國際文獻交換實踐探析
——以河北省圖書館為例

丁若虹

(河北省圖書館，河北石家莊 050011)

圖書館的國際圖書交換工作，是一種比較特殊的圖書館文獻管理活動，它具有多種不同的實際功能。有效的、合理的圖書交換，能夠積極配合圖書館的文獻資源建設與圖書館的社會服務活動。同時，通過超越國家界限的文獻交換活動，可以獲得更豐富、更有效的文獻資源，并最終獲取更大的交換利益[1]。改革開放以來，順應信息全球化發展趨勢，作為獲取國外各類圖書情報資料最便捷、最有效的手段之一，大多數省級公共圖書館將國際文獻交換作為本館文獻資源建設的重要組成部分[2]。河北省圖書館與日本鳥取縣立圖書館間文獻交換20余年的實踐證明，長期穩定的館藏書刊互換與交流，可實現豐富外文文獻，成就特色館藏，進而帶動了其他業務延展，推動和加深國際間文化交流與合作，成為讓世界了解中國的一個窗口。

1 文獻交換基本情況

上世紀八十年代末，河北省與日本鳥取縣結成友好省縣，兩省縣文化交流不斷活躍和深入，由單純的高層互訪和貿易往來，逐步擴展到農林、環保、旅游、文教等多個領域的交流與合作，實現了互利共贏[3]。

1.1 達成初步意向

隨著兩省縣交流合作不斷深入與延展，鳥取縣立圖書館以“收集有關河北省資料，以供廣大縣民利用為目的”致函河北省圖書館，提出在“縣立圖書館開設河北省角，由兩館建立直接的交流，進行資料交換與收集”的建議。河北省圖書館就兩館建立地方文獻交換提出初步合作意向，擬定交換原則、范圍及有關事項。1994年兩館開始以互贈文獻的方式嘗試圖書交換。

1.2 互訪并簽訂協議

1995年，以兩省縣締結友好關系10周年為契機，鳥取縣立圖書館一行首次來河北訪問，就一年分兩次寄贈交換文獻、適當增加兩地地方文獻達成共識。至1996年4月，雙方交換的圖書已達70冊。同年6月，河北省圖書館一行赴鳥取縣立圖書館進行訪問，簽訂《書刊交換協議書》，標志著兩館文獻交換關系正式建立。2003年河北代表團再次訪問鳥取圖書館期間，雙方對圖書交換協議進行了修訂，調整交換文獻內容。至2017年10月兩館實現了4次互派代表團訪問交流，相互學習先進的管理模式與服務特色，取長補短。

1.3 內容與范圍

基于1996年簽訂的《書刊交換協議書》，兩館交換文獻的范圍包括：地理、歷史、文化教育、科學技術、工業技術等五大方面，交換的數量為每年圖書60冊。2003年交換文獻的范圍進行了細化，如文化教育類細分了“圖書館學”和“信息學”等方面的書刊，并增加了文學、統計、兒童書刊、制藥、醫藥衛生、食品、建筑建材、農業技術等。2017年10月，鳥取縣立圖書館到河北訪問期間，除書刊文獻交換以外，在協議中擬補充增加人員互派和數字資源合作內容，以適應新技術和數字化的發展趨勢。

2 具體做法

20余年的文獻交換工作的實踐證明，建立適應長期穩定合作的工作機制，規范的交換程序，以及館領導在推動合作與資金投入方面給予高度的支持與參與，都對穩定和提高文獻交換發揮著積極而重要的作用。

2.1 商定交換原則，簽訂和修訂協議書

1991年8月，河北省圖書館就與鳥取縣立圖書館建立地方文獻交換關系提出兩條交換原則：①所有交換文獻都應是正式公開出版發行的；②對等交換，互利互惠。這里指的對等交換即：圖書交換是一本對一本，雜志對雜志、書對書。1994年，兩館進行了首次書刊贈送，期間就交換規則、范圍等進行了充分討論，并達成共識。并在互換書刊資料有實質性進展的基礎上，充分考慮兩館地方文獻的收藏職能和民眾利用傾向，經友好協商，1996年兩館正式簽訂《書刊交換協議書》共計5項12條。本著“對等交換的原則交換書刊”，并在協議中具體規定了書刊交換的內容應為“國內優秀出版物”，有關事項如“基于誠意選定交換書刊”，“所交換的書刊在做好保存的同時，使其能廣泛為兩省縣人民利用”等都寫進了協議。協議文本由漢語、日語做成相同文本各兩份，經雙方館長簽字后生效。2003年10月，兩館對《書刊交換協議書》進行了補充和完善，修訂后的協議共計5項14條。在原有協議的基礎上，書刊交換的內容修訂為“國內出版物”，擴大了交換范圍。

