探究辦公室文檔管理中的公文管理與保密工作

龍富平

【摘要】對于辦公室來說，文檔管理與保密工作涉及相關機密，一旦發(fā)生公文泄露事件，則可能給企業(yè)帶來巨大的損失，但現(xiàn)階段的辦公室文檔管理工作中依舊存在一定的問題，影響文檔安全。基于此，本文首先闡述并分析辦公室文檔管理工作中暴露的問題，繼而有針對性地提出應對措施與解決辦法。

【關鍵詞】辦公室;文檔管理;公文管理

現(xiàn)代辦公室工作中，文檔是其基礎性的組成部分，涉及到各種文檔、文獻、報表、記錄等資料，是辦公室在工作與管理過程中產(chǎn)生的、能夠起到信息記錄、傳遞與保存等功能的文本資料。隨著我國社會相關制度的不斷完善，以及辦公室管理與工作水平的不斷提升，以往的文檔管理工作弊端也逐漸浮現(xiàn)出來。

一、辦公室文檔管理工作中存在的問題

（一）公文管理制度不健全。公文管理工作是一項具有系統(tǒng)性與整體性的工作，公文的接收、登記、保存、調(diào)取與審閱等全部環(huán)節(jié)，都是相互關聯(lián)的，因此公文管理需要通過有效的規(guī)章制度來起到規(guī)范與指導的作用，確保公文管理工作的規(guī)范性與標準性，并起到一定的約束效果，確保公文管理與使用過程中嚴格按照制度進行，保證公文的安全與完整。現(xiàn)代化的公文管理工作，在很大程度上依賴管理與保密制度的完善，但許多辦公室都存在制度缺位的問題，公文管理與保密制度存在缺陷，或者制度未能得以貫徹與落實。許多辦公室的文檔管理人員自身都并不按照相關制度進行工作，更遑論辦公室的其他工作人員，公文保存與管理的規(guī)章制度并沒能起到有效的指導作用。另外，許多辦公室的公文管理與保密工作依舊沿用陳舊而刻板的傳統(tǒng)制度，按照老辦法進行的公文管理，無法與時代接軌，也無法滿足辦公自動化建設的需要。除了制度陳舊之外，許多文檔管理人員未掌握先進的電子文檔管理技術，缺少足夠的信息技術，公文管理與保存的有效性難以提高，辦公效率低下，公文安全漏洞百出。

（二）缺少公文保密意識。公文管理與保密問題，許多情況下都是由于文檔管理人員與辦公室其他工作人員缺少文檔保密意識而導致的。在保密意識缺失的情況下，辦公室對于文檔的管理、登記與保密重要性缺少正確的認知，未將文檔保密工作與辦公室利益及自身利益有效結合起來，認識不到文檔的丟失與泄密會給辦公室?guī)砭薮髶p失，這就限制了公文保密工作開展的有效性。另外，許多辦公室都存在人情問題，將能否順利查閱公文與信任、人情、關系、工作甚至事業(yè)相互掛鉤，認為文檔管理人員拒絕自己不正當?shù)墓牟殚喕驗g覽要求，就是“不給面子”，就是“信不過自己”，就容易引起辦公室的爭端。同時，在人情的影響下，文檔管理人員常常會在上級領導的要求下向領導提供公文信息，并且不予登記，這就進一步增加了公文的安全性威脅。

