大數據時代檔案信息化管理

周銀生

摘要：大數據時代的到來和信息技術的發展革新將檔案管理的信息化推上了日程。如今，信息化檔案管理工作迎來了良好的發展機遇，但我國的信息化檔案管理仍舊存在一定的問題。本文分析了我國當前信息化檔案管理工作的主要問題，并深入探究了大數據時代背景下我國檔案管理走向信息化的有效策略，為提高各單位檔案管理工作的質量提供了參考。

關鍵詞：大數據時代；檔案信息化；管理策略

企業加強檔案管理的重要方式就是提高檔案管理的信息化程度。如今，大數據的快速發展和廣泛應用為企業的信息化管理提供了許多技術支持，很多企業也正在積極探索自身的信息化檔案管理發展策略。但是，我國大部分企業在推進信息化檔案管理的過程中仍舊存在許多突出問題，這就需要企業結合自身經營現狀和管理模式，不斷探索檔案的信息化創新管理方式。

一、我國當前信息化檔案管理工作的主要問題

（一）檔案的信息化管理缺少規范和制度

近年來，我國政府已經意識到對檔案進行信息化管理的重要意義，并通過頒布了《檔案法》等相關的法律法規加強了檔案的信息化管理與建設。但是，很多規章制度的細化與落實仍舊沒有到位。很多企業制定的檔案管理制度沒有符合國家的統一標準，各企業與單位之間缺少溝通交流，也沒有進行有效的信息共享和資源互補，這就導致檔案的信息化建設仍舊處于混亂無序的狀態，很難保證管理質量與效率。

（二）檔案的信息化管理效率不高

企業進行檔案管理的主要目的是探索和挖掘企業自身的資源價值、社會效益和管理經驗，這將會是一個漫長而又曲折的過程，并且可能在短時間內無法促進企業經濟利益的提高。因此，很多企業會將大量的時間和資金投入到回報率高、經濟效益顯著的項目中，這就導致企業的信息化檔案管理質量不高，效率低下[1]。此外，當前我國的檔案信息化管理的關鍵是收集整理和系統保存檔案信息，對資源的有效利用程度不高，這就在一定程度上阻礙了檔案管理信息化進程的加快推進。

（三）檔案信息化管理的技術水平不高

在檔案管理工作中引入和推廣信息化管理技術是一項需要耗費大量資金、人力資源和時間的工作。信息化技術是在日新月異、飛速發展的，而我國很多的企業雖然運用了信息化技術進行檔案管理與保存，但沒有做到及時革新技術，提高技術的有效應用范圍。企業的管理部門和技術開發部門沒有重視信息化管理技術的更新換代，這就導致我國企業的信息化檔案管理總體處于一個相對落后的狀態。此外，大部分企業的負責人與核心領導者沒有加大對信息化管理技術的資金投入、人員培訓和技術探索，很多檔案的管理工作只是停留在收集信息、保存資料等基礎方面，沒有做到與時俱進，不斷進取。

二、大數據時代背景下我國檔案管理走向信息化的有效策略

（一）健全科學管理系統與平臺

要充分發揮檔案管理的核心價值，企業就需要加強對檔案科學管理的平臺建設，不斷提高管理內容的針對性和實效性，優化管理方法與體制，提高企業的檔案管理質量，充分利用互聯網的各種優勢資源，提高信息化檔案管理的利用率與合理性。企業要根據自身的管理水平和經營策略，創建并健全科學合理的檔案管理平臺，切實規范檔案收集、校對、整理和分析應用等各項工作，大數據時代各種信息技術的革新發展，使檔案管理平臺可以借助于云計算相關技術和不斷完善的IT基礎設施建設，革新企業的檔案管理工作，解決企業實際存在的檔案管理問題，建立并逐步完善檔案的信息管理系統、分類和存儲系統、信息保密系統[2]。創新檔案管理的科學系統與完善的平臺可以為企業管理檔案提供便利，保證檔案可以真實、完整、無損的存儲于管理系統中，設置相應的檔案管理權限，保護檔案不受網絡黑客的惡意侵害，并提高防火墻和殺毒軟件的實際功效，確保檔案管理系統和平臺的穩定運行，提高共享應用中檔案信息的安全性、防御性和保密性。

（二）完善檔案的大數據管理和應用

數字化的檔案館是面向大數據時代建立的一種全新的檔案信息組織和發布形式，其可以為企業管理檔案信息和利用大數據提供集成化服務。數字化的檔案館一般由集成化系統、信息管理系統和數字信息的保持集合系統組成。數字化檔案館主要可以管理檔案文件、電子文件和其它的信息資源等各種非結構化的信息數據。數字化檔案館作為數據整理和應用中心，其既具備了一定的信息發布和反饋能力，也能起到整合檔案信息、處理信息數據的關鍵作用。此外，數字化檔案館并不是一個單純應用了數字化技術的檔案館，而是是具備了開放共享、互動創新發展觀念的，能夠借助信息化技術實現數據共享、交換、合并與整合全方面功能的新型組織形式[3]。未來，在大數據時代的持續推進和革新下，現代化檔案館的主要發展目標會逐漸轉向數字化檔案館，這就需要相關部門堅持成本與效益相結合的發展原則，不斷推進信息檔案的大數據資源建設工作，構建符合檔案信息化管理的大數據發展平臺。

（三）在云計算的基礎上評價檔案的信息化基礎建設

目前，我國常用的傳統數據倉庫架構在大數據時代的感召下已經逐漸無法適應時代的發展需求和科技的進步要求。僅從信息的存儲方面來看，我國當前的檔案信息管理主要存在兩方面的困難。一方面，現在使用的共享磁盤已經逐漸無法滿足持續增加的數據規模的客觀要求，共享磁盤在容量存儲上的劣勢也已經充分體現了出來。另一方面，我國現在使用的存儲方式主要是以結構化的數據為主，這種方式融合容量較大、結構較復雜的信息數據。因此，要解決這些實際問題，就需要充分利用云計算技術和其它信息化技術等新興的檔案信息管理技術。要減少信息檔案系統的成本投入，提高管理效益，就需要把云計算的相關核心技術充分融入到檔案的信息化管理工作中，采集并處理檔案系統中所有服務器的數據信息，并借助這些數據信息加強對檔案管理部門的基礎設施建設和管理系統完善，解決與處理檔案管理部門日常工作中的困難與問題[4]。

結束語：

企業在強化檔案的信息化管理質量與效益時，要緊跟大數據時代發展背景，充分利用云計算技術、智能化服務、科學管理平臺等提高檔案信息管理的針對性、個性化、創新化和多樣化，積極開拓信息檔案管理的新模式、新方法，為提高我國檔案管理的整體水平的增添動力。

參考文獻：

[1]孫雪芳.檔案信息化建設與檔案管理探討[J].長江叢刊，2018（5）

[2]鄧濱華.檔案信息化建設與檔案管理的探討[J].管理觀察，2018（12）

[3]馮秀娟.淺談檔案信息化管理面臨的問題及對策分析[J].辦公室業務，2018（6）

[4]栗業.檔案信息化管理的優勢及安全問題探究[J].山東工業技術，2018（1）：217-217