做好辦公室工作的實踐與思考

田 穎

（中國石油化工集團公司人事部，北京 100728）

辦公室是一個工作機構，是黨政機關、社會團體和企事業單位內部設立的辦理行政事務的綜合部門，是本單位各項工作的“中心樞紐”，發揮著獨特的作用。辦公室能夠正常高效運轉，直接關系到一個單位的工作效能、效率、效果。習近平總書記曾在《擺脫貧困》一書中寫到，“辦公室，是一個單位、一個系統、一個機構的關鍵部門。辦公室工作如何，對黨委乃至一個地方全面的工作影響很大。因此，每個地方的領導都非常關心、關懷和關注辦公室工作。‘運籌于帷幄之中，決勝于千里之外。’辦公室工作做好了，各項工作的順利開展也就有了可靠保證。”

1 準確把握辦公室的定位

辦公室作為一個綜合部門，是一個單位的信息中心、服務中心和參謀中心，它不僅是綜合協調、上傳下達的“指揮部”，還是服務領導、服務機關的“大后方”，也是單位形象、單位風采的“塑造者”，既具有執行上級任務命令、統籌本單位工作等宏觀職能，又擔負著文件收發、材料撰寫、業務督辦、對外接待等微觀任務，地位特殊，作用重大。

1.1 辦公室是“橋梁紐帶”

對于決策中心來說，辦公室是綜合辦事機構，對各執行部門來說，辦公室是平衡協調的樞紐，對上下左右單位來說，辦公室是信息網絡中心。上級的指示、領導的指令、要靠辦公室傳達貫徹；下面的情況、基層的呼聲，要靠辦公室向上反映；左右的交流、內外的配合，要靠辦公室溝通協調。因此，辦公室要架好通向上級、橫貫同級部門、下達直屬單位以及員工的各類“橋梁”，做到要事上報、上情下達、下情集中、外情獲取，確保每一項工作、各個環節合理、準確、及時地銜接。

1.2 辦公室是“調度樞紐”

辦公室是一個單位工作運轉的軸心，既要參與政務、又要管理事務、還要搞好服務，起著總攬全局、協調各方的獨特功能和特殊作用。既得充分了解掌握領導的意圖，為領導順利施政創造條件，又要協調各方準確把握單位、部門和領導決策，抓好落實，確保政令暢通。這就需要辦公室要立足高度，樹立強烈的全局觀念，跳出小圈子、立足大集體，從部門乃至公司大局出發去思考、籌劃、安排和處理問題，確保工作一盤棋；要拓寬廣度，對上加強聯系，對內加強管理，對外搞好協調，對下做好服務，周密部署，統籌兼顧，確保工作無縫隙；還要掌握力度，工作到位而不越位、牽頭而不當頭，把準位置、定位思考，確保工作有效率。

1.3 辦公室是“參謀助手”

為領導決策當好參謀者、智囊團，是辦公室的一項重要職能。有的領導受分工所限，難以對每個方面都做到了解細致、透徹；有的領導對歷史情況不甚了解；有的領導因事務纏身，對某些事情關注度不夠，這就要求辦公室必須熟悉本單位一個時期以來的工作安排和落實情況，掌握上級文件精神，了解職工思想情緒，并據此提出加強工作的意見和建議，供領導參考，為領導的決策提供支持。

1.4 辦公室是“展示窗口”

到一個單位、一個部門辦事、下級單位請示報告事項等，一般都是先找辦公室，單位、部門的對外聯系、對外交往也大多是通過辦公室進行協調。辦公室人員的作風形象、精神面貌、工作狀態、溝通能力都直接影響著本單位的外在形象，人們也是首先從這個“窗口”來看待和評價這個單位。因此辦公室以及辦公室所有工作人員都要牢固樹立“第一名片”的意識，以優良的形象、良好的作風、友善的態度、一流的業績塑造自身形象，提升單位形象。

