對企業(yè)信用信息檔案化管理的一些看法

李盈

【摘要】由于多種原因，中小企業(yè)的企業(yè)信用信息缺失嚴重，成為中小企業(yè)進一步發(fā)展的瓶頸。因此，在當(dāng)今信用社會、網(wǎng)絡(luò)社會的背景下，完善中小企業(yè)信用信息檔案化管理，成為促進中小企業(yè)發(fā)展的戰(zhàn)略機遇。

【關(guān)鍵詞】信用信息;檔案化管理;看法

企業(yè)信用信息是指企業(yè)在日常生產(chǎn)經(jīng)營活動中形成的，能夠反映企業(yè)信用狀況的資料與記錄。企業(yè)經(jīng)營過程中有較多的復(fù)雜情況，其中涵蓋的方面也非常廣泛，種類多種多樣，企業(yè)信用信息主要包括下面多種方面的基本內(nèi)容：生產(chǎn)經(jīng)營質(zhì)量信用、貿(mào)易合同信用、借貸信用、內(nèi)部管理信用和納稅信用、服務(wù)道德信用。企業(yè)信用信息檔案化的管理要先形成企業(yè)內(nèi)部的信用信息檔案，再進行日常的常態(tài)動態(tài)管理，確保企業(yè)信用信息的真實性、時效性、準確性和合法性。最終，實現(xiàn)為社會及企業(yè)自身服務(wù)的目的。

一、我國企業(yè)信用檔案管理的現(xiàn)狀及問題

（一）目前企業(yè)信用檔案管理也尚不完善。在關(guān)于企業(yè)信用信息管理的法律體系建設(shè)中，只有幾種較為片面的與信用有關(guān)的法律，如《合同法》《會計法》《票據(jù)法》《稅法》等。雖有部分城市如上海和深圳等出臺了關(guān)于信用方面的法律，但這些法律還沒有形成健全的體系對企業(yè)進行有效管理。

（二）企業(yè)信用信息的隱蔽性、分散性使信息收集難度和信用檔案管理難度有所增加。在當(dāng)今社會，企業(yè)的信用信息主要分布在企業(yè)內(nèi)部、工商管理、質(zhì)檢、銀行等部門，企業(yè)信用信息的分布具有隱蔽、分散的特點，使得企業(yè)信用信息的收集較為困難。

（三）企業(yè)信用信息檔案管理沒有完全利用現(xiàn)代信息管理的技術(shù)。信用信息管理要求收集必須及時、完整和連續(xù)。過去的手工收集方法不能滿足信用管理建設(shè)的需要，有一定的限制性、滯后性。

三、企業(yè)信用信息檔案化管理的策略

（一）制定嚴格的信息管理制度及法律法規(guī)。國家在制定相關(guān)法制時應(yīng)加快進程，盡快把信用檔案管理工作納入法制的軌道，通過政府主導(dǎo)促進企業(yè)信用檔案體系的規(guī)范運作。基層政府負責(zé)制定總體規(guī)劃與規(guī)章制度，培育和監(jiān)管各級企業(yè)信用市場。按照特許經(jīng)營、專業(yè)服務(wù)、商業(yè)運作的方向，發(fā)揮市場經(jīng)濟規(guī)范指導(dǎo)作用，有序建立起企業(yè)信用檔案的體系。

（二）建立企業(yè)信用檔案收集的體系。檔案化管理的進行要有高效和正確收集檔案的措施，盡量滿足信息檔案化高效管理的要求。從多個企業(yè)信用檔案的整理收集來看，金融、工商、稅務(wù)、質(zhì)監(jiān)多個部門要結(jié)合工作職責(zé)，主動充實企業(yè)信用信息的數(shù)據(jù)，為信用建設(shè)提供數(shù)據(jù)支撐和數(shù)據(jù)服務(wù)。信用信息在采集時可能具有不同的情況，信息采集方式應(yīng)按照以下三種方式進行：可以采取定期采集、不定期采集和一次性采集三種方式結(jié)合進行。如企業(yè)經(jīng)營狀況這類“一年總結(jié)一次”的信用信息，可以根據(jù)其發(fā)布的慣例，采用定期采集信息的方式。