2.2 規范交換程序

兩館嘗試進行書刊交換時，書目只列書名、出版社和總冊數。后為確保交換的文獻能夠切實為當地居民利用，由需求館提出所需文獻的類別。1995年開始由對方提供交換的備選書目，比例為2∶1。書目一般詳列ISBN(ISSN)號、書(刊)名、作者、出版社、出版年月、定價、內容提要等。對方從備選書目中按照協議或信函中約定數目選定所需文獻書目，然后將被選文獻、選定書目一起寄送給需求館。為節省郵資，采取分包的方法，一般采用海運寄送形式。這在當時省去了外國書商、中國圖書進出口總公司、外文書店等多道中間環節，使獲取文獻的周期比正規貿易途徑訂購縮短半年左右。后隨互聯網的發展，2009年交換文獻書目改由更為便捷的電子郵箱傳遞，書刊仍采用寄送方式。

2.3 建立館長信箱機制

自1991年開始，兩館歷任館長每年都有信件往來，約定并建立了長期穩定的館長信箱機制，并通過商定交換事宜和交流工作，也建立了良好的個人友誼關系。兩館館長之間信函往來機制的建立，以及由此形成的良好的關系，避免了由于更換館長的因素影響或限制到交換工作的順利進行和進一步拓展。館長信箱重點是對每年交換文獻工作進行商洽，交流兩館的特色工作以及獲得的成績和榮譽，通報兩國、兩省縣發生的重大事件。同時，歷任館長在信函中多次表達了：“促進圖書館業務開展、加深兩館間的友好關系，使兩館間共同培育的‘文化之樹’從幼苗茁壯成長為參天大樹。通過‘書’這一橋梁，架起兩館的友誼之路，共同為中日文化交流做出積極的、應有的貢獻”的良好意愿。2012年，日本鳥取縣立圖書館新上任館長高喬紀子在給河北省圖書館李春來館長的信中說到：“今年是日中邦交正常化40周年，我們一定繼續做好兩館圖書交換工作，并以此為日中關系的友好紐帶，為日中友好進一步發展做出應有的貢獻。”并為此加倍付諸了努力。

3 交換文獻的管理與利用

3.1 河北省圖書館

一是建立專題書目數據庫。與鳥取縣立圖書館交換的文獻，河北省圖書館按照中圖分類法進行題名、責任者、ISBN號、出版社、分類號標注，建立了專題書目數據庫，并附有書本式目錄、卡片式目錄和機讀目錄。二是設專架及專區開展讀者服務。在閱覽室、外文書庫均設立鳥取縣立圖書館交換文獻專架，書目數據庫和各類型目錄為讀者提供檢索、查詢和借閱服務。一般每年9-10月定期舉辦鳥取圖書館交換書刊展覽。2011年省圖書館完成舊館改造重新開放后，專門在外文文獻閱覽區開辟中日國際交流文獻區，向讀者展示推薦與日本鳥取縣立圖書館交換的圖書、期刊，為讀者了解日本文化、查閱相關資料提供了便利。三是開展專題服務。鳥取縣立圖書館提供的本國地震和防災方面的研究性資料，為河北省內有關部門和用戶在參考、研究和預防地震災害方面提供了有效幫助。

3.2 鳥取縣立圖書館

鳥取縣立圖書館在館內開設河北省角，將交換文獻進行集中展示，向縣民提供有關河北省的漢語資料借閱服務。一是在讀者服務方面，開設的河北省角，一方面向本地日本縣民提供有關河北省的漢語資料，并提供了解相關的社會概況、經濟發展與文學作品等書刊借閱服務。一方面為在鳥取縣居住的華人提供中文書刊借閱服務，其中交換的日語學習用書在華人讀者群體中得到了充分利用，受到當地居民和華人的歡迎。二是利用一切機會向縣民宣傳介紹與河北省圖書館的交流。如：利用鳥取縣立博物館舉辦“萬里長城寫真集”的機會展出與河北省圖書館交流的與“河北省、長城”相關的圖書，在“第12屆東北亞地區國際交流政府合作高層會議”上展出與河北省圖書館交換的圖書、期刊，為兩國文化的交流做出了不懈的努力。

4 實踐意義

4.1 豐富館藏文獻

通過與鳥取縣立圖書館進行書刊交換20余年的實踐，交換(含贈送)的書刊達3000余冊。其中河北省內出版社、雜志社出版的地方文獻，以及圖書館學術期刊作為交換主體，頗受鳥取縣立圖書館的歡迎。河北省圖書館則根據本省經濟文化發展，入藏了日本醫藥衛生、食品、建筑(設計)、農業技術、環境保護、年鑒、風俗習慣、文學、廣告、語言、觀光旅游、日本鳥取出版物、動漫、地震等十多個專題文獻，各自豐富了中、日文書籍的入藏，同時交換文獻多利用復本，實現國際范圍內的文獻資源再分配，節省了購書經費。實踐證明：建立長期穩定的國際文獻交換關系是收集國外文獻既經濟又有效的輔助手段，在豐富圖書館館藏方面發揮著積極的作用。

