高校數碼照片管理現存問題及對策探討

(上海師范大學檔案館　上海　200233)

照片電子檔案能真實反映高校教學、科研、管理等工作成果，并展現歷史的獨特魅力，在科學技術深入發展的當代，越來越受到各高校的重視。2008年頒布的《高等學校檔案管理辦法》中明確規定：“高等學校檔案(以下簡稱高校檔案)是指高等學校從事招生、教學、科研、管理等活動直接形成的對學生、學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式、載體的歷史記錄。”[1]如何對海量的數碼照片進行篩選、整理、歸檔和保管，如何把握技術變化潮流對其規范化和科學化管理，是當下高校檔案管理中的一個難點。

一、現存問題

1.管理制度及相關規定不完善、相對滯后

從照片相關規定和標準來看，國家檔案局2002年出臺的《照片檔案管理規范》和同年出臺的國家標準《電子文件歸檔與管理規范》，都未涉及數碼照片，只在《電子文件歸檔與管理規范》提到“對用掃描儀等設備獲得的采用非通用文件格式的圖像電子文件”和“對用計算機輔助設計或繪圖等設備獲得的圖形電子文件”。

2014年《數碼照片歸檔與管理規范DA/T 50—2014》提出“歸檔的數碼照片應為JPEG、TIFF或RAW格式，推薦采用JPEG格式”，但是，什么情況下采用TIFF格式，什么情況下采用JPEG格式，什么情況下采用RAW格式并沒有詳細說明；不同照相機品牌的RAW格式各不相同，需要相機廠商自行開發的軟件去解讀，在規范里也未作具體闡述。

2014年國家《數字檔案室建設指南》對照片類電子檔案提出了格式和精度要求——“照片類電子檔案應以TIFF、JPEG格式保存，其可交換圖像文件(EXIF)信息保存完整，像素數不低于300萬”。從像素分析，1999年柯達就已經推出首款300萬像素數碼相機，到 2007年，性能強大,價格低廉的千萬像素機型已經層出不窮了，如今，高校檔案館收集的數碼照片基本上都達到千萬像素級，遠遠超過300萬像素的級別。由于規定標準對照相技術快速發展的相對滯后，導致數碼照片的收集沒有清晰明確的規定可依，影響了收集工作的有效開展，影響了檔案收集人員的積極性，進而對高校照片電子檔案的收集、管理和利用產生負面影響。

2.高校數碼照片的生成人員具有非專業性和不確定性

由于攝影攝像技術的變革，攝影或攝像人員不需要專業知識也能完成記錄任務，對現今高校各部門、學院而言，業務活動的記錄不再像以前一樣只由一人完成，而是有多人參與記錄工作，甚至一項活動也有多人以不同角度記錄。這些記錄人員的拍攝設備多種多樣，所拍照片的規格、精度受硬件設備所限參差不齊。由于拍攝技術、拍攝習慣各不相同，水平參差不齊，必然會對最終產生的聲像數字檔案的質量產生影響。拍攝者還有可能根據實際工作需要對拍攝的內容進行后期修改、添加、合成，從而對原始照片的信息造成破壞。由于拍攝者往往不是專職檔案人員，沒有及時歸檔的檔案意識，造成數碼照片形成后，不能及時歸到檔案館，很大程度上影響了照片電子檔案收集工作。

3.數碼照片文件命名標準仍沿用紙質檔案原則，未考慮電子文件特性

根據《數碼照片歸檔與管理規范DA/T 50—2014》，數碼照片文件采用“保管期限代碼-年度-照片組號-張號.擴展名”格式命名，例如，2009年某單位拍攝的一組XX工作會議的數碼照片，文件名為：YJ-2009-0001-0001.jpg，這種命名方式意味著文件名稱沒有包含任何該照片的著錄信息。如果要檢索XX工作會議，需要到檔案管理系統里根據會議名稱查詢得到對應的照片文件名稱，注意，此時只能查到照片的名稱，而不是照片文件原件；接著再根據查找得到的文件名在照片原件里查找才能看到照片原件及其照片內容。通過以上描述可看出這種檢索其實是一個二次檢索過程。這種二次檢索過程加大了照片文件的檢索時間，增加了檢索的復雜度，不利于對照片的管理和利用。由于既要在管理系統里著錄信息，又要根據著錄信息給每個文件和文件夾命名，造成數碼照片整理的工作量過于繁重，影響整理效率，給數碼照片的歸檔帶來很大困難。