2 系統提升辦公室工作

辦公室承擔的實務很多，包括文書處理、調查研究、會務籌辦、對外交流、檔案管理、機要保密、信訪接待、后勤服務等，但綜合來看，主要有“參謀助手”“綜合協調”“督辦督查”“服務保障”等四大核心職能，這“四大職能”也是衡量一個單位辦公室工作成績的主要標志。

2.1 當好“參謀助手”要有高度

領導決策需要大量準確、有效的信息支撐，辦公室作為一個單位最重要的輔助決策機構，必須圍繞大局找準方向，認真學習、領會、掌握黨和國家關于國有企業發展的一系列方針、政策，切實把握中央對國有經濟發展的新要求，結合分管業務領域加強先導性研究和前瞻性預判，先想一步，想深一層，為領導決策提供更多富有價值的建議和意見；必須圍繞大局反映情況，經常深入基層調查研究，把掌握的一手資料、獲取的一線信息、發現的潛在問題如實地反映給領導，使領導獲得更多、更真實、更深入的信息，進而幫助領導作出科學準確的決策；必須圍繞大局貢獻智慧，站高一步想問題，提前一步謀大局，對領導提出的思路措施、工作部署加以細化、深化，做好“下篇文章”，增強工作的主動性、預見性和創造性。

2.2 做好“綜合協調”要謀大局

工作的高效運轉，需要強有力的協調。辦公室處在上級與下級、內部與外部之間的連接位置、樞紐位置，是本單位工作正常運轉、內外協調順暢的重要保證，必須增強綜合協調的原則性、系統性，不斷完善工作制度、工作程序和工作規則，細化工作職責，厘清各方責任，強化各項工作的計劃和統籌安排，使每項工作都有章可循，促進工作效率；另一方面要善于提高協調的藝術性、策略性，既要為領導分憂解難，又不能越俎代庖，既要理直氣壯，又不能頤指氣使，既要排除阻力，又要講究策略，既要堅持原則，又要靈活善變，尋求各方共識，理順各方關系，凝聚各方力量，全面推進各項工作高效、高質開展。

2.3 抓好“督辦督查”要求實效

督促檢查、抓好落實是推動決策落實的重要環節，也是辦公室的一項重要職能。在督辦督查工作中，要敢于當“包公”、唱黑臉；對拖拉扯皮的要敢于堅持原則；對貽誤工作的，要敢于動真碰硬。要結合本部門實際，創新督辦督查工作思路，改進工作方式，完善工作流程，加強結果反饋，在確保事事有著落、件件有回音的同時，不斷提高督辦督查的嚴肅性和實效性，確保上級部門和本單位領導的重要決策落得快、落得準、落得實。

2.4 搞好“服務保障”要重質量

辦公室作為重要的保障部門，不但要當好領導的“好助手”，部門的“大總管”,也要當好服務保障的“后勤兵”。一要為領導服好務，除了要為領導提供決策服務之外，還要注重提醒領導參加會議、提供發言素材、做好辦公服務等工作，切實做到大事不誤、小事不漏。二要為部門服好務，落實服務職責和功能，為本部門員工創造良好的辦公條件、解決后顧之憂、推動文化建設。三要為基層服好務，提供更多更好的政策咨詢和工作指導，熱情對待各方面人員尤其是基層員工的來電來信來訪，認真答疑釋惑。

3 打造一流辦公室隊伍

扎實做好辦公室的工作,除了要把握好辦公室的定位，履行好辦公室的職責，關鍵還要具有飽滿的精神狀態、優良的工作作風、一流工作能力，特別是要具有一流的辦公室員工隊伍。

3.1 自我要求上從“嚴”

辦公室作為牽頭拿總的重要部門，具有示范引導效應。辦公室以及辦公室全體工作人員惟有“嚴”字當頭，從嚴要求，才能發揮出“標桿效應”。在紀律規矩上要從嚴，始終保持政治上的清醒堅定，在大是大非面前頭腦清醒，在思想行動上同上級組織保持一致，在日常生活中注重一言一行；在思想境界上要從嚴，講政治、講大局、講奉獻，淡泊名利，甘為人梯，甘做幕后英雄，主動做一些消除誤會、減少摩擦、化解矛盾的工作；在工作標準上要從嚴，不以事小而不為，不以事雜而亂為、不以事急而盲為，該干的事情干到位，會干的事情干出彩；在作為擔當上要從嚴，始終保持有先必爭、有優必創的工作激情，開拓進取、勇擔當、接地氣、抓落實、心系一線、身入一線，多往困難企業跑，多做雪中送炭之事，服務好基層。