4.2 成就特色館藏

基于協議規定，兩館交換的文獻范圍相對固定。一是地方文獻、連續出版物、年鑒等書刊交換成就了兩館獨具特色的館藏。其中，交換的鳥取縣地方出版物占總數的10%，自2006年起連續交換日本動漫類、旅游觀光類書刊，交換到動漫作品33種179冊，契合了河北省與鳥取縣在動漫和旅游領域開展的合作，形成了河北省圖書館獨具特色的鳥取文獻和動漫作品專藏。二是形成專題文獻。兩館根據當地文獻特色與需求，隨時增加專題文獻的交換。如2008年四川汶川地震、2010年青海玉樹地震和2011年日本地震之后，兩館特別為對方提供了地震、防災等方面的書刊資料。三是交換種類服從于讀者借閱需求。在實際交換工作中，為適應社會發展和各自讀者需求變化，兩館會根據交換文獻利用效果與兩省縣居民需求進行調整。通過文獻分析可看出兩館文學圖書交換占的比重最大，其次是反映兩國社會生活的圖書為兩館所重視；鳥取縣立圖書館對我國青少年教育和兒童讀物的需求逐年增長，河北省圖書館則對日本農業、工業技術的文獻需求逐年減少。河北省圖書館交換文獻種類從多至少依次為：文學、中國社會現狀與研究、兒童讀物、日本研究、河北地方文獻、青少年教育與文化、東亞研究、經濟、中日交流、生活用書、環境、傳記、日漢語學習、體育、造紙、旅游；鳥取縣立圖書館交換文獻種類從多至少依次為：文學、東亞研究、動漫、年鑒、鳥取地方文獻、環境建筑、經濟、衛生健康藥學、旅游與設計、食品、語言、IT、圖書情報、地震災害防御、青少年教育問題、農業。

4.3 帶動業務延展

在互換文獻、加強交流的基礎上，河北省圖書館和鳥取縣圖書館多次互派代表團訪問參觀、交流業務與學術。分別于1995年、1996年、2003年、2017年四次互派代表團進行了訪問。互訪過程中，雙方面對面溝通修訂了文獻交換協議，交流兩館的業務工作、特色服務，互通有無，取長補短，相互介紹和學習先進的管理模式和服務方式。如鳥取縣立圖書館職員公開招聘、流動圖書車、成立圖書館協議委員會采購圖書及細微服務舉措；倉吉市圖書館重點對嬰幼兒、未成年人、老人、視障讀者細致入微的服務措施；關西圖書館遠程服務、電子圖書館、亞洲信息服務等特色[4]，這些先進的管理與服務理念給河北省圖書館舊館改造很大啟發。

在互訪參觀各自圖書館、進行工作交流的同時，順訪該國家及地方的圖書館、博物館。如2003年河北代表團順訪了倉吉市圖書館、日本國立圖書館關西分館和燕趙園，2017年鳥取代表團順訪了故宮、保定蓮池直隸圖書館舊址、石家莊市圖書館和滄州圖書館，搭建起更加深入了解、交流與溝通平臺。

4.4 推動和深化國際間文化交流與合作

河北省圖書館與日本鳥取縣立圖書館締結友好互換關系以來，雙方以書為載體，為本地區人民準確、及時地提供了內容豐富、范圍廣泛、極具參考價值的文獻信息。同時，圖書交流范圍日益廣泛，交換圖書的內容愈來愈能適合對方讀者需求，交流的圖書資料越來越受到兩國讀者的喜愛，兩館間的相互了解和友誼不斷加深，也得到了兩地媒體的關注，并推動與其他河北締結友好縣的圖書贈送工作。如1996年兩館首次簽訂《書刊交換協議書》時，日本《讀賣新聞》《產經新聞》《日本海新聞》進行了圖文報道。1999年2月，長野縣贈送河北省圖書館圖書233冊，包括關于日語、長野縣專門書籍。20余年來兩館以書為媒，建立起兄弟般的友好館際關系，進一步促進了圖書館間的國際文化交流與合作。

長期以來，河北省圖書館與鳥取縣立圖書館從建立文獻交換關系入手，共同促進了兩館及兩省縣圖書館事業的發展與繁榮。隨著信息化服務水平的不斷提升，兩館還將在總結兩館交流經驗的基礎上，積極拓展各種文獻載體和數字資源交換，建立強有力的交換信息系統網絡平臺，通過互聯網縮短交換周期，節省交換成本[5]。并在總結實踐經驗的同時，擴大與其它國家館際間的交流與合作，拓展合作內容，創新合作形式，促進國際文化的深度交融，成為讓世界了解中國、了解河北的一個窗口。