基于信息技術優化醫院檔案管理探析

師迎春

【摘要】信息技術的高速發展使其被應用于生活的方方面面，醫院傳統檔案管理在信息化環境的包圍下已經出現滯后性，無法滿足時代發展需要，亟待改革，而融合信息技術與醫院現有檔案管理是人們關注的焦點，怎樣基于信息技術優化醫院檔案管理就成為一項重要課題，加強探究勢在必行。

【關鍵詞】醫院;信息技術;檔案管理;優化

在當今的信息化時代，信息技術大大推動社會經濟的發展和進步，使醫院檔案管理信息化建設獲得寶貴的契機。然而信息技術在方便醫院檔案管理的同時也產生了規格和形式各異的電子文件，通過歸檔形成醫院電子檔案，增加了檔案管理難度，利用信息技術更好地開展檔案管理工作是醫院促進管理改革的必然要求。下面就從信息時代醫院檔案管理的新要求著手，探討基于信息技術優化醫院檔案管理的措施。

一、信息時代醫院檔案管理的新要求

隨著信息技術的應用，醫院檔案管理發生了巨大的改變，面臨著一些新要求，主要包括：一是加強檔案信息化管理應用系統建設，這是傳統檔案管理未涉及的內容，是基于信息技術開展檔案管理工作必須滿足的要求，實現對醫院數字檔案信息的管理。通過建設應用系統實現對信息的采集、管理和利用，這是現代化醫院檔案管理的核心。二是加強檔案信息資源建設，這和醫院傳統檔案管理的要求是一致的，要不斷豐富館藏，即豐富醫院檔案信息資源。從載體的角度看，檔案信息資源就是數字化信息的各種存儲載體;從內容的角度看，不僅包括醫院檔案，還包括具備檔案價值的相關信息資源。三是加強檔案信息的安全與保密管理，因為醫院檔案信息類型多樣，不僅記錄著醫療、管理、人事管理等信息，還是后續開展各項工作的依據，保證信息的安全性至關重要。同時，醫院檔案信息的類型不同，其保密需求也不同，需要形成良好的保密性，提高患者和大眾對醫院的信任。面對這些新要求，醫院檔案管理應采取針對性的措施加以優化。

二、基于信息技術優化醫院檔案管理的措施

（一）完善建設醫院檔案信息化管理系統。為促進醫院穩定發展，需基于信息技術完善，建設其檔案信息化管理系統，結合醫院管理實際情況，參考科學的、先進的管理方案，規劃醫院檔案信息化管理系統，且要細致到各個部門、各個科室，促進彼此的協調與合作，達到優化醫院檔案管理的目的。一是要明確基于信息化技術開展醫院檔案管理工作的重要性，在構建檔案應用系統時遵守標準化、規范化與系統化的原則。二是嚴格遵循檔案管理雙軌制，轉變檔案管理重心，從之前的檔案實體轉變成檔案信息，通過利用信息技術實現醫院實體檔案的信息化與數字化，但不能輕視紙質檔案。三是為實現醫院的現代化管理目標，應對檔案管理進行長期的信息化建設，在不斷實踐與改進中體現出信息技術在檔案管理中的重要作用，進而體現出醫療服務的現代化水平。

（二）加強醫院檔案信息資源的優化整合。一是文件歸檔。醫院基于信息技術增加了很多電子文檔，需要檔案部門同時歸檔紙質檔案、電子檔案，以完善檔案館藏，豐富檔案信息資源。醫院需要歸檔的材料包括紙質、電子、照片、錄像帶、錄音帶等，特別是這些電子文檔的聲音與圖像能準確真實地再現場景，全面記錄醫院發生的重大事件。一旦醫院需要開展各種活動，電子文檔就能發揮出紙質檔案達不到的效果。二是建立健全醫院檔案信息檢索體系，為檔案使用者提供各種查詢便利，促使檔案資源信息化。完善現有查詢體系，不但要有過去的檔案室與專題介紹、形式各異的書本目錄或卡片，還要建立計算機目錄或全文檢索，嘗試利用網絡信息技術形成遠程檢索，提高醫院檔案信息資源的整合度，從而提高利用率。三是在歸檔的醫院電子文件中，所歸檔的電子文件材質應保持良好，且書寫與繪畫都要整齊、細致，圖像與聲音等要逼真而清楚。醫院檔案部門要按照相關的標準，結合醫院現實情況制定歸檔管理的有效制度，在歸檔紙質文件與電子文件的同時做好電子文件備份，巧妙保存備份的檔案信息。

（三）深化醫院檔案信息的安全保密管理。隨著信息技術在醫院檔案管理中的深入應用，電子信息成為時代發展和進步的必然產物，而建設電子信息檔案就成為醫院檔案管理最主要的發展方向。較醫院傳統的紙質檔案來說，電子信息檔案能大大節約資源，節省檔案建設成本、存儲成本、維護成本，提高檔案調用效率。然而電子信息檔案的廣泛應用給醫院檔案管理帶來信息安全問題，不管是計算機存儲過程還是檔案信息傳播過程均存在安全風險，不法分子在開放的網絡環境下總有可乘之機。因此，醫院檔案管理要緊跟時代步伐，掌握并應用電子信息安全技術，主要包括病毒查殺技術、防火墻技術等，從而把電子信息安全技術變成醫院信息保密技術的組成部分之一，保證醫院檔案信息的安全性。在利用計算機存儲檔案信息時，要對設備實施定期維護，預防因設備損壞而丟失檔案信息。如果涉及外部存儲設備，應妥善保管設備，明確相應責任，預防醫院檔案信息基于這種途徑被泄露。醫院在建設電子檔案信息時也要繼續確保檔案信息的安全性，尤其是針對重要的科研信息、患者信息等要做好保密工作。

三、結語

信息技術能為醫院檔案管理工作提供便捷條件，通過在檔案管理中廣泛應用信息技術，結合傳統檔案管理發揮出獨特作用，實現對醫院檔案信息資源的科學調度與充分利用，從而優化醫院檔案管理，助推醫院提升整體管理水平、醫療水平，促進醫院在網絡信息時代實現可持續發展。

【參考文獻】

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