3.2 干事成業上從“細”

辦公室工作無小事，如果我們說錯一句話就等于發出一個錯誤信號，誤表一個態就可能形成一種錯誤導向，一點小疏忽就會可能帶來無法彌補的損失，延誤一件事可能就影響整個大局。辦公室人員要牢固樹立“細節決定成敗”的思想，辦文要經得起推敲，辦會要經得起檢驗，辦事要經得起核查，把每一項工作都真正做到周全細致、不出紕漏。要做好“細”字文章，關鍵要強化三個意識。一要強化責任意識，不論辦任何事情，都以高度的責任心，以高度負責的精神，做到“百密而無一疏”。二要強化精品意識，以精心創精品，以精細創精品，以精準創精品。三要強化效率意識。做事不拖拉，案頭不積壓，形成“今日事今日畢”的好習慣，寧可犧牲業余時間加班加點去提前完成，也不留工作零尾。

3.3 工作風格上從“實”

始終懷著真誠的心去辦事，懷著真誠的態度去服務，從被動服務向主動服務深度轉變，想領導所想，急部門所急，幫基層之所需，解員工之所盼，盡心盡力盡責提供一流服務，做到讓領導放心，讓群眾滿意。要切實轉變工作作風，吃透上情、了解下情，高調做事、低調做人，以真誠謙和做“潤滑劑”。要樹立良好工作作風，以理服人、以誠待人、以情感人、讓來辦公室辦事的同志們感受到“門好進、臉好看、話好聽、事好辦”的愉悅。

3.4 處事節奏上從“快”

辦公室工作繁雜，矛盾焦點多，工作量大面寬，如果沒有高效的工作，就無法保證各項工作的完成，更不要說做出一流的業績。辦公室工作人員必須樹立強烈的時間觀念、效率觀念，案不積卷，事不過夜，積極構建信息靈敏、反應快捷、優質高效的辦公室工作機制。一要增強工作的預見性，優化工作流程，減少不必要的工作環節，使每一項工作都力爭在規定的時間內、最短的時間內完成。二要增強工作的主動性，提前一步規劃目標，提前一步制定計劃，提前一步做好準備，做到兵馬未動糧草先行。三要增強工作的實效性。在辦文、辦會、辦事上，要分清輕重緩急，重要又緊急的事立即做，重要不緊急的事優先做，緊急不重要的事高效做，做好時間管理、精力管理，以最佳的效率保證最優的工作。

3.5 工作態度上從“恒”

辦公室事務性工作多，有大量的事務性工作要做，工作千頭萬緒、責任重大，既要辦文、辦會、辦事，又要溝通上下、協調左右，工作平凡而瑣碎、枯燥而繁雜。辦公室人員要穩得住心神、耐得住寂寞，放下身段、撲下身子、甘于奉獻、樂于奉獻，對待工作不敷衍，對待困難不退縮、對待同事不敷衍、對待誤會不埋怨，在平凡的崗位創造不平凡的業績。

3.6 品格行為上從“廉”

辦公室人員在領導身邊做事，有“近水樓臺先得月”條件和便利。辦公室同志要自覺克服經常在領導身邊工作的“優越感”和“特殊”思想，嚴格執行工作紀律，嚴格遵守廉政規定，始終保持一顆淡泊之心，保持潔身自好。在苦累面前多思得，職務面前多思責，全神貫注抓工作，一門心思干事業。不該爭的堅決不爭，不該問的堅決不問，不能知的堅決不知，要以甘當無名英雄、甘做別人鋪路石的境界做工作、干事業，堅決做到不打著領導的旗號辦私事，不利用工作之便謀私利，保持一種積極向上的心態，謀求健康的人生。