新形勢下充分發揮高校辦服務職能的途徑思考

白前永

【摘要】高校辦公室作為高等院校的綜合性管理部門，是一個總攬全局、上下溝通、協調各方的“中樞”，服務“色彩”貫穿于辦公室工作的方方面面，提高服務意識、提升服務水平對于做好辦公室的各項工作具有深遠意義。

【關鍵詞】辦公室;服務;職能管理

高校辦公室作為高等院校的綜合性管理部門，是一個總攬全局、上下溝通、協調各方的“中樞”，作為高校內設的一個重要二級機構，其主要職責是“參與政務、承辦事務、做好服務”。其中服務“色彩”貫穿于辦公室工作的方方面面，這明顯有別于其他專門的業務部門，具有本職工作自身的鮮明特征。

一、辦公室服務職能的主要表現與重要性

（一）辦公室服務職能的主要表現。辦公室這個詞的概念，有兩種涵義：一是辦公的地方與場所;二是一個抽象意義上的工作機構，是黨政機關、企事業單位等的內設部門，是領導決策意圖的執行機構。辦公室的服務職能具體表現在一個特定的機構與場所當中，必須做到對上服務領導，即執行領導指示、完成交辦事務;對下服務廣大師生群眾，即宣貫政策方針、做好信訪回復;中間服務各類業務部門，即做好信息傳達、業務溝通與工作安排等，在這三者之間，服務還體現在溝通交流、上傳下達、督辦閉合等方方面面。由此可見，辦公室是一個場所，也是一個部門，但要做好方方面面諸多繁雜事務，沒有服務意識是無法讓領導、群眾及部門滿意的，可以這樣說，“無服務不成辦公室”。

（二）辦公室服務職能的重要性。在對內工作中，辦公室在行政職級上與其他職能部門是平等關系，與其他職能部門間由于工作需要而產生的聯系，是一種平級間的交流，不存在誰領導誰的問題。但是，辦公室處于中樞和要害部位，代表領導貫徹決策時，又具有一定的特殊性。這個時候，辦公室只是命令的“傳聲筒”、而非命令的“發射器”，對兄弟部門、師生群眾，要做到“微笑服務”“腿勤、手勤、眼勤”，讓人感到“如沐春風”，而非“冷若冰霜”，以服務意識做好各項工作;對上要對領導負責，做到“辦公室服務無小事”，在遵守黨紀國法及秉承職業操守前提下竭盡全力替領導出謀劃策、顧全大局、分憂解難。只有將服務貫穿工作始終，才能獲取上下的一致好評，從而高質量、高水平地完成工作。在對外工作中，辦公室是“窗口”單位，是聯絡上下左右、溝通四面八方的“中轉站”。辦公室負責承辦處理上級和相關單位的來文來函來訪，處理各種公務接待、負責師生群眾來訪等等。一般與外界的各個層面的聯絡，都首當其沖經過辦公室，評價一個單位的整體形象，第一印象也常常是看辦公室的精神面貌、思想作風、管理水平與工作效率等，現代公共關系的正常運行一般也是靠辦公室去策劃。

二、充分發揮高校辦公室服務職能的途徑

（一）提高高校辦公室整體服務意識是職能充分發揮的有力保證。當前高校辦公室工作是多方面基礎性、專業性、事務性工作的具體組合，業務范圍廣、要求標準高。諸如公文處理、文稿撰寫、會務接待、檔案管理、外事信訪、機要保密、政務公開等等，甚至有些高校辦公室與發展規劃、法務部門合署辦公，承擔著高校發展規劃、章程建設及合同管理工作，有些高校辦公室屬于黨政綜合辦公室，還承擔著黨委黨建及思政工作。

（二）服務水平的高低是辦公室工作人員業務素質的重要體現。辦公室工作執行者是具體的每一位工作人員，工作人員業務素質直接關系到服務水平的高低。辦公室工作人員是領導身邊的工作人員，要做到“身在兵位、胸懷帥謀”，做領導身邊的得力助手。提升高校辦公室工作人員服務水平主要有以下三種方式：一是要講政治、明思路。辦公室工作人員要做到“五個必須”，必須堅持以馬克思列寧主義、毛澤東思想、鄧小平理論、“三個代表”重要思想、科學發展觀、新時代中國特色社會主義思想為指導;必須明確方向，致力于為師生提供正確的輿論引領和政策研判作為辦公室工作的靈魂;必須堅持高等教育內涵式發展作為辦公室工作的中心;必須把走群眾路線、嚴細實的工作作風作為服務意識的導向;必須不以雙重標準面對服務對象，對待領導群眾張弛有度、表里如一。二是提能力、練內功。辦公室工作人員要做到“五個努力”，努力學習新知識，與高校整體高知識層次人員素質相匹配;努力掌握新技能，熟知新的辦公自動化軟件，特別是OA辦公系統、政務信息網絡平臺等新的辦公軟件平臺和微信、微博客戶端等新的信息發布平臺;努力提升辦公效率，做到當日事、當日畢，遇到困難迎難而上，遇到問題立知立改;努力提升辦公禮儀素養，做到接人待物有禮有節、落落大方;努力積累工作經驗，盡快適應高校發展新形勢，成為經驗豐富、獨當一面的業務骨干。三是轉思維、敢負責。辦公室工作人員要做到“五個轉變”，轉變機關“高高在上”的慣性思維，將工作重心下移、將服務送到他人面前，比如流轉學校文件，少打電話吩咐來取、多上門親自遞送;轉變工作靠安排的懶政思維，工作不論分內分外、服務也不論分內分外，積極愉快接受額外工作;轉變工作完成即可的應付思維，保質保量完成工作的同時，能提前超額完成的盡量想方設法去做;轉變遇事推諉扯皮的推脫思維，發現問題要主動解決、勇于擔當、敢于負責;轉變凡事事不關己、高高掛起甚至刻意設阻的老爺思維，學會換位思考，遇到需要配合協調的工作要主動分憂解難、發揮自身作用。

三、結語

總之，強化辦公室服務職能，充分發揮服務作用，提高工作人員服務水平是高校辦公室必須面對的“基本功”和“主方向”，需要在實踐中逐步豐富，在實際工作將服務做到力求盡善盡美，使領導、同事、群眾都滿意。

【參考文獻】

[1]劉戰英.新時期辦公室主任手冊（第三版）[M].北京：新華出版社，2008.