試論信息時(shí)代文書工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接

黎浩云（廣州城市規(guī)劃技術(shù)開發(fā)服務(wù)部，廣東 廣州 510230）

一、引言

隨著現(xiàn)代社會(huì)的發(fā)展與進(jìn)步，信息技術(shù)日新月異的變更，辦公自動(dòng)化水平的不斷提高，信息化和網(wǎng)絡(luò)化已成為時(shí)代發(fā)展的主題。計(jì)算機(jī)的出現(xiàn)象征著真正“信息時(shí)代”的到來(lái)，使人類社會(huì)從工業(yè)時(shí)代劃入到信息時(shí)代。信息時(shí)代下，對(duì)企業(yè)文書事務(wù)和檔案管理事務(wù)提出了尤其深刻的需求，怎樣改革現(xiàn)行的處置方式和處置流程，已經(jīng)成為每一個(gè)企業(yè)文書工作者與檔案管理工作者必須面臨的一個(gè)重要的新課題，不論是對(duì)未來(lái)還是當(dāng)下都非常重要，因此，在現(xiàn)階段必須對(duì)文書工作與檔案管理工作重新定位。

二、文書工作與檔案管理工作的發(fā)展現(xiàn)狀

隨著信息時(shí)代的快速發(fā)展，人們對(duì)文書工作與檔案管理工作的要求比以往更加嚴(yán)格規(guī)范，文書工作與檔案管理工作面臨著前所未有的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，因此必須正確掌握它們的概念并熟悉其發(fā)展現(xiàn)狀。

（一）工作重視程度不夠

文書工作與檔案管理工作不易引人注意，也不易獲得顯然的成就。很多人對(duì)現(xiàn)階段文書與檔案管理工作的了解方面含有一些誤解，覺得企業(yè)的文書工作與檔案管理工作就是一般的抄寫、保存和辦理資料等等，與企業(yè)發(fā)展沒有直接的關(guān)系，只要確保檔案信息不泄露、不缺少，可應(yīng)付平時(shí)查檔就行。這些看法則致使企業(yè)的文書與檔案辦理工作不被注重，辦理不夠?qū)I(yè)，忽視對(duì)檔案管理職員的培育，檔案辦理工作方式較為落后，導(dǎo)致文書工作與檔案管理工作不能為企業(yè)經(jīng)營(yíng)管理提供重要的信息支持，文書檔案的價(jià)值也無(wú)法全面發(fā)揮出來(lái)。就像現(xiàn)階段，社會(huì)上仍然有許多企業(yè)沒有專門的檔案館，也沒有專門的文書與檔案管理工作者，基本是其他工作人員兼職這些，甚者有的找一些大學(xué)生兼職做這些；我以前的學(xué)校，對(duì)文書和檔案的重視程度不夠，臨近畢業(yè)才開始建專門的檔案館。由此可見，許多企業(yè)事業(yè)單位非常不重視有關(guān)文書工作與檔案管理工作。

（三）管理制度不健全

當(dāng)前，我國(guó)企業(yè)對(duì)文書與檔案管理的規(guī)定普遍的不健全，缺乏完善性和標(biāo)準(zhǔn)性。有很多企業(yè)不能有效地挖掘檔案應(yīng)有的作用，只重視檔案的搜集、整理、保存等環(huán)節(jié)，以為把文檔管好、不丟失、不損壞就盡到了義務(wù)，從而忽略了對(duì)檔案資源的深度開拓。

（四）部門配合不當(dāng)

企業(yè)的歸檔工作需要從各個(gè)部門收集重要的文件資料，而一些部門有時(shí)會(huì)為了自己的便利，不愿意將一些必須歸檔的文件材料交給檔案管理員專門保存。一些負(fù)責(zé)任的檔案管理員因?yàn)闆]有相關(guān)職能部門的配合，在做檔案管理工作時(shí)常常覺得力不從心，一些重要的文件材料由于不能及時(shí)歸檔，時(shí)間長(zhǎng)了，也易于丟失，等到那個(gè)時(shí)候要究查責(zé)任也已經(jīng)太晚。筆者曾在法院做過(guò)見習(xí)工作，有時(shí)候因?yàn)橐粋€(gè)案件同時(shí)涉及民事和刑事方面，材料收集在時(shí)間上便會(huì)有間隔，還要等檢察院、看守所、當(dāng)事人的送達(dá)回證，文書工作的不及時(shí)處置往往會(huì)不利于后期的檔案管理事務(wù)。

三、實(shí)現(xiàn)文書工作與檔案管理工作規(guī)范銜接的應(yīng)對(duì)策略

在信息時(shí)代這個(gè)大背景下，文書工作與檔案管理工作面臨越來(lái)越多的挑戰(zhàn)與機(jī)遇，如何正確處理二者關(guān)系，使之有機(jī)結(jié)合，實(shí)現(xiàn)二者的規(guī)范銜接，有效避免以上問(wèn)題，需要從以下六個(gè)方面做起。

（一）強(qiáng)化“文檔一體化”的意識(shí)

