基于ERP的企業(yè)管理信息化分析

(中國(guó)能源建設(shè)集團(tuán)湖南火電建設(shè)有限公司 湖南 長(zhǎng)沙 410000)

一、淺析應(yīng)用ERP的重要性

隨著社會(huì)不斷的進(jìn)步發(fā)展，很多企業(yè)管理者都在探索和應(yīng)用信息技術(shù)手段加強(qiáng)企業(yè)管理，提升企業(yè)工作效率，規(guī)劃企業(yè)發(fā)展，規(guī)避企業(yè)風(fēng)險(xiǎn)，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力。企業(yè)資源計(jì)劃(ERP)就此而誕生。企業(yè)資源計(jì)劃用系統(tǒng)化思維將企業(yè)管理理念用信息化技術(shù)呈現(xiàn)，它將國(guó)際先進(jìn)管理經(jīng)驗(yàn)直接應(yīng)用到企業(yè)管理中，很好的集成了物料流、信息流、財(cái)務(wù)流、工作流，便于企業(yè)進(jìn)行跟蹤、分析處理，達(dá)到充分利用和配置企業(yè)資源，為最優(yōu)的途徑為客戶提供產(chǎn)品的同時(shí)，為企業(yè)創(chuàng)造最大化的價(jià)值。當(dāng)前，推廣應(yīng)用ERP是企業(yè)發(fā)展壯大的現(xiàn)實(shí)需要。企業(yè)在不斷擴(kuò)張階段，業(yè)務(wù)需求量等都會(huì)呈指數(shù)型形態(tài)擴(kuò)大，這會(huì)導(dǎo)致原有的管理方式和系統(tǒng)不能使用發(fā)展需求，同時(shí)企業(yè)發(fā)展要與國(guó)際接軌，都必須應(yīng)用國(guó)際通用的ERP管理模式，以便企業(yè)搭上改革開(kāi)發(fā)的快速發(fā)展通道。加之企業(yè)要想在互聯(lián)網(wǎng)+時(shí)代利于不敗之地，必須通過(guò)優(yōu)化管理，提升自身能力，而通過(guò)ERP可以促進(jìn)管理高效化和科學(xué)化。

二、ERP推廣應(yīng)用存在的問(wèn)題及原因

1.管理習(xí)慣與ERP系統(tǒng)精髓不匹配。一般來(lái)講，高層領(lǐng)導(dǎo)的觀念是對(duì)數(shù)據(jù)化系統(tǒng)有著絕對(duì)影響力的關(guān)鍵因素。很多企業(yè)在應(yīng)用ERP之前，高層管理者由于慣性思維，或者熟悉于之前的管理流程，對(duì)如何適應(yīng)ERP流程，嘴上說(shuō)會(huì)全力支持，但實(shí)際工作中還是利用原有模式推進(jìn)。如(1)繼續(xù)習(xí)慣性的聽(tīng)口頭、非數(shù)據(jù)性匯報(bào)，這樣將導(dǎo)致數(shù)據(jù)化力量的逐步削弱，無(wú)法建立數(shù)據(jù)經(jīng)營(yíng)的習(xí)慣，并導(dǎo)向公司逐步走向口頭匯報(bào)和人情管理，最終導(dǎo)致沒(méi)人看數(shù)據(jù)，沒(méi)人聽(tīng)數(shù)據(jù)匯報(bào)。(2)不習(xí)慣流程化管理的需求，還習(xí)慣將事情交辦某個(gè)人來(lái)解決，不會(huì)利用整體力量推動(dòng)工作。(3)中間異常發(fā)現(xiàn)脫節(jié)。員工認(rèn)為系統(tǒng)里面都有數(shù)據(jù)，并會(huì)根據(jù)要求提示報(bào)警，而管理者又不習(xí)慣看數(shù)據(jù)，導(dǎo)致員工沒(méi)匯報(bào)，系統(tǒng)又沒(méi)看，企業(yè)出現(xiàn)狀況沒(méi)人處理。(4)ERP實(shí)施是項(xiàng)目組的事，沒(méi)有很好的組織人員對(duì)企業(yè)業(yè)務(wù)流程進(jìn)行梳理、歸納，對(duì)業(yè)務(wù)進(jìn)行有效性變更，導(dǎo)致ERP流程與實(shí)際業(yè)務(wù)應(yīng)用有差距，這樣不但不能提高工作效率，而且反而成為了企業(yè)管理的累贅。