二、采取對策

1.加快規章制度建設

隨著技術的快速發展，國家檔案部門需要加快改進各類標準和規范，尤其對于照片文件格式和圖像精度，需要根據實際發展水平給出指導性意見，進一步完善照片電子檔案管理的規章制度與操作規范。在制定標準時有相關技術人員的參與，將各類標準內容細化，加強其落實與執行力，將照片電子檔案“從搜集、歸檔、管理、移交到長期保存過程實行統一管理，全程無死角”[2]，使照片電子檔案管理的各環節都是規范的、有法可依的，從制度上杜絕檔案管理中的漏洞，確保歸檔照片電子檔案的有效性和真實性。

2.提高人員業務水平

加強兼職檔案員隊伍建設，重點培養高素質人才。照片電子檔案管理工作本身就有較強的技術性，需要定期對兼職檔案員進行專業培訓，向他們提出照片收集的具體要求。同時也要提高兼職檔案員的責任意識，讓兼職檔案員充分認識到，在高校的各類教學科研活動和日常管理工作中產生的數碼照片是學校發展的重要歷史記錄，為照片電子檔案的保管和長期利用打下牢固的基礎。

3.充分考慮數碼數碼照片的電子環境

電子環境下，文件記錄方式和文件特征都發生了很大的改變。以前面提到的為例，XX工作會議的數碼照片如果命名為：YJ-2009-20090213XX工作會議-0001.jpg，20090213代表會議時間為2009年2月13日，后面是會議的名稱。要檢索XX工作會議時，只要在計算機的搜索框內輸入會議名稱，就能找到并調閱照片電子文件原文；同時還可以提供多角度檢索，會議時間或者會議名稱都可以作為檢索條件。應充分利用電子環境下計算機的檢索能力，將照片著錄信息與文件名稱相結合，則可將照片原件作為檢索結果直接瀏覽，這種檢索方式是一種脫離檔案管理系統的檢索方式，只需要一臺計算機，就可以滿足一些簡單的查詢需求，由二次檢索變為一次檢索，節約了檢索時間，提高了利用的效率，真正發揮出電子文件信息自身的優勢。

4.數碼照片收集管理自動化

數碼照片收集管理自動化表現在

1)對于收集的海量照片電子文件，軟件自動檢查每個文件的真實性、可讀性、完整性、有效性、安全性等；

2)按照事先設定好的著錄要求，軟件批量自動檢查檔案管理系統里的照片著錄信息是否合乎規范；

3)根據檔案管理系統里的照片著錄信息，軟件批量自動給每個照片文件和文件夾命名；

4)對其他格式圖片比如bmp，png，gif等軟件批量自動按照格式和精度要求進行格式轉換

5)以上1-4條中的所有檢查標準，著錄要求，命名規范，文件格式及精度等都可以根據變化靈活配置

雖然已有許多針對檔案批量預處理的軟件，還有把預處理作為檔案管理系統里的一個模塊的，但是，數碼照片是一種特殊的檔案，文件來源、文件格式、組織形式等都與其他檔案有很大的不同，因此照片電子檔案的自動化收集和管理軟件是一種和其他檔案預處理軟件完全不同的軟件，需要專門處理。而專門針對數碼照片的預處理軟件，則由于規范不明，各個高校處理方法各異，至今仍然發展緩慢。盡管如此，從數碼照相技術的發展和照片檔案發展的需求來看，照片電子檔案的預處理通過軟件來完成將是未來的一個主要趨勢，通過自動化的批量處理，能大量節約人力物力，降低照片整理的復雜性，提高照片整理人員的工作積極性，同時也可以提高照片電子檔案著錄信息的準確性，使照片檔案的檢索更加快速、方便，有利于擴大照片檔案的影響，使得照片檔案充分發揮服務學校中心工作、服務社會的作用，充分體現檔案的價值

高校數碼照片記錄了學校教學、科研、管理等的重大活動內容，反映了學校的真實面貌和發展過程。隨著信息化的發展，“數碼照片檔案越來越在學校的發展中發揮其特有的功能”[3]。當前照片電子檔案的管理工作依然存在不少問題，比如規范標準的制定滯后嚴重、管理人員素質不夠、管理未能和計算機技術緊密結合等，針對存在問題，需要進一步完善標準，建設高素質人員團隊，將先進的計算機技術運用到檔案收集管理中，使照片檔案管理人員能夠更多地把工作重心放到挖掘檔案內涵，展示檔案價值上來，使照片檔案的歷史價值、文化價值、社會價值和經濟價值得到充分的體現。

【參考文獻】

[1]高等學校檔案管理辦法[Z].中華人民共和國教育部，2008.

[2]許桂清.傳統錄音錄像檔案數字化探究[J].中國檔案,2016,10.

[3]張立華.高等學校聲像檔案及其內容研究[J].蘭臺世界,2017,4.