關于高校年鑒編纂思考

姚 紅

（貴州大學檔案館（校史館），貴州貴陽550025）

高校年鑒是全面、系統、翔實地記載高校基本面貌、發展情況及教學、科研、管理等各方面工作情況的綜合性工具書，是對年度內教學、科研、管理等各方面工作的如實匯集。作為中國年鑒大家庭中的一員，中國高校年鑒是從20世紀80年代開始出現，經過30余年的實踐與發展，目前全國有300多所高校在編纂年鑒。筆者學校年鑒是從2010年開始由檔案館著手編纂，至今已連續編纂出版6卷，因而對于年鑒編纂的重要意義和提高年鑒編纂質量也有一定的認識和體會。

一、高校編纂年鑒的重要性

（一）高校年鑒具有資政、存史、積淀傳播學校文化的作用。年鑒是“資政之鑒、信息之源、史書之本”，年鑒的資料性、系統性、權威性和時代性，可以為學校各級領導決策提供依據，為各職能部門工作提供參考。同時，也為師生及社會公眾了解學校、學科發展歷程和脈絡提供了渠道，使他們可以從中找到所需的資料、數據[1]何芳.論高校年鑒編修要義[J].企業天地,2013,(5).。年鑒是按年編纂的連續出版物，每年編寫的高校年鑒連續起來就是學校的編年史，它為學校治史修志積累了豐富、翔實的資料，是編寫校史校志的基礎。隨著年鑒編纂工作的開展，作為學校文化積淀的載體，年鑒已成為學校文化交流的贈書，發揮著向社會展現、弘揚學校文化的窗口和媒介作用。

（二）高校年鑒為檔案信息、資料的利用提供了便利。高校年鑒匯集了大量的檔案信息、資料，隨著年鑒的逐年出版和收存（圖書館或個人），使得師生及社會民眾不必一定要到檔案部門查閱檔案資料，就能輕易、便捷地獲取一些檔案信息、數據，為檔案和檔案部門服務民生提供了一個平臺。

二、高校年鑒編纂的策略

年鑒作為一種工具書，其編纂離不開一定的體例規范。體例反映一部年鑒的編纂水平和成書質量，是年鑒編纂出版質量高低的標志。各類年鑒有不同的風格和特色，高校年鑒是集文字、數據、圖表于一體的專業年鑒，要做好編纂工作，筆者認為要從以下幾方面作出要求。

（一）框架設計要科學、合理。年鑒的框架是年鑒編纂的骨架、基礎，具有框定年鑒內容、明確信息資料歸屬和層次的作用[1]姚敏杰.對地州區縣年鑒編纂出版質量的點滴思考——第十六次全國地州區縣年鑒研討會主題報告[J].年鑒通訊,2015,(2).。高校年鑒框架設計要科學、合理、嚴謹、層次清晰，要能很好地貫徹高校年鑒體例。因此設計時，不但要全面系統客觀地反映學校現實，還要與時俱進，突出體現時代精神、年度特點和高校特色。高校年鑒一般分為類目、分目、條目三個層次，年鑒框架設計要求：（1）類目要全，做到橫不缺項。（2）類目要相對穩定和連續，不能每年都有大的變動。（3）要與時俱進，要根據學校發展情況，在保持框架相對穩定和連續的基礎上，對分目、條目作適當的調整、優化，必要時還可對類目作適當的調整和增減。

（二）條目編寫要規范。條目是年鑒的基本單位和主要表現形式，年鑒的主要內容是由條目構成，一部年鑒質量的優劣、水平的高低，很大程度上取決于條目編寫的質量和水平[1]。因此，條目的編寫要遵循一定的規范，如標題設置的規范、內容記述的規范、文體使用的規范、語言文字的規范等。寫作上，要求：（1）標題要簡潔、準確，既要以事實為依據，又要精準地概括主題。（2）內容重在紀實。要用事實說話，如實記錄，不夸大也不回避，不包含作者個人主觀因素，不能因個人好惡取舍資料、改變結論，也不加入個人的評論、推理、預測評價等。（3）文體一般采用說明體或記敘體。要求短小精干，內容要素、記敘程序規范。一般不同類型的條目，內容要素不盡相同，但同一類型條目，內容要素和記述程序則大體是一致的。（4）語言文字要規范。語言表達要簡樸精練、開門見山、直陳其事，避免一切穿靴戴帽式的套話、空話、廢話。稱謂一般使用第三人稱，如“我?！币谩皩W?！被驅W校全稱。時間表述要用準確的年月日，避免使用模糊不清的時間代詞，如今年、去年、明年、當前、前不久等。此外，應站在學校層面來闡述，反映學校各項工作的發展面貌，切忌從部門層面著手來編寫條目內容，等等。

