辦公室文秘工作質量及水平提升方式研究

姚祖京

【摘要】辦公室是企業的重要組成部門，是相關人員開展工作時的重要場所;文秘人員的主要工作是協調、服務企業和相關人員，辦公室的辦事效率和質量水平提升是一個企業良好發展的前提。因此，本文針對辦公室文秘工作質量及水平提升進行研究，提出相關對策，使辦公室文秘人員更好地為企業服務。

【關鍵詞】辦公室;文秘人員;工作質量;水平提升

每個單位機構的辦公室都處于企業的核心位置，其工作任務繁重，不僅要把領導的命令、要求對基層工作人員進行傳達，還要對基層工作人員的基本情況進行了解報告給上層領導，具備良好的溝通能力，及時冷靜對突發狀況進行匯報處理解決，對主要的工作人員任務進行布置，保證工作人員的工作質量和水平，為企業的運營起到積極作用，給企業創造利益條件，促進企業的穩定發展。

一、辦公室文秘工作的意義

辦公室文秘工作質量及水平提升對企業的發展有重要意義。由于辦公室處于整個單位機構的核心地位，為所有工作人員布置任務和提出要求，無論是上級領導人員還是基層工作人員，都要按照辦公室的任務和要求工作。所以辦公室文秘人員要具備強大的溝通交流能力，對各個環節的工作都要了解具體情況，對工作中出現的問題采取冷靜的態度進行解決，更好的為辦公室服務工作。所以對辦公室文秘人員的工作質量和水平提升有很大要求。文秘人員在工作中要以嚴謹的態度對待工作事物，具有極高的道德素質，遵守辦公室的相關規章制度，不斷提高自身的道德素質，保證工作質量和效率。根據上層領導下達的任務和要求，及時合理安排行程，制定好解決方案，通過與基層工作人員的積極溝通，使單位機構的工作流程更為科學合理規范，所以應切實提高辦公室文秘人員的工作質量和水平，實現單位機構良好發展的目標。

二、辦公室文秘素質的提高方法

（一）以企業利益為重。辦公室文秘工作的主旨是要以單位機構的利益為重點，所有工作的布置與實施都要圍繞此重點展開，將企業的利益放在第一位，既要承受住各部門工作施加的壓力，還要積極面對工作中的挫折，以企業利益為重點展開工作。

（二）遵守公司規章制度。每個單位企業都有自身的規章制度，遵守公司規章制度是辦公室文秘工作的前提條件。雖然辦公室文秘的工作任務巨大，但是一定要合理規劃好自己的時間行程，不可遲到早退，避免在工作中出現不必要的失誤，對公司利益造成傷害。同時，文秘工作人員還要充分利用空閑時間，將手頭的資料進行整理，提高工作效率。

（三）積極參加知識技術培訓。隨著我國經濟的不斷發展，企業的工作模式也要不斷進行調整改變，以滿足社會發展對企業的需求。辦公室作為企業的中心，對引進的新模式進行透徹了解，更高效地投入到新的工作模式，加強企業在社會上的競爭力。作為辦公室文秘人員，要積極參與文秘工作的知識、技能培訓，滿足新時代發展對文秘人員的要求，對先進的辦公技術進行了解掌握，拓寬自己解決問題的思路，提高解決問題的效率。

（四）每天制定工作計劃。辦公室文秘人員每天都會接到不同的工作內容，工作任務量大，內容繁重，為了避免在工作中出現失誤現象，辦公室文秘人員要及時對工作內容進行分類記錄，面對突發任務，及時進行解決處理，避免由于自身原因對企業利益造成影響。同時，文秘工作人員還要對每個工作的工作價值進行分析，圍繞公司的總體利益展開，對于重大火急的事件優先處理，工作過程中要保持理性不能摻雜個人情感。只有仔細制定好每天的工作內容，有條不紊對問題一一進行處理，才能更好、更有效完成文秘工作，提高辦事效率，促進公司的穩定發展。

三、企業對提高文秘工作質量水平的策略

（一）確定合理的文秘人數。在辦公室工作過程中，文秘人員需要處理工作事務的范圍廣泛而且復雜繁重，太少的工作人員無法及時完成工作目標，太多的工作人員則會降低工作效率，所以企業要對辦公室每天任務量進行評估，科學合理安排文秘工作人員的數量，確保每一位人才都能最大限度發揮自己的優勢，做到對人才合理利用不浪費。

（二）對文秘人員定期進行培訓。雖然辦公室文秘工作難度不高，但對于專業技能的掌握還是有很高的要求。單位機關要定期組織文秘工作人員的相關知識技能培訓，加強文秘工作人員的工作質量和水平。由于我國社會科技信息在不斷發展，文秘工作人員的思想和技能都要不斷進行完善提高更新，跟上社會發展的步伐，提高工作效率，保證企業高效發展。

（三）設置獎罰制度。對辦公室文秘工作人員設置獎罰制度，不僅可以帶動工作人員的工作積極性，還能提高競爭意識，增加自身工作效率和能力，更出色地完成工作任務。通過獎罰制度的設立，使文秘工作人員在工作過程中不斷完善自我，對比工作質量和效率的高低，進行評估賞罰。企業設置的獎罰制度必須具有合理公平性，隨著企業的不斷發展，要及時對獎罰制度進行完善改進，以此激勵文秘工作人員的工作動力。

四、結束語

綜上所述，只有辦公室文秘人員的素質和工作質量水平提高了，才能切實給單位機構帶來利益。企業要根據文秘人員的實際情況進行分析，引導工作人員積極培養自身素質，根據不同的情況進行改進，切實提高辦公室文秘工作水平及質量，促進辦公室工作的效率整體增強，帶動整個單位機構的經濟發展。

【參考文獻】

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