和數據操作、訪問權限，做自己職責范圍、項目明確規定事項，了解僅限于自己了解的信息。

2.6 “互聯網+”技術提高業務處理便捷性

借助“互聯網+”信息科技手段，充分利用碎片化時間，通過移動APP端實現對項目數據的及時處理，提高業務處理時效性及便捷性。另還可通過圖像智能識別識別技術，將非結構化數據如圖片、文件掃描件等轉化為可檢索、可統計的結構化數據，實時統計匯總，提供決策依據。

2.7 貫穿整個項目管理過程的溝通管理

良好的溝通是項目成功的基本保障，項目管理過程需要大量的溝通。通過系統實現標準化、規范化的溝通管理模塊，可以提高項目信息溝通效率，保證項目團隊成員的高效溝通。

在共享的平臺中可以快速方便的獲取、發布、傳輸項目公告、項目簡報、會議信息及會議行動項、項目問題等項目相關信息和資料，實時掌握項目進展、重大問題等情況。

2.8 實現多維項業務數據統計分析

系統需支持豐富多樣的業務統計分析，可以從項目、部門、個人等多維度、多角度進行數據分析，實現從全局到局部、從多項目組合到單項目監控，滿足科研院所領導層、部門管理層、業務人員不同的數據需求。數據展現方式豐富多彩，有圖形、報表或圖表，可充分滿足日常業務需求，并且后期還可以根據需求進行個性化定制。

2.9 實現精細化成果管理及分析

系統需實現高效率、高質量的成果管理及分析，以便更有效地配合科技創新工作。以專利管理為例，專利是研發企業重要的科研成果，是企業技術創新、提高市場競爭力的有力武器。現代企業的競爭在一定意義上是專利技術的競爭。系統需覆蓋專利的申請、授予、證書發送過程，統一上傳歸檔管理專利申請、專利權的許可與轉讓、專利交易、專利許可、專利糾紛的處理等全過程中的文檔，保證專利資料資料完整性、準確性，提高企業專利的申請、保護、運用、交易等業務處理和效率。同樣，針對論文，也需要對科研論文進行登記、跟蹤管理，包括對論文的題目、字數、刊物名稱、級別、影響因子、發表時間、獲獎情況、被引次數等進行管理，以便隨時能對公司整體論文發表情況進行檢索分析，也可基于此作為對各科室、人員的考核依據[5-6]。

3 科研管理系統建設價值

企業提升科研創新能力離不開科學、先進的科研管理系統的創新與建立。通過建立科研管理系統能有力支撐企業科技工作管理體系的深化，通過該系統可以實現各部門高效協同、項目全面、實時的監控，避免以往項目管理粗放、數據時效性較弱、成果管理任務繁重等情況出現。從而達到提高管理效率、提升管理水平。具體包括以下幾個方面的效益：

3.1 促進了企業科技項目管理水平的穩步提升

通過系統應用，將以往的粗放式管理變革為主動管理、精細化管理和科學管理，形成了統計計劃管理、統一技術管理、統一項目協同的項目管理思想，促進了各科研項目管理水平的穩步提升，管理成果具有極大的推廣和應用價值。

3.2 提升了項目管理規范化水平，降低了管理成本

借助系統的落地，實現了各項業務流程的規范化和統一。各項目管理工作組織有序，項目過程管控力度加強，實現了實時在線監控，確保了任務執行過程中問題的提前發現和及時解決，降低了項目風險；項目協調、溝通、梳理的工作量大大壓縮，協調、溝通會議數量大幅降低。項目管理趨于制度化、規范化，逐步形成了項目管理最佳實踐，建立、建全、完善了項目管理的體系、方法、工具與手段，項目管理的制度逐步明晰化，實現了全方位、立體式的管理全景計劃管理。

3.3 高效協同、聯動管理，提升了信息透明度

提高了計劃流轉、任務分配、經費收支等各環節的信息透明度，各部門相關負責人能在系統中監控各自相關任務的執行狀態，業務數據透明并可共享。同時借助圖像識別技術和人工智能技術，自動識別、統計匯總相關業務數據，避免人工錄入及分析，大幅降低手工匯總工作量，提高業務人員日常工作效率的同時也保障了數據的準確性及時效性。

3.4 創建了精細化、扁平化的規劃工作管控模式

系統的成功實施與應用，為科研院所管理層提供了專業的機會管理及監督手段，為其提供了全方位的科研項目管理全要素的管控方案，構建了先進的、實時的兩級管控模式，實現了科研規劃工作管理過程中的上下管控，橫向協同，增加了各部門在計劃執行中的參與感和責任感。

【參考文獻】

[1]付涵吟，張晰暉，魏虹，等.企業科研管理信息化的理論研究及分析[J].現代經濟信息，2014（17）：138，144.

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[3]王文強.科研院所科研項目管理信息系統的建設與實施[J].科技創新與應用，2016（3）：283.

[4]李哲，周華東，李研.國外專業機構科研項目管理的經驗與啟示—以德國宇航中心項目管理署為例[J].中國科技論壇，2016，（8）：149-153.

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[6]汪小梅，汪令濤，李鵬.科研院所科技成果轉化能力的多目標評價研究[J].科技管理研究，2016（20）：83-87.