2.管理者專(zhuān)業(yè)素養(yǎng)與ERP全流程管理應(yīng)用不匹配。ERP是基于業(yè)務(wù)流程信息控制系統(tǒng)，這就要求管理人員必須熟悉基本的產(chǎn)品形態(tài)、客戶形態(tài)、業(yè)務(wù)形態(tài)，熟悉本領(lǐng)域的業(yè)務(wù)知識(shí)，具備一定的信息化水平和能力，以及一定的數(shù)據(jù)分析能力。如不假如以上條件不具備，那么管理人員將無(wú)法體會(huì)ERP的作用。一般來(lái)講公司管理者至少清楚企業(yè)主要內(nèi)控流程，理解數(shù)據(jù)的相互關(guān)聯(lián)及產(chǎn)生原因。如能結(jié)合數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)基本流程，判斷數(shù)據(jù)是否正常，能從異常的數(shù)據(jù)中分析是否影響產(chǎn)品的出廠和效率。同時(shí)也必須熟悉簡(jiǎn)單的數(shù)據(jù)統(tǒng)計(jì)操作，能簡(jiǎn)單的將數(shù)據(jù)相互關(guān)聯(lián)、從時(shí)間、產(chǎn)品分類(lèi)等各種分類(lèi)維度，匯總查看報(bào)表。

3.管理體系權(quán)責(zé)劃分不清晰。任何涉及流程、組織的信息化系統(tǒng)上線，都涉及組織體系及崗位權(quán)責(zé)劃分的問(wèn)題。數(shù)據(jù)化系統(tǒng)上線的前提條件就是清晰的組織和權(quán)責(zé)，而很多企業(yè)在實(shí)施推廣ERP時(shí)，認(rèn)識(shí)上有先后順序倒置的情況，認(rèn)為是在信息系統(tǒng)上線的過(guò)程中來(lái)優(yōu)化組織、梳理權(quán)責(zé)，這樣導(dǎo)致退關(guān)過(guò)程中諸多問(wèn)題并發(fā)。所以如果企業(yè)管理混亂、權(quán)責(zé)不清、經(jīng)常扯皮，作為管理者要盡快將企業(yè)未來(lái)的組織形式、權(quán)責(zé)、流程權(quán)限梳理清楚。一來(lái)讓高管熟悉企業(yè)未來(lái)的組織形式；二來(lái)對(duì)敏感問(wèn)題有足夠時(shí)間、資源討論；三來(lái)提前排除上線過(guò)程中必定出現(xiàn)的隱患。

4.基礎(chǔ)數(shù)據(jù)不精確性。基礎(chǔ)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確及時(shí)，是ERP管理系統(tǒng)存在的根基所在。很多企業(yè)在ERP應(yīng)用之前，沒(méi)有養(yǎng)成對(duì)數(shù)據(jù)及時(shí)作業(yè)的習(xí)慣、沒(méi)有精確性數(shù)據(jù)報(bào)告的習(xí)慣，僅僅為了信息系統(tǒng)才去維護(hù)數(shù)據(jù)，這將導(dǎo)致ERP應(yīng)用難度大，實(shí)際效果打折扣。同時(shí)，對(duì)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)分類(lèi)整理也要求比較高，為適應(yīng)業(yè)務(wù)流程的高效運(yùn)轉(zhuǎn)，基礎(chǔ)數(shù)據(jù)在準(zhǔn)確的同時(shí)，必學(xué)進(jìn)行合理高效的分類(lèi)，如物料編碼的識(shí)別性、物料類(lèi)別分類(lèi)合理性；如單據(jù)是否區(qū)分類(lèi)別，哪個(gè)階段用哪些單據(jù)，是否滿足管理統(tǒng)計(jì)要求等等。這些分類(lèi)過(guò)程，將直接涉及到后續(xù)是否滿足需求，后續(xù)是否需要大批量的返工。

三、基于ERP的企業(yè)管理信息化的實(shí)施對(duì)策

1.提升領(lǐng)導(dǎo)人員的整體認(rèn)識(shí)和應(yīng)用水平。要通過(guò)研討會(huì)、交流會(huì)等適當(dāng)方式，教育引導(dǎo)領(lǐng)導(dǎo)人員學(xué)習(xí)認(rèn)識(shí)ERP，將ERP是管理系統(tǒng)而不是信息系統(tǒng)的思路灌輸?shù)筋I(lǐng)導(dǎo)人員腦中；加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)人員業(yè)務(wù)流程的教育，在歸納梳理好業(yè)務(wù)流程后，與領(lǐng)導(dǎo)人員溝通確認(rèn)，形成最終方案；在應(yīng)用推管過(guò)程中，要花大力氣培養(yǎng)管理人員操作應(yīng)用系統(tǒng)，學(xué)會(huì)用系統(tǒng)分析挖掘問(wèn)題，做好對(duì)企業(yè)管理的決策應(yīng)用。