（三）信息內容要豐富、有效。資料是年鑒編纂的基礎，提高年鑒質量和實用性，關鍵在于豐富年鑒內容，增大年鑒信息含量，特別是有效信息的含量。這就需要編輯工作者，（1）要拓寬信息渠道，廣泛收集資料。年鑒內容越豐富，信息量就會越高。因此高校年鑒取材時，在對館藏檔案進行分析、研究、整理、加工編纂的基礎上，還應善于從學校各部門的資料中去挖掘有價值的信息，要充分利用校園網、報紙等媒體、渠道去搜集、發掘信息[2]康云霞,安聰娥.編撰高校年鑒的實踐與思考[J].蘭臺世界,2009,(7).。當然，對于搜集到的各類信息還要注意去偽存真、剔除冗余，從而最大限度地提高年鑒信息的密度、深度和有效性。（2）要做好圖片、表格配套，充分發揮圖表的作用。表格具有一目了然，便于讀者利用，作縱、橫向對比的特性。圖片可以使讀者直觀形象地獲得信息，起到“一圖勝千言”的作用。當今，圖表的運用已成為年鑒內容不可分割的重要組成部分，它對于豐富年鑒的表現形式，提升年鑒的實用性，有著重要的作用和意義。表格的使用，一般要根據各部分內容的需求而定。圖片的選擇一般要求既要力求反映新事物、新趨勢，突出學校特色、年度特色，又要貼近校園和師生實際、生活，同時還要有一定的藝術性。（3）要增加特色信息。要增加反映學校歷史、現狀的專題欄目，如校址變遷、特色人物、媒體報道目錄等，從而提升高校年鑒的可讀性。封面設計上，要考慮實用性和鑒賞性，既要美觀大方，還要能體現學校的特色，能適時傳遞學校歷史建設發展的信息。

（四）審校、出版要把好關。年鑒工具書的性質，對所含內容和數據的準確性要求較高。由于高校年鑒編寫人員眾多（大多兼職），涉及的信息量較大，在編寫過程中難免有錯漏。因此，必須加大年鑒的編審校力度，把好年鑒質量關。要堅持多級編校制度：（1）供稿過程。供稿單位要對所供稿件負責，要仔細核對所提供信息、數據，按要求規范寫稿，努力提高稿件的準確性和規范性。（2）編纂過程。編輯部門要進行多次編校，首先編輯要對所負責版塊內容的有關材料、數據負責，除進行內容編輯外，還要進行校對核實，必要時要通過檔案或有關部門對相關信息進行核實。全書初稿完成后，要進行編輯間互校，并由主編或執行編輯串校，最后由有關領導或主審審定。（3）出版過程。公開出版的高校年鑒，出版部門的責任編輯還要進行編校，并與年鑒編纂部門進行“三校三審”。對出版部門返回的清樣，編纂部門要進行分校、串校，最終由主編或相關人員通覽全書，審校定稿，簽署審稿意見后方可付印。

三、需要思考的幾個問題

（一）要處理好規范與創新的關系。規范是年鑒的共性要求，俗話說“沒有規矩不成方圓”，沒有規范，年鑒就難以“眾手成書”，整個年鑒編纂行業將自行其事，一通亂象。創新是年鑒編纂的個性要求，是年鑒編纂在規范基礎上可持續發展的必然選擇。規范與創新是一個矛盾體的兩個方面，高校年鑒要適應時代發展的需要，就要做到在規范基礎上有所創新，在創新的同時保持應有的規范。

（二）要充分考慮年鑒出版的時效性。年鑒作為一種信息載體，需要及時反映、及時出版，才能發揮其時效性和利用率。現在高校規模都比較大，基層單位多，需要編寫的信息比較豐富，而編輯人員大都是兼職，因此編校出版的流程周轉也較長。從信息傳播時效性來看，編纂周期越長，年鑒信息的價值就越低[1]盛況.高校年鑒編纂工作中的問題與對策[J].蘭臺世界,2007,(5).。因此，高校年鑒編纂工作者要在“早動手、早編輯、早出版”上下功夫，努力做到在保證年鑒質量的前提下縮短編纂周期，在縮短編纂周期的情況下確保年鑒質量。

總之，高校年鑒編纂是一項意義大、作用強、涉及面廣的系統工程，積極研究、探索、實踐年鑒編纂方法和途徑是高校年鑒編纂工作者應該長期思考的課題，這對于不斷提高年鑒編纂質量、更好地發揮高校年鑒資政、存史、積淀傳播文化的作用有著十分重要的意義。