房產檔案管理的數字化技術研究

張燕

【摘要】近年來，隨著市場經濟和數字化技術的迅猛發展，科技的進步無疑為我們提供了更好的檔案管理平臺，而傳統的房產檔案管理方式多以人工為主，通過檔案查閱、人工錄入等，不僅耗時耗力，而且錯誤率極高，并且過多運用紙張表格，不利于無紙化辦公的推行。本文將主要通過分析現階段檔案管理的弊端和推行數字化的必要性，針對房產檔案管理的數字化技術應用進行詳細的闡述。

【關鍵詞】房產;檔案管理;數字化;應用

電子文件的概念，學界早在90年代都開始研究了，主導人物也就是如今檔案學的領軍人物馮大師太，時至今日，電子文件的研究一直沒有斷過。國家層面上也出臺了相關標準和戰略規劃，目前正在大搞紙質檔案數字化工作，實行雙套制保存，即紙質一套，數字化一套。檔案管理的主要特點就是具有原始記錄性，所有的工作都是圍繞保持檔案的原始記錄性進行的。

一、房產檔案管理現狀及弊端

在房地產企業的檔案管理工作體系中，檔案是由各部門自行初步整理后再移交檔案室的，卷宗是以某一個項目為單位的，檔案室要做的工作是根據各部門的職能將檔案排序，再按要求存放，匯總了一個項目的全部資料文件。在項目完成后制成卷宗，然后放到檔案架上保存。檔案室的另一項工作就是錄入案卷，還有就是為職工查閱檔案時提供服務，以及一些日常維護工作。

檔案管理的出發點和目的地是人，所以其管理也要遵循以人為本。房產檔案主要是收集和整理房屋建筑資料、客戶信息、施工情況等，對于保密性和安全性有著極高的要求。傳統房產檔案管理系統是通過手工填表豐富信息，提交紙質資料，集中留存在檔案室，不僅在檔案的制作過程中耗費了巨大的人力物力財力，更是在以后的檔案查找和調出中存在著不小的阻礙。另外，繁復的人工性質工作，大大增加了錯誤率，在后期的查閱和修正檔案中，難以改正。最后，傳統的房產檔案管理系統大多以紙張為記錄媒介，以筆為主要工具，存在著浪費現象。

二、房產檔案管理推行數字化技術的必要性

房產檔案管理推行數字化科技術，一方面，有效節約了時間，提升了效率。后臺管理員取代了檔案室管理員，減少工作壓力，提升工作效率，只要進行后臺數據的維護和網站的更新就能輕松完成工作;查閱和調檔時只需要輕松地輸入關鍵字進行查詢即可，不需要再面對混亂繁雜的紙質文件，重復單調進行整理性工作。另一方面，有利于降低檔案資料的錯誤率。眾所周知，傳統的管理系統以人工錄入為主，很可能幾個人進行所有的資料錄入，高強度的工作壓力和繁重的工作內容使得出現錯誤的幾率大大增加。數字化技術有利于減少這種錯誤率，通過自主上傳并填寫資料的方式進行檔案收集，然后保存提交，系統可以自動提示有可能不妥的地方，可以選擇直接提交或進行二次修改，最后統一匯總到后臺，按項目、年份、參與人員等進行樹狀保存，準確率得到了大大提升。

三、房產檔案管理的數字化技術應用

（一）建立安全可靠的大數據庫。作為房產企業的檔案管理部門，匯集存放了大量的工程項目、客戶信息、施工進展等資料，因此首先需要保證的就是信息的安全性，其次由于涉及人數眾多、資料繁重，因此對于數據庫的穩定性和內存要求頗高。建議使用甲骨文公司的關系數據庫管理系統——Oracle數據庫，是一款效率高、可靠性強的數據庫。

（二）提高檔案管理人員的素質。古語有云：“學如逆水行舟，不進則退。”這不僅要求我們在青少年階段堅持學無止境勇攀高峰，更是為工作生活指明了發展方向——要不斷地實現自我充實。因此，在實際的房產檔案管理工作當中，對于工作人員的集中培訓就顯得尤為重要。一方面，可以進行定期的知識講座和學習交流座談會，把自身在工作中遇到的難點、重點問題講出來，發揮集體的智慧共同解決;另一方面，可以開辦短期教學班，通過短暫的脫產學習，對房產工程和檔案管理具體辦法都有一個更深的了解，這樣在投入到實際的工作中才能實現“理論指導實踐”，為檔案管理工作帶來更多的活力與生機。

（三）推行具體的檔案管理細則。房產大致可以分為文書檔案和資料兩部分。集團公司就每個子公司分配個全宗，單個公司一個全宗就可以，每個全宗分配一個全宗號。同時建立文書檔案分類保管期限表，結合國家檔案局以及本行業的規范編制《文書檔案分類期限表》，按照“永久，30年，10年”的保管期限標定每種材料歸檔后的保管期限。一般情況下，定期會議記錄和紀要、公司大事記、花名冊、重要合同、重要規章制度、人事任免、調動、晉升、離退休類作為永久保存;項目立項批復、業務往來文件、一般重要性合同、制度等文件為30年;其他需保留一段時間的非重要文件為10年。三個期限，最終是三張目錄，每個目錄分配一個目錄號。

（四）優化房產檔案的系統設計。根目錄下每個項目或者業主分配一個文件夾，再按照視頻或者文件的形式區分子集。還可以用Excel的統計透視功能完成信息統計篩選，提升對信息的統籌規劃能力。系統設計要遵從簡單明了的原則，以便捷服務為主要目標，實現網絡快捷化。同時，注重系統布局與內容的結合，例如，將指引界面放在最顯而易見的位置，將聯絡電話放在網頁底部;注重設計中色彩的搭配，以柔和的暖色調為主，既保證護眼功能，又令整體效果看起來輕快明朗。

四、結束語

有了數碼相機和取用方便的電子照片，仍然有很多人愿意把好的照片洗印出來，更不要講面臨著更高原始記錄性要求的檔案了，因此我們不難發現，檔案管理不只是技術上和制度上的問題，究其本質還是由于數字化技術的發展不夠成熟，人們的傳統思想觀念根深蒂固，因此我們在進行房產檔案管理的數字化技術研究時，更應該將關注點放到技術革新上來。