當(dāng)前,我國(guó)電子文檔的技術(shù)特征和管理體制還未成熟，因而電子文檔的處理比紙質(zhì)文件的處理有更多、更繁雜、更難辦的問(wèn)題。每個(gè)文書職員和檔案管理職員應(yīng)從自身做起，解放思想、勤于摸索、樂(lè)于面對(duì)新出現(xiàn)的事物，加強(qiáng)“文檔一體化”意識(shí)；必須認(rèn)識(shí)到，當(dāng)前的文件材料不再是僅為現(xiàn)階段的工作服務(wù)，從長(zhǎng)遠(yuǎn)角度來(lái)說(shuō)，現(xiàn)在的文檔就是未來(lái)的檔案，因而必須時(shí)刻謹(jǐn)記對(duì)歷史負(fù)責(zé)，依據(jù)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)囊?guī)定，勇于鉆研電子文檔辦理的規(guī)則、方式與體系，引導(dǎo)電子文檔的實(shí)際辦理。我覺得文書職員與檔案管理職員的工作可以互通，一段時(shí)間，文書職員專心做好文書工作，檔案管理職員專心做好檔案管理事務(wù)；一段時(shí)間后，等前期各自對(duì)應(yīng)的工作都已做好，二者可以相互互換崗位，文書工作者去做檔案管理工作人員的工作，檔案管理工作人員來(lái)做文書工作者的工作，這樣結(jié)合下去，“文檔一體化”的意識(shí)會(huì)在潛移默化中得到加強(qiáng)，確保了電子文檔的準(zhǔn)確性和標(biāo)準(zhǔn)性，有利于系統(tǒng)辦理好每一份文檔。

（二）強(qiáng)化“全過(guò)程管理”工作

在文書與檔案管理工作的全部環(huán)節(jié)中，起初，應(yīng)該加強(qiáng)每個(gè)工作人員對(duì)文書工作與檔案管理工作崗位的職業(yè)思想，只有確保每個(gè)工作事務(wù)流程的質(zhì)量合格、責(zé)任優(yōu)先，才能為“全過(guò)程管理”提供質(zhì)量保障。最為重要的，要理順辦理系統(tǒng)，不斷完善管理體制，建立安全科學(xué)的組織體系，創(chuàng)設(shè)一支優(yōu)秀、專業(yè)的事業(yè)隊(duì)伍，為檔案的全過(guò)程管理打下堅(jiān)定的基礎(chǔ)；不斷引進(jìn)信息時(shí)代先進(jìn)的裝備和技術(shù)，與單位的現(xiàn)代化同步發(fā)展，并配備性能優(yōu)良的設(shè)備，強(qiáng)化操作的熟練性，使檔案管理工作更加層次、科學(xué)、統(tǒng)一。

（三）完善電子檔案的組織和管理

隨著信息時(shí)代的來(lái)臨，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)被普遍的運(yùn)用到文書工作與檔案管理工作之中，對(duì)文書事務(wù)與檔案辦理事務(wù)提出了更廣、更深的需求。實(shí)踐證實(shí)，在各事業(yè)單位內(nèi)部，制定一項(xiàng)科學(xué)有效的制度，有助于提高工作效率，況且，當(dāng)前我國(guó)各企業(yè)單位的檔案辦理工作中的弊端之處，有一部分原因便是電子檔案體制不健全，所以制定相應(yīng)的制度規(guī)范是非常有必要的。舉個(gè)例子，在法院，每一個(gè)案件從開庭到宣判，許多材料都要錄入系統(tǒng)中，有的材料書記員可以自己操作，有的材料就需要通過(guò)法官、庭長(zhǎng)審核，然后才進(jìn)入最終程序，一步一步，不僅加強(qiáng)了電子檔案的組織和管理，也大大有效的提高了工作的質(zhì)量和效率。法院卷宗在歸檔之前，卷宗里的每一份材料基本都要先掃描、錄入系統(tǒng)里，兩手準(zhǔn)備，既保障了文檔材料的紙質(zhì)檔案的存儲(chǔ)，也保障了電子檔案的完整性，因此，健全電子檔案的組織和管理，增強(qiáng)其管理隊(duì)伍建設(shè)是重中之重。

結(jié)論

在我國(guó)經(jīng)濟(jì)全面發(fā)展的信息時(shí)代背景下，社會(huì)信息化步伐的不斷推進(jìn)，文書工作與檔案管理工作面臨越來(lái)越多的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，但文書與檔案管理事務(wù)的一體化，是社會(huì)發(fā)展的定然趨向。因此，企業(yè)在實(shí)際工作過(guò)程中，如何實(shí)現(xiàn)文書工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接非常重要，在信息時(shí)代開展文書與檔案管理工作，要明確二者內(nèi)在的關(guān)聯(lián)性，強(qiáng)化文書事務(wù)與檔案管理事務(wù)一體化的投入，提高過(guò)程中全部環(huán)節(jié)的完善，提升相關(guān)職員自身的專業(yè)素質(zhì)和能力，進(jìn)而確保信息技術(shù)使用的安全性，提高工作的效率，為企業(yè)的發(fā)展奠定堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，從而實(shí)現(xiàn)信息時(shí)代下文書工作與檔案管理工作的規(guī)范銜接。