企業辦公室秘書崗位發展趨勢、現狀及解決途徑研究

(中國航天科技集團公司第一研究院航天幼兒園　北京　100000)

辦公室是企業進行綜合管理的關鍵職能部門，也是企業未來發展方向、政策制定、制度實行的紐帶和突破口。而辦公室秘書作為領導的“筆桿子”、“賢內助”，在部門工作中起到了上傳下達、承上啟下的輔助作用。

鑒于崗位的重要性，企業對辦公室秘書自身素質的要求也愈加嚴格，從而在崗位適應人群方面也逐步朝綜合素質優、學歷層次高的群體方向轉變。

一、辦公室秘書崗位目前存在的幾大趨勢

(一)崗位職責專業化

隨著企業機關辦公室各部門職責分工的明確，秘書崗位在專業技能方面的要求的也不斷提升。例如，辦公室綜合秘書可能不僅僅是瑣碎的日常性事務的處理，還會涉及到綜合計劃、制度制定、對外宣傳、品牌建設等方方面面，與人力、審計、紀檢、法務等各個部門及處室溝通協調，這就要求該崗位人員不僅有較強的應變力、執行力、協調力，還要求其觸類旁通，是具備各項技能的復合型人才。因此，辦公室崗位不僅要具有較強的文字表達能力外，在專業技能等方面也提出了更高的要求，使崗位職責更加專業化。

(二)年齡結構年輕化

鑒于辦公室工作事務的繁雜性和辦公室崗位的專業性等特點，辦公室秘書必須具有較高的綜合素質、應變能力、信息化處理能力以及充沛的活力，因此，企業辦公室崗位逐步呈現年輕化的職業趨勢。據不完全統計，企業機關辦公室平均年齡為35歲左右，年輕化的年齡結構使很多企業在政策制定、推行、落實等方面更有實效，辦事效率更高。

(三)學歷層次高端化

辦公室在企業的重要地位以及辦公室事務的重要性對秘書崗位人員的能力、素質提出的新的要求。不同于傳統的以處理文件、日?，嵤聻橹鞯墓ぷ餍再|，如今的辦公室工作以信息化、互聯網加等形式為媒介，打破了老舊的辦公模式，在崗位人員綜合素質方面有了更多的考量，從而對辦公室秘書的文化層次提出了更高的要求，很多企業機關辦公室秘書已不滿足于有一定的文化知識，而趨向于擁有政治、文學、管理學等方面的碩士、博士學歷及海外留學背景，具有較高思想政治覺悟的同時，也具備很高的文化素養、較強的創新意識和更開闊的眼界、格局。

二、國有企業辦公室秘書的現狀及存在的問題

隨著辦公室秘書崗位職責的專業化、年齡結構的年輕化以及學歷層次的高端化，用人單位對企業辦公室秘書崗位的要求不斷嚴格，但是由于編制、戶籍、待遇等問題的限制，以及辦公室工作性質的繁雜程度，國有企業辦公室秘書崗位出現了這樣或那樣的問題。

(一)薪酬待遇低，人才流失量大

近年來，辦公室人員逐步向年輕化、高學歷化、崗位職責專業化的方向發展，辦公室秘書崗位出現了人員需求量大、崗位能力要求高、但薪酬待遇偏低的現狀，很多有能力、有學識、有經驗的辦公室人員相繼跳槽到政府機關、事業單位或外資企業，直接導致了新人引不進來、成熟人才流失量大、職工隊伍不穩定的情況。

(二)崗位職責不清晰，分工不明確

由于辦公室崗位與其它科研、研發崗位相比，在專業技能方面要求較弱，因此，基層用人單位往往對辦公室崗位給予的重視不夠，很多基層辦公室人員只有2-3名，每個人既要都有“多重身份”，甚至于一位辦公室人員不僅處理辦公室的日常事務，還兼有紀檢、法律、風險等方面的工作，從而造成身兼數職、職責不明、互相推諉等現象的產生，極大影響了辦公室的工作效率和辦事效果。

(三)日常工作繁復，缺乏心理疏導

辦公室工作千頭萬緒，有些是領導臨時交辦的，需要立即執行并取得良好效果的；有些是需要對大量數據進行反復的調查、研究、比對才能總結提煉出成果性結論，撰寫成匯報文書的；有些則需要不斷的跟進、長期對某項事件進行處理。辦公室秘書不僅要分清輕重急緩，還要時時掌握領導的意圖，神經一直處于緊繃狀態。于是，在強度大、壓力大、責任重的工作環境下，辦公室崗位人員的心理問題也容易出現偏差，產生懈怠、畏難的情緒。

三、解決的途徑

(一)提升薪酬待遇，解決實際困難

由于編制有限，國有企業基層單位中，辦公室秘書崗位不乏有一部分社聘員工，他們雖然沒有企事業單位的編制，但工作性質與有編制的員工無二。因此，應進一步推進企業同工同酬，加大崗位人員學歷、能力等方面因素在薪酬體系中的占比，增加編制，適當提高工資待遇，適當縮小基層行政崗位人員與科研崗位人員之間較大的工資差距，解決其實際生活困難。

(二)暢通人才通道，健全職業發展規劃

用人有據、留人有法是盤活現有人才，留住優秀人才的重要途徑。要想留住有潛力、有能力、有學歷的秘書崗位人員，徹底解決辦公室秘書“難選、難調、難提”的現象，就要健全職業發展規劃，為優秀青年人才搭建上升通道，讓大家工作有希望，發展有奔頭。

(三)增強重視程度，予以人文關懷

一個企業的文化是員工與企業之間產生認同感、歸屬感的重要橋梁和紐帶，只有對辦公室人員一視同仁、換位思考、予以肯定，在工作中給予足夠的重視，合理分配工作，才能使其對自身工作產生認同，從而促進整體工作效率的提升。

(四)建立溝通機制，加強心理疏導

針對辦公室崗位秘書的工作性質，建立有效的溝通機制，定期召開例會傾聽基層崗位人員在工作中的困難及困惑，適時了解崗位人員的思想、心理動態，加強心理疏導，適當給他們制造“出口”，以緩解懈怠、不積極的工作的情緒。

上到政府機關，下至普通國企，辦公室的工作都是領導關心關注的重點，隨著辦公室秘書崗位職責要求的專業化，如何正視辦公室秘書崗位人員的現狀，促進企業健康、高效的發展，還需在探索的過程中不斷研究、實踐。

【參考文獻】

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