數字化時代高校教學檔案信息化建設的策略研究

連伊娜 文佑云

廣東外語外貿大學南國商學院 廣東 廣州510545

引言

教學檔案管理是高校的重要工作之一，是對高校教育教學過程中產生的各種信息資源進行收集、整理、存儲，并對各種檔案信息進行利用的過程。在高校教學檔案管理過程中，管理制度是否健全、檔案管理方法是否先進，都會對檔案管理水平造成極大影響。在當前時代背景下，高校教學檔案信息化建設是一個必要過程，也是檔案管理過程中最重要的任務。針對當前高校教學檔案信息化建設過程中存在的問題，必須要完善管理制度，統一信息化檔案的格式、存儲方式，確保檔案管理水平不斷提升，為高校發展工作提供支持與幫助。

一、數字化時代高校教學檔案信息化建設的背景

高校教學檔案是高校在教育教學實踐與研究和管理活動中，直接形成的具有保存價值的文字、圖表、實物、聲像、計算機軟件等不同載體的文件材料的總和，全方位反映了學校的辦學實力和辦學水平。

在科技飛速發展的時代下，作為電子公務活動的必然產物，電子文件在高校教學、科研和管理活動中應用得越來越廣泛，并發揮著越來越重要的作用。教學檔案是高校檔案的主體、核心和重點，它能夠為教學活動提供更準確、更完整的教學信息，有效提高和保證教學質量，為教學評估提供方便快捷的教學資料，但與其重要性相悖的是，高校教學檔案管理手段和服務方式仍然相對傳統，難以滿足教學活動日益增長的發展需求，跟不上數字化時代發展的節奏，這對高校教學檔案的管理可謂是一個不小的挑戰。

因此，高校應更加重視教學檔案管理工作，本著統一、規范、安全的基本原則，積極推進檔案信息化建設，不斷加強信息技術的應用，推動教學檔案管理逐漸由紙質檔案和實體保管轉變為電子檔案和數字化保管，從管理檔案逐漸轉變為檔案服務。

二、高校教學檔案管理現狀和存在的問題

目前部分院校已經開始了教學檔案信息化建設工作，有的已經編制了更具本校特色的獨立的教學檔案管理系統。比如清華大學建設的清華同方數字圖書館，南開大學建設的“南大之星”多媒體檔案網絡管理系統等，為本校的檔案管理工作奠定了堅實的基礎。然而，還有一些高校對檔案信息化管理的重要性認識不強，存在基礎設施簡陋等問題，高校檔案信息化管理水平還有待提高。具體來講，當前高校教學檔案信息化建設過程中面臨的問題主要有以下幾個方面。

1．對檔案管理的認知程度不夠

檔案管理工作是經濟社會發展過程中的一個基礎任務，任何一個行業都必須重視檔案管理，對檔案資源進行充分利用，促進本單位發展。高校教學科研過程中形成的檔案資源十分豐富，這也是高校發展的重要基礎，但有的管理人員對檔案工作的重視程度不夠，對檔案管理的認知依舊停留在傳統觀念上，只注重傳統紙質檔案的整理和保存，且缺乏與其他工作的融合，這極大地影響了檔案管理水平的提升。此外，當前高校對檔案管理缺乏長遠眼光，只是從短期角度出發對檔案資源進行管理。

2．設施設備條件不足

隨著信息技術應用得越來越廣泛，一些傳統的檔案管理方法逐漸會被數字化方法取代，檔案管理工作數字化發展趨勢將不可阻擋。然而，目前高校教學檔案信息化建設中，硬件設備配備上存在不足，軟件基礎也十分薄弱，檔案信息化管理水平較低。

3．檔案管理制度不健全

在檔案信息化管理過程中，必須要積極加強對檔案管理制度的規范，以制度為引領，不斷提高檔案管理水平。但目前有的高校檔案信息化建設還處于起步階段，信息化檔案的收集、整理規范還不夠明確，導致各種檔案信息資源混亂，不利于檔案信息資源的利用。

三、數字化時代高校教學檔案信息化發展策略

在數字化時代，高校教學檔案信息化建設的基礎就是要運用大數據等各種現代技術，運用現代化管理手段，改善檔案管理環境。要對教學檔案建設的實際情況進行分析，形成書面報告，總結出當前檔案信息化發展的要求，并對具體問題進行解決。比如在教學檔案信息化建設過程中，要具體分析如何將檔案管理系統與辦公自動化系統融合起來，既要能實現檔案信息資源的數字化、自動化發展，還要能促進高校檔案服務遠程化發展。