2.以計(jì)劃為龍頭推動(dòng)ERP實(shí)施應(yīng)用。必須樹(shù)立工作始于計(jì)劃，計(jì)劃是龍頭，計(jì)劃分析沒(méi)有規(guī)劃好，就不要開(kāi)始，避免工作的盲目性。因此在推廣實(shí)施ERP項(xiàng)目時(shí)，要建立科學(xué)配套的計(jì)劃管理團(tuán)隊(duì)和計(jì)劃管理方法。一是在立項(xiàng)推廣前全程擬定計(jì)劃；二是在項(xiàng)目實(shí)施發(fā)生變化過(guò)程中，及時(shí)收集變動(dòng)，重新完善計(jì)劃，以最大限度滿足動(dòng)態(tài)管理需求。現(xiàn)實(shí)工作中，一般采用WBS對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行分解，通過(guò)甘特圖清晰明了的規(guī)劃項(xiàng)目。三是在擬定計(jì)劃、規(guī)劃項(xiàng)目時(shí)，必須按照定項(xiàng)目、定措施、定責(zé)任人、定完成時(shí)間和定計(jì)劃目標(biāo)等方式，明確計(jì)劃執(zhí)行的主體和責(zé)任。

3.把優(yōu)化業(yè)務(wù)流作為ERP實(shí)施的重中之中。ERP之所以稱(chēng)為管理系統(tǒng)，很多程度上是因?yàn)镋RP將企業(yè)所有的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)業(yè)務(wù)流程納入其中，通過(guò)ERP系統(tǒng)運(yùn)行，就能很快的了解企業(yè)運(yùn)行的狀況。如果業(yè)務(wù)流程不通，或者流程冗余不科學(xué)，會(huì)造成ERP系統(tǒng)應(yīng)用效率不高，人員使用不通暢，使用體驗(yàn)不佳。所以必須把業(yè)務(wù)流程梳理清晰，把不符合要求的流程予以規(guī)范和優(yōu)化，并做到職責(zé)清晰，過(guò)程清晰，才能實(shí)施ERP系統(tǒng)。要通過(guò)優(yōu)化業(yè)務(wù)流，建立企業(yè)規(guī)范的操作通暢的操作體系，來(lái)促進(jìn)企業(yè)科學(xué)管理上水平。

4.建立信息管理后備人才梯隊(duì)。信息系統(tǒng)的應(yīng)用管理離不開(kāi)專(zhuān)業(yè)的信息系統(tǒng)人員。企業(yè)管理者應(yīng)高度重視信息化人才的培養(yǎng)和使用，建立良好的后備梯隊(duì)。選拔合適人選，既要有管理信息系統(tǒng)的人員，又要有業(yè)務(wù)技術(shù)谷關(guān)，抓實(shí)各類(lèi)培訓(xùn)，使人才懂技術(shù)懂業(yè)務(wù)，會(huì)管理會(huì)操作，確保ERP信息系統(tǒng)管理人才源源不斷，企業(yè)管理持續(xù)優(yōu)化推進(jìn)。

5.創(chuàng)新建立系統(tǒng)管理應(yīng)用體制機(jī)制。要充分利用激勵(lì)體制機(jī)制建立，調(diào)動(dòng)各方加強(qiáng)企業(yè)管理的積極性，調(diào)動(dòng)ERP關(guān)鍵用戶繼續(xù)優(yōu)化系統(tǒng)、管理系統(tǒng)的主觀能動(dòng)性。對(duì)應(yīng)用有方、有效的人員，加大獎(jiǎng)勵(lì)和激勵(lì)力度，并通過(guò)企業(yè)相關(guān)宣傳渠道廣泛宣傳報(bào)道，形成ERP應(yīng)用的良好氛圍。

四、結(jié)束語(yǔ)

企業(yè)要快速發(fā)展，必須選擇好的管理模式，應(yīng)用最優(yōu)的信息系統(tǒng)項(xiàng)目，提升企業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)能力。ERP推廣應(yīng)用過(guò)程中，有效的提升了企業(yè)管理水平，企業(yè)管理者必須高度重視，親自應(yīng)用推廣的同時(shí)，促進(jìn)應(yīng)用水平的提升，實(shí)現(xiàn)企業(yè)可持續(xù)、可拓展的快速發(fā)展。