二、公文管理與保密工作優(yōu)化策略

（一）健全并完善公文管理制度。1.歸檔保存制度的建設。辦公室的公文管理工作，是出于保留資料以供后用的目的，文檔管理人員需要對公文進行登記、整理與保存，在這個過程中，制定完善的公文歸檔與保存制度，能夠起到非常有效的指導作用。首先，辦公室需要結合以往的公文保存機制，將公文按照不同的部門、歸檔時間、公文類型、公文重要程度等進行劃分，并加以妥善保存。傳統(tǒng)的文檔歸檔與保存制度下，需要將類型相同、互相關聯(lián)的文檔保存在文檔柜中，涉及相關事件需要使用公文時，則能夠及時調(diào)取與審閱公文。另外，文檔管理人員需要對重要文檔的原件與復印件進行單獨保存。結合傳統(tǒng)的文檔管理機制，健全文檔歸檔保存制度，應當結合信息技術，將文檔等重要資料進行信息化轉(zhuǎn)換，構建電子文檔管理系統(tǒng)，并制定相應的歸檔保存制度，如不同級別公文的歸檔與保存辦法、公文銷毀辦法、公文保存時限等，以確保公文管理的安全性，減少信息管理空間不必要占用的情況。2.公文查閱制度建設。對于公文的調(diào)取與查閱工作，也需要制定相應的查閱制度，用以限制公文調(diào)取與查閱資格，并對相關人員起到約束作用。例如，公文在歸檔與保存之后，需要對公文的登記、調(diào)取與查閱進行跟蹤，經(jīng)過登記之后才能夠調(diào)取與查閱公文，并記錄查閱項目、查閱時間、查閱人等信息，構建公文查閱安全責任制，即公文丟失或泄露問題由文檔管理人員與公文查閱人員共同承擔責任。公文查閱制度在健全與完善之后，還應當確保制度的貫徹與落實。現(xiàn)階段，許多文檔管理人員在高級領導或直屬領導查閱文檔時，并沒有按照調(diào)取與查閱制度進行登記，這在一定程度上增加了文檔丟失與泄露的可能性，為了避免這種情況的發(fā)生，就需要文檔管理人員嚴格遵循并落實文檔查閱制度。

（二）加強公文保密意識建設。針對公文保密意識缺失的問題，應當著重強化辦公室人員的保密意識。公文的安全管理，需要在公文登記制度、查閱制度與保存制度合理的前提下得以保障的，需要文檔管理人員、公文經(jīng)手人員、公文調(diào)取與查閱人員共同努力來實現(xiàn)公文的保密工作。因此，上榜公示需要充分意識到公文保密的重要性。具體可以從以下角度入手：第一，文檔管理人員需要提升自己的公文保密意識，從公文的保存、歸檔、等級、調(diào)取、查閱等全部環(huán)節(jié)，嚴格執(zhí)行相關制度，切實保證公文安全。第二，辦公室全體人員都應當樹立公文保密意識，具備警惕心理，在接觸公文的時候，要約束自己的行為，在內(nèi)心敲響警鐘，做到不該自己了解的不去了解，不該自己傳播的不去傳播，在公文借閱的過程中要切實保障公文安全，避免泄密的可能性。從制度的角度來看，還需要對不按正規(guī)程序借閱公文的工作人員或允許無關人士查閱公文的文檔管理人員進行嚴肅處理，可以從經(jīng)濟層面加以懲處，提高辦公室全體工作人員對于公文保密的警惕意識。

（三）做好辦公自動化環(huán)境下的電子文檔保密管理。在辦公自動化環(huán)境下，辦公室公文的管理與保密面臨著全新的挑戰(zhàn)，公文的保存與管理不需要耗費大量的人力資源與空間資源，但公文調(diào)取、審閱與修改也更加不易留下痕跡，同時，電子文檔的保存也存在一定的外部攻擊的可能性，就需要在辦公室營造更加良好的公文保密環(huán)境，提高電子文檔管理系統(tǒng)的安全性，以權限認證、公文加密、網(wǎng)絡攻擊檢測與防范、安全漏洞管理、網(wǎng)絡病毒預防等技術手段避免公文出現(xiàn)安全問題。嚴格限制公文的使用權限與管理流程，根據(jù)不同層級的系統(tǒng)訪問者設定專門的訪問權限，禁止不具備訪問權限的人進入系統(tǒng)。可以加強對于公文保密的過程與管理，建立集中性的公文存儲平臺，對于涉密公文與涉密信息進行專門管理，對公文與信息進行全程監(jiān)控，包括公文的生成、記錄、歸檔、流轉(zhuǎn)、調(diào)取、審閱、存儲與銷毀等全部環(huán)節(jié)，明確公文信息的來源與去向，確保電子文檔的管理與保密工作得以有效執(zhí)行。此外，還應當不斷加強對于文檔管理人員的技術培訓，提高其信息技術的應用能力與水平。

三、結語

在辦公室中，對于公文管理的公文管理與保密工作，首先應當建立健全相關制度，從制度的層面對工作方式與管理方法加以規(guī)范與約束，繼而從思想層面提高文檔管理人員及辦公室工作人員的公文保密意識。從技術角度來說，在辦公自動化的環(huán)境下，辦公室也需要做好電子文檔的保密管理工作，提高文檔管理人員的技術應用水平。

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