高校檔案信息化建設，可以從以下幾方面著手。

1．面向未來，推動教學檔案體系建設

為了促進教學水平不斷提升，高校要以一種長期的、發展的、面向未來的、服務教學的眼光來看待教學檔案信息化建設工作。可以“以評促建”思想為基礎，不斷提高教學檔案管理水平。比如，高校領導要加強對教學檔案信息化建設的重視，想方設法為檔案部門配備先進的計算機設備，選用計算機方面的專業人才，把檔案信息化管理工作納入單位年度考核內容，并對完成情況進行適當獎懲，以此促進全校的教學檔案信息化建設。此外，教育行政部門也要積極參與進來，與校內外專家組成專業的考核隊伍，推動高校數字化教學檔案體系的建設工作。

2．建立各項專題數據庫

專題數據庫是高校檔案資源建設的主要內容。高校的教學檔案更偏重于教學、科研，而且不同的學科有不同的研究方向，所以要建立專題數據庫，主要包括檔案全文數據庫、檔案目錄數據庫、光盤數據庫、多媒體數據庫等。從具體內容上來說，這些數據庫包括檔案文獻數據庫、論文數據庫、科研獲獎成果數據庫、科研專利數據庫等，以此為高校的教學科研發展提供理論支持。

3．加強數字檔案安全管理

以廣東外語外貿大學南國商學院為例，該校目前已經有70%左右的檔案資料逐漸實現數字化，這給師生以及廣大用戶帶來了極大的方便，但同時，這些檔案在網絡上傳播也面臨較大的安全隱患。因此，高校必須要加強對數字教學檔案的安全管理，比如利用信息加密技術、防黑客技術等對數字信息檔案進行保護。無論是教師還是其他用戶，在使用數字化教學檔案時必須要經身份驗證確認無誤之后才可以進入檔案信息管理系統，對教學檔案進行下載。

4．建立健全歸檔制度

健全的歸檔制度是確定檔案信息完整、安全的基礎。高校相關管理部門要根據時代發展要求、實際教學情況、教學進度等制訂詳細的歸檔細則。要在檔案管理網絡信息系統建設的過程中，加強檔案管理軟件的設計，出臺相應的操作標準，對錄入檔案系統的數據進行規范，確保紙質檔案掃描錄入系統后的準確性等，要明確歸檔的類目名稱、歸檔的范圍、保管期限、各部門的歸檔職責等。例如，每學期開始時，教務處要根據學校的教學工作要求、各專業的教學安排，制訂整個學期的教學檔案材料的歸檔計劃，然后向各專業、各科室提出教學檔案收集的要求，各專業、各科室向檔案管理部門提供信息資料，由專業的檔案管理人員對其進行歸檔、整理、記錄，并將具體的整理任務分工到不同的責任人，然后根據每學期的教學任務，將具體的教學文件的整理任務落實到具體教師，規定教學文件的移交時間，確保所有的教學文件都可以及時移交。

5．提高教學檔案工作人員與廣大師生的檔案素質

教學檔案工作人員與廣大師生是高校教學檔案建設的主體。提高他們的檔案素質能為教學檔案信息化建設提供堅實的基礎力量。但從實際情況來看，高校各院系或教務管理部門的檔案工作人員數量不多，且多為非專業人士，檔案素質和檔案意識不高，也不具備相應的信息化技術知識，這限制了教學檔案信息化建設工作的推進。這就要求高校方面推動教學檔案工作改革，加強對教學檔案工作人員的專業培訓，全面提升教學檔案工作人員的素質。同時，也要注重利用各種平臺，大力提升教學檔案用戶——廣大師生的教學檔案意識與使用能力，以此助推廣大師生開發利用教學檔案的能力與素質。

四、結語

綜上所述，教學檔案管理創新是每一所學校檔案管理工作的重要方向，但我國各高校教學檔案管理的標準體系多種多樣，教學檔案信息化的水平參差不齊，而且當前高校的檔案管理要求也在不斷改變，傳統的管理方法已經不再適用，所以必須要積極加強對檔案管理制度的創新，要在高校內部建立符合時代要求的新的教學檔案管理標準，進一步強化檔案信息化建設，提高檔案管理水平。