（三）優(yōu)化企業(yè)信用檔案管理方式。由于企業(yè)信用信息檔案分布分散且種類多種多樣。所以在具體的管理方法上也不要同于其他專門檔案管理，首先自身必須有合理的管理方案。

（四）提高企業(yè)信用信息檔案管理人員的專業(yè)素質(zhì)。企業(yè)信用檔案管理工作不僅復(fù)雜，還有著較強的專業(yè)性，信息范圍涉及到企業(yè)的決策條件、人事信息、財務(wù)賬目以及科技項目的開發(fā)和成果等方面。這就要求檔案管理人員必須熟悉相關(guān)的業(yè)務(wù)知識。同時企業(yè)信用信息歸集、使用和監(jiān)督管理活動，應(yīng)當(dāng)遵循合法、客觀、完整、準確、及時的原則，依法維護社會公共利益和信息主體的合法權(quán)益，不得侵害商業(yè)秘密和個人隱私。這也要求該類檔案管理人員必須具備一定的政治覺悟。因此，企業(yè)應(yīng)該重視企業(yè)信用信息檔案管理工作，一方面對檔案管理人員進行技能培訓(xùn)，提高他們的業(yè)務(wù)能力;一方面要求檔案管理人員積極參加政治和法律知識學(xué)習(xí)。企業(yè)可以采用考核激勵機制，對于考核優(yōu)秀的檔案管理員要進行物質(zhì)獎勵，而達不到培訓(xùn)考核標準的員工，企業(yè)可以考慮將其調(diào)到其他崗位，要選擇適合的員工來工作，以此提高檔案工作人員的工作積極性和責(zé)任感。

（五）企業(yè)信用信息檔案化管理的技術(shù)創(chuàng)新。在一些企業(yè)的信用信息檔案化管理中，還有許多是手工抄寫，保存紙質(zhì)文檔，錯漏現(xiàn)象較普遍，保存的質(zhì)量和使用的效能也不好。隨著網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的不斷發(fā)展，企業(yè)的信用信息檔案管理工作變得更加便捷，具體體現(xiàn)在以下方面：一是企業(yè)信用信息檔案管理擁有一個完整的網(wǎng)站服務(wù)體系。檔案管理是一個復(fù)雜的工程，但是創(chuàng)建了檔案電子系統(tǒng)，檔案管理人員的工作就變得輕松了，可以在局域網(wǎng)中創(chuàng)建檔案數(shù)據(jù)網(wǎng)站，就方便了搜尋檔案數(shù)據(jù)以及拓展檔案的傳播范圍，這個創(chuàng)新手段是新穎且方便的。二是創(chuàng)建一個電子文檔管理中心。企業(yè)檔案的資料有許多，包括管理性文件、人力資源檔案。如此多的文件如果都以紙質(zhì)文檔管理保存，那么檔案管理人員的工作任務(wù)是非常巨大且困難的。所以，為了更加便捷，應(yīng)該創(chuàng)建一個電子文檔中心，文件能夠?qū)崿F(xiàn)快速儲存、保密等許多方面的功能，就可以減輕管理人員的工作量，也節(jié)約了成本。同時也能滿足檔案信息資源共享。

三、結(jié)束語

企業(yè)信用檔案是企業(yè)整體信用狀況的真實體現(xiàn)，是企業(yè)獲得商業(yè)信任的綠色通行證，也是安全消費、公平交易（信貸、借貸、賒銷、勞務(wù)等商務(wù)活動）的重要社會保障體系。因此企業(yè)信用信息檔案管理必須與時俱進，緊跟信息化發(fā)展的步伐。結(jié)合檔案的收集、歸檔工作等，運用現(xiàn)代信息技術(shù)進行綜合性研究，真正實現(xiàn)企業(yè)信用檔案管理的智能化、自動化，提高企業(yè)信用信息檔案管理的整體水平，使之服務(wù)于企業(yè)，服務(wù)于社會。

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